طی این مقاله با نحوه ارسال فاکتور مشتری به ایمیل باکس آن در ای ار پی مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ آشنا خواهید شد.
سناریو کسب و کار
تیم فروش یا حسابداری فروش نیاز به ارسال اتوماتیک فاکتورهای فروش جهت مشتریان دارد.
مزایای این سناریو
در این حالت مشتری فاکتور واقعی خود را در زمان صدور آن دریافت می کند.
پیکربندی
تنظیم این امکان از آدرس ذیل شروع می گردد:
Accounts receivable->> Setup->> Form Setup->> General tab
در ادامه در آدرس فوق گزینه print management لازم است انتخاب گردد.
در قسمت Print management امکان انتخاب ماژولها فراهم می باشد. در این مثال به جهت راحتی صدور فاکتور از گزینه Free text invoice استفاده شده است. البته این قابلیت جهت فاکتور فروش و یا سایر پرینت های مشتری قابل انجام است.
در ادامه برروی گزینه انتخاب شده در تصویر بالا، راست کلیک کرده و در صفحه نمایش داده شده مسیر ذیل انتخاب گردد.
Destination” field ->> Printer Setup
بعد از این انتخاب، فرم جدیدی به نام print destination settings نمایش داده می شود. در این فرم لازم است برروی تب Email کلیک و در قسمت To برروی گزینه Edit کلیک شود.
با توجه به نوع ماژول و فرم استفاده شده، در فرم اطلاعات مشتری در فیلد Customer Purpose ، مقدار مشخص انتخاب می گردد. به طور متداول از گزینه Business در فرم مشتریان استفاده می شود، لذا در این فرم نیز همین گزینه انتخاب می گردد.
از انجا که امکان ثبت چندین ایمیل جهت مشتری در سیستم فراهم می باشد با گزینه Customer primary contact امکان محدود کردن ارسال ایمیل فقط به ایمیل primary مشتری وجود دارد. در صورت عدم انتخاب این فیلد علاوه بر ایمیل primary جهت سایر ایمیلهای non primary نیز ارسال انجام می شود.
یادآوری می گردد که فقط امکان انتخاب یک ردیف Primary وجود دارد و البته امکان تغییر این ردیف نیز وجود دارد.
بعد از تکمیل فرم فوق با انتخاب گزینه Ok این فرم بسته شده و در فرم قبل لازم است گزینه Subject جهت تکمیل عنوان پر شود.
در فیلد File format ، نوع فرمت ذخیره فایل، انتخاب می گردد. در این مثال از فرمت PDF استفاده شده است.
فرایند صدور اعللامیه فاکتور
قبل از صدور فاکتور، لازم است که فیلد ایمیل جهت مشتری تکمیل گردد. مطابق تنظیمات انجام شده انتظار می رود که فایل PDF فاکتور برای مشتری ارسال گردد.
در هنگام پست فاکتور، لازم است هر دو گزینه چاپ فاکتور و Use print management destination فعال گردد.
در نهایت بعد از ایجاد فاکتور سیستم پیغامی مبنی بر موفق آمیز بودن ارسال ایمیل به مشتری بصورت ذیل نمایش خواهد داد.
جهت مثال داده شده در بالا ایمیلهای مشابه ذیل در باکس ایمیل مشتری قابل مشاهده خواهد بود.
لازم به ذکر است که امکان توضیح داده شده در مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲ نیز در دسترس می باشد. البته برای هر دو نوع مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ و مایکروسافت ایکس لازم است که تنظیمات ایمیل سرور و دسترسی به آن برروی سرور، انجام شده باشد.
در این مقاله سعی شده است تعدادی از توابع کاربردی و استاندارد مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ که به منظور آسان کردن کار با اطلاعات چند شرکتی می باشد، به زبانی ساده و همراه با مثال آموزش داده شود.
Selects
واکشی داده های یک شرکت از بین چندین شرکت
به منظور واکشی اطلاعات یک شرکت مشخص از بین چند شرکت، در حالتی که الزاما این شرکت شرکت فعال نمی باشد، می توان از تابع Crosscompany به صورت ذیل استفاده نمود.
واکشی اطلاعات چند شرکت با استفاده از تابع Crosscompany
در صورتیکه لازم است اطلاعات از بین چند شرکت مشخص، از بین همه شرکتها، انتخاب شود، می توان از این تابع همراه با وارد کردن لیست کمپانی ها مورد نظر استفاده نمود. البته برای این منظور دو حالت وجود دارد.
در حالت اول، در صورتیکه کمپانی های مورد نظر مشخص باشد:
در حالت دوم، نام شرکت از طریق متغیر در تابع Where فراخوانی می شود:
واکشی اطلاعات از یک شرکت مشخص با استفاده تغییر کمپانی
یک راه دیگر برای برای واکشی اطلاعات تغییر کمپانی و سوییچ کردن به آن می باشد، برای این منظور می توان از تابع Changecompany به صورت ذیل استفاده نمود.
