در یک پروژه ایکس چندین نسخه از ایکس در سرور یا سرورهای متفاوت از جمله سرور تست یا سرور برنامه نویسی، راه اندازی می شوند. یکی از مشکلات تعدد پست اشتباه سند در سرور نادرست می باشد. یکی از راه های کاهش این اشتباه تغییر رنگ فرمهای سرور می باشد. تغییر رنگ فرمها راه های متفاوت دارد ولی در این مستند یک راه کوتاه و سریع آموزش داده شده است.
ماژول منابع انسانی مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ یک راهکار کامل برای مدیریت این حوزه میباشد، که از چرخه حیات پرسنل در شرکت پشتیبانی میکند . این چرخه از شروع جذب نیرو آغاز میشود، تا فرایند استخدام، جذب، ارزیابی، ارتقا و آموزش، پروش استعدادها و تا پایان همکاری و بازنشستگی آن ادامه دارد. بخشی از ابزارهای موجود جهت این حوزه شامل:
منابع انسانی، ثبت بسیاری از امورات این حوزه را آسان کرده و بخش زیادی از فرایندهای مرتبط با کارکنان سازمان را اتومات کرده است. این ماژول چارچوبی برای کارکنان منابع انسانی به منظور مدیریت حوزه نظارتشان فراهم میآورد و شامل استخدام و نگهداشت کارکنان، مدیریت مزایا، آموزش، بررسی کارایی، و مدیریت تغییر نیز میباشد.
با استفاده از منابع انسانی، شما میتوانید وظایف ذیل را کامل کنید:
مدیریت ساختار سازمانی
نگهداری جامع اطلاعات کارکنان از جذب تا بازنشستگی
تعریف و اداره کردن برنامههای مزایا، لیست کارکنان، ارتباط دادن پوششهای وابسته، و تخصیص دادن ذینفعان
تدوین سیاستهای متفاوت برای غیبت و کسر کارها و مانیتور کردن آنها
پیاده سازی و ردیابی مدیریت زمان وابسته به هر فرد و تهیه و تولید کارکرد و اطلاعات پرداخت جهت ارجاع به ماژول حقوق و دستمزد
مدیریت ارزیابی کارکنان
بررسی عملکرد و پیادهسازی اهداف کارکنان
تنظیم، ارائه، تجزیه و تحلیل دورههای آموزشی که شامل سرفصلها، جلسات و موضوعات
جذب کارکنان و پیگیری متقاضیان
توسعه استراتژی منابع انسانی
استفاده از ماژول منابع انسانی، همراه با تصمیمگیری چگونگی ساختار سازمان، و البته استفاده از بخشهایی، مانند دپارتمان، شغلها و موقعیتها است. موارد ذکر شده بخشهای اصلی برای پیکربندی سازمان میباشند که در این ماژول تعریف میگردند. در ادامه کارکنان تعریف شده به موقعیتها ارتباط داده میشوند. هر موقعیت دارای شغلی تخصیص داده شده به آن میباشد و به وابسته ارتباط دادن موقعیت به کارکنان، شغل آن نیز مشخص میگردد.
پروژههای جذب با آگهی کردن موقعیتهای باز آغاز میشود و در ادامه نیاز به مدیریت کردن متقاضیان برای این فرصت کاری میباشد. این ماژول امکان پاسخگویی به متقاضیان فرصت کاری را و همچنین بروز کردن اطلاعات را فراهم میآورد و البته امکان تعریف پروژههای جذب جدید را میسر میسازد و در پایان میتوان اطلاعات متقاضیان را با توجه به نیاز مدیریت نمود. برای جذبها در حجم بالا، به طور نمونه استخدامهای فصلی امکانات جامعی در این ماژول دیده شده است. اطلاعات بیشتر در این خصوص را در لینکهای ذیل بخوانید:
بعد از جذب کارکنان، نیاز به طرحهایی ثمربخش و اثرگذار برای جبران خدمات میباشد و البته مدیریت مواردی مانند کامپیوترها و یا تلفن و هر آنچه که کارکنان برای انجام امورات محول شده، به آن نیاز دارند. بسته به اندازه سازمان تعریف برنامههای جبران خدمات میتواند ساده و یا بسیار پیچیده باشد. میتوان برنامه های جبران خدمات ثابت و متغیر ایجاد کرد، و همچنین تعریف قوانینی که برنامه جبران خدمات را برای برآورده کردن معیارهای آن طرح، اعمال کند. نحوه تعریف و استفاده از آن در لینک ذیل مطرح شده است:
بخش آموزش، ابزار رسیدن به راهکارهایی مفید برای پیادهسازی فرایندهای نیازسنجی، اجرا، ارزیابی، اثربخشی و گزارش گیری از کلیه عملکردهای آموزشی در سازمان است. برای کمک به ارتقاء کارکنان، جهت کسب مهارت مورد نظر، میتوان در این قسمت انواع دوره، نام دوره، توضیحات مربوط به دوره، مربیان، سرفصلها، پیگیریها و جلسات قبل از برگزاری آن را تکمیل نمود و طی برگزاری دوره و در پایان ثبت گواهینامه و اثرگذاری آن را وارد کرد. مربیان لازم است با جزیی از ارتباطات سازمان، بعنوان کارگر، متقاضی و یا طرف حساب باشند. لینکهای ذیل در خصوص ثبت دورهها میباشد:
