قراردادها چیزی بیش از شرایط و ضوابط می باشند؛ آنها پیکره یک سازمان و برقرارکننده ارتباط بین مقادیر زیادی از اطلاعات تعریف کننده عملیات یک کسب و کار هستند. با این حال، در دنیای داده محور، بخش بخش و ایزوله کسب و کار امروز، قراردادها درهمه جا وجود دارند اما نه در یک منبع واحد و یکپارچه.
راهکارهای سنتی که محدود به گردش کار و مدیریت اسناد می شدند، جمع آوری متمرکز داده ها و به دست آوردن دیدگاهی معنی دار از قراردادها را بسیار دشوار می کردند. با استقرار یک راهکار مبتنی بر ابر مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM)، سازمان ها می توانند شفافیت را افزایش داده و به بینش سازمانی گسترده در زمان واقعی و در هر مرحله از چرخه عمر قرارداد دسترسی یابند. یکپارچه سازی این راهکارها با سیستم های موجود برای مدیریت ارتباط با مشتری، تدارکات، مدیریت منابع شرکت و دیگر فرآیندهای کسب و کار، دید همه جانبه به تمامی مراحل قرارداد فراهم می کند.
در مرحله تهیه پیش نویس، راهکار مناسب CLM باید دارای قالب زبان استاندارد جهت صرفه جویی در وقت، کاهش خطا در تهیه پیش نویس موقت، و اطمینان از شرایط و زبان درست استفاده شده در قرارداد قبل از انتشار آن باشد. هشدارهای مرتبط با نقاط عطف آینده و تاریخ انقضا به سهامداران اجازه می دهد تا به تجزیه و تحلیل عملکرد قرارداد و بهبود آن پیش از تکرار بپردازند. با تمام قراردادهای ذخیره شده در یک منبع مرکزی، پیگیری داده و اطلاعات مربوط به قرارداد از جمله قوانین و مقررات، تعهدات و شروط تایید شده در سراسر شرکت آسان تر می گردد. اطلاعات و گزارش در زمان واقعی باعث بهبود کنترل و انطباق با حسابرسی های بر حسب تقاضا، ارزیابی عملکرد و توانایی برای مشاهده ریسک های مرتبط با طرفین قرارداد می شود.
از دیدگاه فروش، یک پلت فرم CLM سرعت فروش را افزایش داده و منجر به تسریع فرایند کسب سرمایه نقدی و ایجاد فرصت های جدید برای افزایش بهره وری می شود. از دیدگاه فروش، یک پلت فرم CLM می تواند تمام شرایط قرارداد را به سیستم خرید متصل کرده و فرایند خرید تا پرداخت را ساده و خودکار نماید.
یک راهکار سازمانی CLM فراتر از ایجاد، تصویب و ذخیره سازی قرارداد در یک سیستم عمل می کند. این راهکار تضمین می کند که کسب و کار با توجه به تعهدات و ملزومات قرارداد پیش می رود و این که سازمان می تواند قراردادها را در کسب و کار روزانه وارد نماید. قراردادها دارایی های قدرتمند و مفیدی هستند که با بیش از ۸۰٪ از معاملات کسب و کار در تعاملند و با اتکای هرچه بیشتر بر قراردادها، شرکت نیاز به یک راهکار مدیریت قرارداد مبتنی بر ابر جهت گرداوری تمام اطلاعات قراردادها و ایجاد یک منبع واحد از آنها در سراسر شرکت دارد.
کانال تلگرام: https://telegram.me/dynamics_ax
منبع: http://www.technologyrecord.com/Article/how-enterprises-can-achieve-better-control-over-their-contracts-56704#.WDBZgbJ97IU