Forms data sources
نمایش اطلاعات چند شرکت
اگر لازم است اطلاعات چندین شرکت بصورت همزمان در یک فرم نمایش داده شود، لازم است در قسمت مشخصات (Property) فرم برای فیلد Cross Company Auto Query مقدار Yes وارد گردد. در این حالت، امکان انتخاب داده ها از بین چند شرکت فعال می گردد.
برای محدود کردن لیست کمپانی ها، لازم است مقادیر کمپانی های مورد نظر را در متد ()init محدود نمایید.
نحوه فراخوانی این متد به صورت ذیل می باشد.
Copying records
کپی کردن اطلاعات با استفاده از تابع buf2buf
برای کپی کردن اطلاعات از یک کمپانی به کمپانی دیگر در ابتدا با استفاده از تابع Changecompany به کمپانی مورد نظر سوییچ کرده و سپس می توان فیلدهای موردنظر را (به جز فیلدهای سیستمی) با استفاده از تابع buf2buf تکمیل نمود.
در کد ذیل ردیف جدیدی ایجاد شده و فیلدهای آن با مقادیر رکورد اصلی مقداردهی شده است:
به عنوان مثال برای استفاده از تابع استاندارد buf2buf میتوان به نحوه استفاده آن در کلاس CustFreeInvoiceCorrection اشاره نمود.
کپی کردن اطلاعات یک جدول و تغییر مقادیر سیستمی آن
در بعضی موارد، بهر دلیلی، لازم است تغییراتی برروی فیلدهای سیستمی جدول اعمال گردد. البته این تغییر شامل حال DataAreaID نمی گردد، چرا که این فیلد الزاما با مقدار شرکت جدید که رکورد در آن ایجاد شده، یکسان است.
برای این دسته از تغییرات از متد data استفاده می شود.
برای این منظور همزمان با ایجاد ردیف جدید، امکان بازنویسی بعضی از فیلدهای سیستمی وجود دارد. البته در این حالت لازم است فیلد DataAreaID نیز بعنوان فیلدهای انتخابی بازنویسی گردد.
برای این تغییر از ساختاری مشابه ذیل استفاده می گردد.
()OverwriteSystemfieldsPermission().assert() и overwriteSystemfields
در این مثال نمونه ای از بازنویسی وتغییر در فیلدهای سیستمی نمایش داده شده است.
Intercompany Sales \ Purchase orders
از جمله قابلیت های چندشرکتی، می توان به امکان انتخاب دو تراکنش از بین دو شرکت متفاوت اشاره کرد. به طور مثال، نیازمندی نمایش سفارش خرید از یک شرکت و سفارش فروش از شرکت دیگر را می توان نام برد.
در این حالت در صورت داشتن سفارش خرید، دسترسی به سفارش فروش در شرکت دیگر میسر است و همچنین با داشتن سفارش فروش از یک شرکت می توان سفارش خرید شرکت دیگر را بدست آورد.
مطلب ذکر شده در هر دو حالت (مشخص بودن شماره سفارش خرید و یا شماره سفارش فروش)طی مثال ذیل نمایش داده شده است.
در تصویر ذیل یک نمونه از این کد استاندارد که در کلاس MarkupCopy با فراخوانی سفارش فروش انجام شده، نمایش داده شده است.
در هنگام ایجاد یک سفارش فروش و یا خرید، در مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲ (AX)، امکان ثبت اتومات اطلاعات سایت و انبار در تیتر و یا سطرهای سفارش وجود دارد. طی این مقاله به سلسله مراتب تکمیل این فیلدها در سفارشات خرید و فروش خواهیم پرداخت.
تنظیمات سایت و انبار
تعریف سایتها و انبارها در آدرس ذیل انجام می‌پذیرد:
همچنین سلسه مراتب ساختار سازمان بصورت سازمان – سایت – انبار می‌باشد. به این مفهوم که انبارها به سایت تخصیص داده می شوند و سایتها به سازمان ارتباط داده می‌شوند.
پیش فرض کردن در تیتر
فیلدهای سایت و انبار موجود در تیتر سفارش خرید و فروش می‌تواند براساس مشتری و تامین کننده، تنظیم گردد. برای این منظور در صفحه تعریف مشتریان و یا تامین کنندگان، مقادیر پیش فرض در این صفحات انتخب می‌گردند و در زمان ثبت سفارش این مقادیر پیش‌فرض در تیتر سفارش خرید و یا سفارش فروش اعمال خواهند شد ( البته امکان تغییر موردی این مقادیر پیش‌فرض در سفارش خرید و یا سفارش فروش وجود دارد). تنظیمات ذکر شده، در مسیر ذیل ثبت می‌گردند :
در صفحه مشتری
Customer screen > Sales order default fast tab > Site/Warehouse
محل ثبت سایت و انبار در صفحه مشتری
در صفحه تامین کننده
Vendor screen > Purchase order defaults > Site/Warehouse
محل ثبت سایت و انبار در صفحه تامین کنندگان
همانطور که در تصویر ذیل نشان داده شده است، فیلدهای سایت و انبار براساس این مقادیر در تیتر فرم سفارش فروش و سفارش خرید تکمیل می‌گردند.
فیلد سایت و انبار تیتر سفارش فروشفیلد سایت و انبار در تیتر سفارش خرید
مقادیر مورد نظر در دو فیلد سایت و انبار قرار می‌گیرند. البته تکمیل این فیلدها در فرم سفارش خرید و سفارش فروش الزامی نمی‌باشد. لذا امکان خالی بودنشان وجود دارد.
فیلد سایت و انبار در تیتر سفارش الزامی نمی باشند
هر چند ثبت این دو فیلد در تیتر سفارش الزامی نمی‌باشد، ولی در سطر، ثبت آنها الزامی می‌باشد و بدون وارد کردن اطلاعات سایت، امکان ثبت ردیف وجود ندارد و کار متوقف می‌گردد.
پیش‌فرض وارد کردن در سطرها
اولویت اول برای مقداردهی سایت و انبار موجود در ردیفهای سفارش، از مقدار ثبت شده در تیتر سفارش است. بعد از ایجاد سطر، در صورت عدم وجود مقادیر سایت و انبار در تیتر سفارش، ایکس براساس آیتم و کالای انتخاب شده، در تنظیمات مربوط به آن جستجوی این مقادیر را انجام می دهد. مقادیر پیش فرض برای این تنظمیات کالا در آدرس ذیل می باشد:
Product information management > Common > Released products > Manage Inventory > Default order settings
در این صفحه شما می توانید
سایت پیش فرض برای هر آیتم را به تفکیک سفارشات فروش، سفارشات خرید و تراکنش های
انبار وارد نمایید.
ثبت سایت در تنظیمات آیتم
بعد از تعیین سایت پیش فرض ، می توان انبار پیش فرض را در آدرس ذیل مشخص نمود.
Product information management > Common > Released products > Manage Inventory > Site specific order settings
نکته : اولین ستون برای سایت، لازم است با مقدار تعریف شده در فیلد Default order settings یکسان باشد. اگر سایت وارد شده متفاوت باشد، اولویت براساس Default order setting خواهد بود و انبار پیش فرض خالی نمایش داده می شود.
تعریف انبار پیش‌فرض براساس آیتم
ایکس از این تنظیمات جهت اتوماتیک منتشر کردن مقدار سایت و انبار برروی سفارشات و بعد از اضافه شدن کالا به سطر استفاده می‌نماید.
این تنظیمات در صورتی بر روی فیلدهای سایت و انبار سطر سفارش اعمال خواهند شد که مقادیر فیلدهای سایت و انبار در تیتر سفارش خالی باشند.
سایت و انبار در سطر سفارش فروشسایت و انبار در سطر سفارش خریدسایت و انبار در تراکنش انبارها
سایت و انبار پیش فرض براساس پرسنل یا کاربر
د ر تعداد زیادی از پیاده سازی های ایکس یک نیاز وجود دارد مبنی بر اینکه سایت و انبار پیش‌فرض براساس کاربر جهت work آن مشخص گردد. این امکان، امکان موجودی در ایکس نمی‌باشد و انجام آن نیاز به شخصی‌سازی دارد. در صورت نیاز به تخصیص انبار براساس کاربر و یا پرسنل می‌توانید با ما تماس بگیرید. ( هر دو گزینه قابل تنظیم می باشند)
آیا مدیریت موجودی کالاهای دارای تاریخ انقضاء برای سازمان شما یک مشکل است ؟
آیا روش دیگری به غیر از FIFO را به کار گرفته اید ؟
با گزینه FIFO تعداد زیادی اشنا هستند، اولین وردی، اولین خروجی است. گزینه‌ای که برای سالها جهت مدیریت کالاها و میزان خواب آن در انبار مورد استفاده قرار می‌گرفت. طی تحولات انجام شده و پیشرفت متدلوژی مدیریت انبار و لجستیک، گزینه FEFO به این لیست اضافه شده است. FEFO به مفهوم اولین خروجی از محل نزدیکترین تاریخ انقضا است. هدف از این روش مصرف و خروج کالاهایی است که تاریخ انقضای آن نزدیکتر است. استفاده از این روش در صنایعی مانند غذا و دارو بسیار حیاتی است. البته میتوان از آن در سایر صنایع برای کالاهایی که دارای طول عمر مصرف (ماندگاری) می‌باشند، استفاده نمود.
انجام مدیریت موجودی و تخصیص بر مبنای FEFO در داینامیکس ۳۶۵ عملیاتی آسان است. لازم است Item model group و Tracking dimension مناسب ساخته شده و در هنگام Release به کالای مربوطه ارتباط داده شود.
تنظیمات FEFO
پیکربندی FEFO طی پنج مرحله قابل انجام است. در ابتدا به آدرس ذیل وارد شده:
Inventory Management > Set Up > Inventory > Item Model Groups
مرحله اول ایجاد Item model group ی که FEFO date-controlled برای آن فعال شده است،
مرحله دوم انتخاب شروط Pick برای کالاهای موجود در این گروه،
ارتباط دادن مدل گروه FEFO، تعریف شده در مرحله قبل، برای کالاهای مورد نظر در هنگام Release آنها
ارتباط دادن Tracking Dimension Group که گزینه Batch number برای آن فعال شده است و البته فراموش نشود که در این گروه گزینه primary stocking لازم است فعال گردد،
و در گام آخر برای هر کالا لازم است طول عمر آن بر مبنای روز در فیلد مربوطه ثبت گردد، تا با استفاده از دو فیلد تعریف شده قبلی، پیش‌نیازهای مورد نیاز جهت محاسبه مدت زمان باقیمانده از عمر کالا فراهم گردد. فیلد طول عمر در قسمت Manage inventory کالاهای Release شده قابل تعریف است.
با استفاده از FEFO شرکتهای دارای نرم افزار داینامیکس ۳۶۵ و ایکس می‌توانند هدر رفت کالاهای دارای تاریخ مصرف را به حداقل برسانند و البته رضایت بیشتر مشتریان خود را فراهم آورند.
در پایان لازم بذکر است گزینه FEFO اولین بار در مایکروسافت ایکس ۲۰۰۹ در ماژول تولید معرفی گردید و سپس در مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲ امکانات استفاده از آن فراهم شد.
برند کامیون و اتوبوس Man در سراسر جهان به اطمینان، کارایی، نوآوری و مشتری مداری مطرح شده است. به جهت حفظ این اعتبار و به منظور افزایش توانایی کارکنان و نمایندگان، جهت ارائه خدماتی بهتر به مشتریان، بهبود عملیات، و مدیریتی در خور شرایط رو به رشد شرکت، تیم اجرای این شرکت را بر آن داشت تا طی دو سال گذشته، تصمیمی جامع در خصوص حمل و نقل دیجیتال اخذ نمایند و در نهایت پروژه را با هدف پیاده‌سازی راهکار IDMS (Importer Dealer Management System) به منظور اجرا به آنتارگیت واگذار نمایند. این راهکار تخصصی پیچیده حوزه توزیع و نمایندگان، بر اساس پلت فرم ابر داینامیکس ۳۶۵، توسط آنتارگیت – کمپانی مشاوره‌ای بین‌المللی و دارای گواهینامه شریک طلایی مایکروسافت در زمینه ای‌آرپی، سی‌آرام با قابلیت ابر- انجام خواهد شد.
انتخابی که طی فرایندی دو ساله انجام شده است. در این بازه، تیمی از شرکت Man اوکراین راهکارهای موجود را مطالعه نموده و در پایان راهکار IDMS کمپانی آنتارگیت ( Importer Dealer Management System ) مورد پذیرش شرکت قرار گرفت. راهکاری جامع و یکپارچه با قابلیت پوشش کامل فرایندهای کسب و کار و البته پاسخگویی به نیازهای واردکنندگان و نمایندگی‌های وسایل نقلیه و قطعات خودرویی شرکت است. راهکار انتخاب شده بروی بستر ابر پلت فرم مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ پیاده سازی شده و همزمان قابلیت یک ERP و CRM را فراهم آورده است (Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations + Microsoft Dynamics 365 for Sales) .
با توجه به رشد روز افزون کسب و کار، این راهکار تخصصی پیچیده برای کمپانی Man اوکراین، شفافیت کاملی از کسب و کار را در زمینه‌های فروش کامیون، اتوبوس و قطعات یدکی، همچنین خدمات پس از فروش، تدارکات و البته فرایندهای مالی شامل مدیریت مالی و عملیاتی که خود در برگیرنده حسابداری مالیات، برنامه‌ریزی، زنجیره تامین، عملیات گمرکی و ترخیص، عملیات انبار و انبارش، حمل و نقل، قیمت‌گذاری، مدیریت خدمات و تخصیص هزینه، مدیریت و چرخه اسناد و همچنین گزارشات تحلیلی است، را به ارمغان می‌آورد.
IDMS آنتارگیت، در بستر مایکروسافت آژور، شرکت Man اوکراین را قادر می‌سازد تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن از اتومات سازی فرایندهای کسب و کار بهره‌مند گردد و همچنین بدون محدودیت نسبت به توسعه فرایندها، همراه با کاهش هزینه‌های پشتیبانی زیرساخت‌ها، اقدام نماید.
مدت زمان در نظر گرفته شده برای پروژه ۹ ماه تخمین زده شده است و پروژه تا پایان سال ۲۰۱۹ تکمیل خواهد شد و در ادامه نمایندگی‌های شرکت به پروژه اضافه خواهند گردید. در حال حاضر، فاز اول پروژه در آستانه تکمیل قرار دارد و طی آن تنظیمات برای نمونه کار اولیه تکمیل شده و با توجه به این نمونه کار، پروژه اجرا و پیاده‌سازی خواهد گردید.
ولادیمیر سِویرینکو (Volodymyr Svyrydenko)، مدیرعامل آنتارگیت گفت: «IDMS آنتارگیت راهکاری برای توزیع وسایل نقلیه و قطعات یدکی می‌باشد، که در بستر ابر پلت فرم مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ پیاده‌سازی خواهد شد. این نتیجه ۱۰ سال پیاده‌سازی پروژه‌های متنوع این شرکت در کشورهای مختلف با مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ( در ادامه مسیری که با مایکروسافت ایکس و مایکروسافت CRM آغاز گردید) است» همچنین اضافه کرد: «در این سیر تحول دیجیتالی شرکت، Man اوکراین تصمیم بر انتخاب پلتفرمی پیشرو، نوآورانه، جهانی و راهکاری تخصصی برای صنعت خود نمود. این انتخاب به Man اجازه می‌دهد تا تجربه دیجیتالی خاص و یکتایی را با نمایندگی‌ها و مشتریان خود بسازد.»
الکساندر اُستاپُویچ (Oleksandr Ostapovych) مدیر منطقه کامیون و اتوبوس کمپانی Man اذعان داشت: « ما انتظار داریم استقرار راهکار تخصصی IDMS آنتارگیت انگیزه بیشتری برای افزایش بهره‌وری کسب و کار و رشد آن، به همراه داشته باشد و به پشتوانه این تکنولوژی جدید، Man اوکراین قادر به نظارت و تصمیم‌گیری استراتژیک در زمینه‌های فروش، ارتباط با مشتری، خدمات، حمل و نقل و مالی باشد. هدف اولیه ما توسعه کسب و کار در اوکراین، رشد فروش، دیجیتال سازی کسب و کار و در نتیجه آن افزایش بهره‌وری عملیاتی است.»
درباره کمپانی کامیون و اتوبوس Man اوکراین LLC:
کمپانی MAN Truck & Bus Ukraine LLC زیرمجموعه ۱۰۰٪ متعلق به کمپانی آلمانی MAN Truck & Bus AG می‌باشد. دفتر اصلی شرکت در مونیخ است. گروه MAN Truck & Bus یک تولید کننده وسایل نقلیه و ارائه دهنده راهکارهای حمل و نقل با درآمد سالانه ۱۱ میلیارد یورو (۲۰۱۸) است. این کمپانی تولید کننده محصولاتی از جمله ون، کامیون، اتوبوس و البته موتورهای دیزلی و گازی می‌باشد و همچنین ارائه‌دهنده خدمات حمل و نقل مسافران و کامیون‌ها نیز است. شرکت MAN Truck & Bus بخشی از ابر کمپانی TRATON SE است که بیش از ۳۶۰۰۰ نیرو در سراسر جهان دارد.
درباره آنتارگیت
شرکت آنتارگیت یک شرکت بین‌اللمللی در حوزه IT و مشاوره کسب و
کار است که ارائه‌دهنده راه‌حل‌های نوآورنه برای کسب و کار جهت افزایش سرعت انجام
امور و بهبود مدیریت کارآمد مشتریان خود است.
آنتارگیت، شریک طلایی مایکروسافت با تخصص ERP و ابر است، و البته متمرکز بر پیاده‌سازی و پشتیبانی راهکارهایی بر اساس مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ( ERP, CRM) ، داشبورد های هوش تجاری (Power BI)، هوش مصنوعی جهت صنعت‌های تولید، خرده‌فروشی، توزیع و سایر حوزه‌ها است. ما پروژه‌های را برای مشتریان خود در اروپای شرقی، خاورمیانه و شمال آمریکا اجرا و پشتیبانی می‌کنیم . با ما در ارتباط باشید.
همانطور که می‌دانید امکان خروجی به اکسل از جداول (Grid) داینامیکس۳۶۵ مالی و عملیاتی وجود دارد . کلید میانبر Ctrl+T برای این منظور می‌باشد. در نسخه‌های قبل این اکسپورت محدود به حداکثر ۱۰۰۰۰ ردیف یا کمتر از آن بوده است.
با بروزرسانی‌های بعدی تعداد ردیف قابل اکسپورت به اکسل به ۵۰۰۰۰ ردیف افزایش یافت و در نهایت طی بروزرسانی ۲۲ که در دسامبر ۲۰۱۸ ارائه شد، فیلدی برای افزایش تعداد ردیفها منظور گردید. .
در بروزرسانی جدید افزایش تعداد ردیف ، قابل انجام در مسیر ذیل است:
System administration >
Setup > Client performance options
مقدار پیش‌فرض فیلد “Maximum number of rows to export to Excel” صفر است. این مقدار صفر به معنی حداکثر ۵۰۰۰۰ ردیف برای خروجی به اکسل می‌باشد.
به آسانی با تغییر این فیلد به یک میلیون، خروجی به اکسل با این تعداد ردیف میسر می‌گردد. البته این تغییر فقط در حوزه کاری کاربری با دسترسی System administrator است.
زبان در چندین محل از داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل انتخاب است و می‌توانید این تنظیمات را در هر دو نسخه آن، Business و Enterprise Edition و پیکربندی نمایید.
زبان سیستم (System language)
تنظیمات زبان سیستم در بخش پارامترهای سیستم می‌باشد. درخصوص زبان سیستم اطلاعات کامل و قابل استنادی در دسترس نمی‌باشد. مایکروسافت نیز در سایت docs.microsoft.com توضیحی در اینخصوص نمی‌دهد. البته با یک جستجوی گوگل شاید بتوان مقاله‌های محدودی مرتبط با آن پیدا کرد.
در تصویر ذیل محل دسترسی به زبان نمایش داده شده است.
در صورتیکه ادمین سیستم نسبت به تغییر آن اقدام کند، داینامیکس ۳۶۵ برای هر آیتمی که ترجمه‌ای معادلی پیدا نکند پیغامی مشابه آنچه در ذیل مشاهده می‌نمایید را نشان می‌دهد.
ادمین سیستم می‌تواند از اعمال تغییرات خودداری کند یا اینکه پیامها را نادیده گرفته و با انتخاب Yes نسبت به تغییر زبان اقدام کند.
زبان شرکت (Legal entity language)
هر شرکت تعریف شده دارای یک زبان پیش‌فرض است، وارد شدن اطلاعات در این فیلد الزامی نمی‌باشد. این فیلد در آدرس ذیل تنظیم می‌گردد.
زبان مشتری و تامین کننده (Customer and vendor language)
بصورت پیش فرض درزمان ایجاد یک مشتری و یا تامین کننده، زبان آن از زبان تعریف شده برای شرکت به ارث برده می‌شود. البته فیلد زبان برای مشتری و تامین‌کننده یک فیلد اجباری نیست ولی لازم است قبل از تهیه یک مستند خروجی مانند صورتحساب، فاکتور یا موارد مشابه، تعریف شود.
داینامیکس
۳۶۵ از این زبان برای تهیه نوع زبان در مستندات ارائه ای و چاپی استفاده می‌کند.
در ادامه با چهار زبان متفاوت نحوه نمایش فیلد مالیات در چاپ Free text invoice توضیح داده شده است.
زبان en-us
با این زبان برای فیلد مالیات از تیتر Sales tax در چاپ فاکتور استفاده می‌شود.
“Value-added tax = “Sales tax
زبان en-gb
با انتخاب این زبان، تیتر VAT در چاپ در قسمت مالیات نمایش داده شده است.
“Value-added tax = “VAT
زبان en-sg
برای
این زبان تیتر مالیات با مقدار GST در چاپ تکمیل
خواهد شد.
“Value-added tax = “GST
زبان da
و در این زبان Moms در چاپ برای فیلد مالیات نمایش داده خواهد شد.
“Value-added tax = “Moms
زبان کاربر(User language)
ادمین
سیستم برای همه کاربران و یا بصورت موردی هر کاربر می‌تواند برای خود زبان کاربریش
را تغییر دهد. این تنظیمات در آدرس ذیل انجام می‌گردد.
Gear menu > Options
در صفحه باز شده در fast تب Preference میتوان نسبت
به انجام این تغییر اقدام نمود
بعد از انجام تغییرات بعضی از ماجولها مطابق با زبان انتخاب شده نام و لیبل‌های با زبان جدید را نشان خواهند داد. البته لازم به ذکر است در حال حاضر زبان فارسی در این لیست موجود نمی‌باشد .
ماجولها (Modules)
تغییر زبان منجر به تغییر نام ماجولها نیز می‌گردد. به طور مثال با تغییر زبان از en-us به en-gb ، نام ماجول Accounts payable به ماجول Purchase ledger و همچنین ماجول Accounts receivable به Sales ledger تغییر نام یافته است.
که بعد از اعمال تغییرات بصورت ذیل است.
منو آیتم
(Menu items)
با تغییر زبان امکان تغییر در منو آیتمها را نیز در بر می‌گیرد. بطور نمونه با تغییر زبان کاربر از en-we به en-gb در بخش مالیات منو آیتم Sales tax به VAT و منو آیتم TAX exempt یا همان معافیت مالیاتی به VAT numbers تغییر می‌یابد.
و بعد از انجام
تغییرات بصورت ذیل می‌گردد:
پیشنهادات
پیاده‌سازی داینامیکس ۳۶۵ در شرکتی که دارای زیرمجموعه هایی در کشورهای مختلف در سرتاسر جهان می‌باشد، مستلزم به نیازسنجی درخصوص چگونگی استفاده امکان زبان در سیستم می‌باشد. در اینخصوص پیشنهاداتی به منظور استفاده بهینه از این ابزار حضورتان ارائه می‌گردد:
همه کاربران از زبانی واحد و هماهنگ استفاده کنند.
امکان تغییر زبان کاربران غیر فعال شود.
استفاده از یک زبان واحد، پشتیبانی ساده‌تری خواهد داشت .
زبان رایج و غالب در داینامیکس ۳۶۵ زبان انگلیسی است و البته نه ورژن از زبان انگلیسی در این سیستم حمایت می‌شود.
با توجه به اینکه حجم بالایی از مستندات، ویدیوها و پست‌ها به زبان انگلیسی en-us می‌باشد، شاید بهترین گزینه نیز همین زیان باشد.
در پایان خاطر نشان می‌کنم که کاربران در ابتدای راه‌اندازی تمایل زیادی به استفاده از زبانی را دارند که بر آن مسلط هستند و لذا در برابر پذیرش زبان جدید مقاومت می‌کنند. ولی تجربه نشان داده است که این بازه سردرگمی کوتاه مدت خواهد بود. کاربر خیلی سریع نسبت به معادل‌سازی زبان جدید با زبانی که بر آن مسلط است اقدام خواهد کرد. 🙂
یکی از ابزارهای بسیار کارآمد به منظور اعمال قوانین یکسان و با ثبات در تراکنش‌ها و مستندات مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵، ابزار گردش کار و یا Workflow می باشد. با این امکان تاریخچه کامل تراکنش قابل مشاهده است و با تحلیل موارد انجام شده میتوان سیکلها و فرایندها را اصلاح کرد و برای همیشه از اشتباهات کاربری در انجام کارها، علی‌الخصوص امورات تکراری، اجتناب نمود.
متاسفانه عدم آشنایی با این ابزار استفاده از آن را محدود کرده است. طی این مستند با نحوه ایجاد گردش کار آشنا خواهید شد.
اگر سازمان شما بصورت مرتب اطلاعاتی را از سایر سیستم‌ها اپمپورت می‌کند، بطور مثال از طریق Odata دادهایی را در سند حسابداری مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ایمپورت می‌کنید و نیاز می‌باشد که سندها بدون بررسی موردی (Validate) بصورت اتوماتیک پست گردند، در این حالت است که استفاده از یک بچ جاب برای این پست اتومات ضروری می‌باشد و می‌توانید با تنظیم کردن، نسبت به استفاده از آن اقدام نمایید.
مثال:
تراکنشهای مورد نظر در ژورنالی با نام “Auto_Post” ایمپورت شده و دو ژورنال هنوز پست نشده است.
به آدرس ذیل رفته و گزینه “Post journals” را انتخاب نمایید.
General ledger > Journal entries
برای جستجو بر روی گزینه “Select” کلیک کنید البته می‌توانید با انتخاب “Late selection” از آخرین جستجوی خود استفاده کنید.
در قسمت نام ژورنال ، نام ژورنالی را انتخاب کنید که می‌خواهید بچ جاب برای آن بصورت اتومات اجرا شود. در این مثال مقدار “Auto_Post” را وارد نمایید. OK را انتخاب کنید.
در قسمت ”Recurrence” برای فیلد Batch processing مقدار ”Yes” را انتخاب کنید.
تنظیمات مربوط به بچ و نحوه و زمان اجرای آن را مشخص نمایید و در پایان بر روی گزینه OK کلیک کنید.
بچ جاب مربوط به آن آن ایجاد می‌گردد. از فرم خارج شوید.
زمانیکه بچ مشخص شده اجرا شود، دو ژورنال مورد نظر پست خواهد شد.
طی پست قبل نحوه ایجاد ورک فلو یا گردش‌کار در داینامیکس ۳۶۵ آموزش داده شد. در این مقاله که در ادامه پست قبلی می‌باشد، در خصوص گردش کاری از نوع اشتراکی صحبت خواهد شد.
همانطور که قبلا گفته شده تایید سند حسابداری که در آدرس ذیل ایجاد می‌شود، منتاظر با هر گروه سند، از دو طریق امکانپذیر است:
General ledger > Journal
setup > Journal names
تایید (Approval) : کلیه کاربرانی که به گروه تایید کننده آن نوع ژورنال اضافه شوند، اجازه تایید ژورنال را خواهند داشت.
تایید با گردش کار(Approval workflow) : استفاده از گردش کار و ورک فلوی برای فرایند تاییدات.
محل مشخص شدن آن طی تصویر ذیل نمایش داده شده است.
Journal name form
این نوشته بر روی تایید سند حسابداری با استفاده از گردش کاری از نوع اشتراکی “Participant” تمرکز دارد. این پست همچنین تنظیمات مورد نیاز برای استفاده و اجرای آن را توضیح می‌دهد.
ایجاد کاربران
در ابتدا چهار نوع کاربر با سطوح دسترسی مشخص شده در جدول ذیل تعریف نمایید.
همانطور که می‌دانید محل
تعریف کاربران در آدرس ذیل می‌باشد:
System administration > Users > Users
Users list
طی این پست از کاربرهای SGI1،SGI2 و SGI4 استفاده می‌شود.
ایجاد ورک‌فلوی سند روزانه حسابداری از نوع اشتراکی
برای این منظور به آدرس ذیل بروید:
General ledger > Journal
setup > General ledger workflow
و برروی گزینه جدید (New) کلیک کنید و آیتم Ledger daily journal workflow را انتخاب کنید.
ویرایشگر ورک‌فلوی
مایکروسافت ایکس باز خواهد شد. در قسمت ایمیل و پسورد اطلاعات آفیس ۳۶۵ را به
منظور دسترسی به ویرایشگر وارد نمایید. در این حالت تابلوی ورک‌فلو یا workflow canvas باز خواهد شد.
آیتم ” Approve daily journal ” را انتخاب کنید و بر روی سطح کار درگ کنید. ارتباط آن را به آیتمهای شروع و پایان مشابه تصویر برقرار کنید.
آیتم اضافه شده را انتخاب کنید و سپس برروی “Level down” از نوار کار بالای صفحه کلیک کنید. البته با دابل کلیک کردن برروی آن نیز این امکان در دسترس می‌باشد.
برروی آیتم موجود راست کلیک کرده و Properties را انتخاب نمایید.
در قسمت Assignment type آیتم اشتراکی یا ” Participant” را انتخاب کنید.
برروی تب Role based کلیک کنید و گزینه “Security role participants” در قسمت نوع اشتراکی و گزینه “Chief financial officer” را در فیلد participant مطابق شکل انتخاب کنید.
در صورت نیاز وارد تب “Time limit” شوید و تغییرات مورد نیاز را برای تعیین مهلت انجام کار، وارد کنید.
در پایان تب “Completion policy” را انتخاب کنید و تعداد تایید کنندگان را وارد نمایید. در این مثال گزینه “Single approver” انتخاب شده است.
فرم را ببندید و گزینه ذخیره و فعالسازی ورک‌فلو را انتخاب کنید.
البته این پست همه مراحل ایجاد یک ورک فلور را آموزش نمی‌دهد. برای تسلط به نحوه تعریف و چگونگی استفاده ورک‌فلو نیاز به آموزشها پیشرفته‌تری می‌باشد.
برای ادامه کار ژورنالی از نوع ورک‌فلو به نام GenJrnW مشابه آموزش قبلی تعریف نوع ژورنال، ایجاد نمایید.
فرایند تاییدات ژورنالی با ورک فلویی از نوع اشتراکی
در
ابتدا با نام کاربری SGI4 به
سیستم ورود نمایید و در آدرس ذیل ردیف جدید ایجاد کنید.
General journal from
General ledger > Journal entries > Journal names > New
نام ژورنال را با نوع تعریف شده – در این مثال GenJrnW می‌باشد- تکمیل نمایید.
قسمت سطر را انتخاب کنید و ردیفهای ژورنال را وارد کنید. برروی گزینه ذخیره کلیک کنید. همانطور که مشاهده می‌شود گزینه پست غیرفعال است.
برای ادامه کار فرم را ببندید . در قسمت بالای صفحه آیتم Workflow > Submit را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید نسبت به وارد کردن متن اقدام نماید و در ادامه برروی گزینه Submit کلیک کنید.
بعد از Submit شدن، امکان تغییر در ژورنال وجود ندارد مگر اینکه با استفاده از گزینه Recall نسبت به باز کردن آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند نسبت به recall و باز فراخوانی ژورنال از طریق منو Workflow اقدام نماید.
با استفاده از گزینه “View history” امکان مشاهده فرایند، آنچه انجام شده و وضعیت جاری آن فراهم می‌گردد. در خصوص این ژورنال کاربرانی که دارای دسترسی به نقش “Chief financial officer” می‌باشند، امکان تایید ژورنال را دارند.
همانطور که مشاهده می‌شود کاربرهای SGI1 و Sara Thomas دارای این نقش می‌باشند و لذا امکان تایید آن را دارند. با توجه به اینکه در قسمت “Completion policy” گزینه “Single approver” انتخاب شده است، لذا با تایید یکی از این دو کاربر ژورنال تایید خواهد شد.
با نام کاربری SGI1 وارد شوید و برای ژورنال مورد نظر برروی منوی Workflow کلیک کنید.
زمانیکه
کاربر SGI1 گزینه ورک‌فلو را برای این ژورنال انتخاب می‌کند،
گزینه‌های متفاوتی را می‌تواند انتخاب کند:
گزینه Approve: تایید ژورنال
گزینه Reject: برگرداندن ژورنال
گزینه Request change: از کاربر SGI4 برای
اعمال تغییراتی تا قبل از تایید درخواستی می‌فرستد.
گزینه Delegate: ژورنال برای تایید به شخص دیگری ارجاع داده می‌شود و کاربر
انتخاب شده امکان تایید آن را خواهد داشت.
گزینه View history
در ادامه گزینه Delegate را انتخاب کنید.
با نام کاربری SGI2 به سیستم وارد شوید. گزینه “Approve” را در صفحه داشبورد و زیر آیتم “Work items assigned to me” را برای مشاهده ژورنالهایی که لازم است توسط کاربر SGI2 تایید شود را انتخاب کنید.
اختیاری:
در قسمت “All not posted” لیست ژورنالهای که می‌تواند توسط کاربر جاری تایید شود قابل مشاهده و دسترسی است.
بعد از انتخاب ژورنال از آدرس Workflow > Approve گزینه “Approve” را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید برای تایید کردن متنی را نیز وارد نمایید. بعد از آن برروی دکمه تایید کلیک کنید.
بعد از اجرای بچ جاب مربوط به ورک فلو، گزینه پست در بالای صفحه فعال خواهد شد. ژورنال تایید شده را پست نمایید.
مشاهده تاریخچه یا View history نشان می‌دهد که ورک فلو تایید شده است “Workflow completed” و البته کاربر SGI2 را بعنوان کاربری که ژورنال به آن ارجاع شده و در نهایت آن را تایید کرده است، نمایش می‌دهد. 🙂