علاوه بر جبران خدمات کارکنان با دستمزد، حقوق و یا پاداش، میتوان از طرحهای دیگری به عنوان مزایا، مانند بیمه سلامت و یا طرحهای بازنشستگی استفاده کرد. همچنین میتوان مزایای دیگری مانند وام، را اضافه نمود و یا این مزایا بصورت کالا، مانند تخصیص تلفن همراه شخصی به پرسنل اعطاء شود. در هر صورت مدیریت این موارد و نحوه تعریف آن را میتوان در این لینکها مشاهده کرد:
مایکروسافت داینامیکس برای ایجاد محیط کاری ایمن همراه با رعایت قوانین کمک خواهد کرد. این قوانین میتواند شامل قوانین به کارگیری معلولین، مهاجران و یا قوانین ملیتی باشد و نسبت به ثبت فرمها و اطلاعات مورد نیاز برای هر حوزه اقدام نمود. برای مثال، میتوانید نیازهای فیزیکی برای یک شغل مشخص را معین نمایید و یا درخواستهای اقامتی برای بهینهسازی مهارتهای نیروی کار بررسی نمایید. در ادامه لیست از قوانین در این مورد ذکر شده است:
پرسشنامهها را میتوان برای جمعآوری اهداف متفاوت طراحی و اجرا کرد. ویژگیهای پرسشنامه امکان طراحی و ایجاد آن را با انعطافپذیری کامل میدهد. بعد از طراحی و آماده سازی پرسشنامه، میتوان آن را به طور گسترده و یا محدود به افراد خاصی برای تکمیل، توزیع کرد. در ادامه لازم است پاسخدهندگان، پاسخهای خود را ارائه دهند. در پایان میتوان نتایج را بررسی و تحلیل کرد. جزییات بیشتر در خصوص پرسشنامهها از لینکهای ذیل در دسترس میباشد:
حسابداری هزینه یک ابزار کنترلکننده حیاتی برای مدیریت کسب و کار است. در واقع پروسه ردگیری ، ثبت و تجزیه و تحلیل هزینه های اختصاص یافته به محصولات یا خدمات یک شرکت است و میتواند شامل ردیابی و مدیریت هزینه (ثابت و یا متغیر) برای تولید محصولات، ارائه خدمات و سربار باشد.
با مایکروسافت داینامیکس، روشهای متفاوت شناسایی
هزینه شامل موارد ذیل، قابل استفاده است:
هزینهیابی عادی
هزینهیابی استاندارد
هزینه جذب
این روشها با تنظیمات سیستم، که برروی سفارشات تولید اثرگذار است، چگونگی انجام برآورد تولید، هزینه یابی روال آن و ارزشیابی مراحل چرخه موجودی را انجام میدهد.
برای محاسبه هزینهها، نهادهای
تولیدی ذیل در نظر گرفته شدهاند:
محاسبههای BOM که مواد خام مورد استفاده برای کالای نهایی،
همچنین نحوه جمعآوری و هزینههای مواد را در نظر میگیرد.
مسیرها جزییات
مربوط به عملیاتها، امورات و
منابع مورد نیاز برای تولید یک محصول مشخص را فراهم میآورند و البته برای محاسبه
هزینههای کار و سربار تولید استفاده میشوند.
شیت هزینه که برای ساخت گروههای هزینه استفاده میشود.
دیدگاه کلی درمورد حسابداری هزینه
با حسابداری هزینه در مایکروسافت دینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی، میتوانید اطلاعات را از مدیریت مالی به اطلاعات هزینهای تبدیل کنید و ساختار حساب شرکت را با طبقهبندی هزینهها تطبیق دهید. حسابداری هزینههای ویژه در مایکروسافت دینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی، اجازه تنظیم قوانین مبتنی بر هزینه و تخصیص مجدد آن را، در صورت لزوم، بدون هیچ گونه تغییر در ورودی حسابداری فراهم میآورد. در نتیجه، شما همیشه کنترل تمام اطلاعات هزینهای مربوط به کسب و کار را دارید و می توانید به تجزیه و تحلیل جزئیات پرداخته و با دقت بیشتر فرایندها را بازنگری نمایید.
این ماژول همچنین امکان پیادهسازی
دو نوع تولید برمبنای سفارشات تولید و تولید ناب (تولید به هنگام) را فراهم میآورد.
پیشبینیها با ماژول حسابداری هزینه
علاوه بر این، با این ماژول امکان طراحی و برنامهریزی برای هزینههای آتی داده میشود. هزینهها بر اساس برنامه ریزی فروش و بودجه محاسبه میگردند. با وجود این اطلاعات، امکان پیشبینی و تعیین خطمشی آتی برای کسب و کار فراهم است. همچنین می توان تجزیه و تحلیل جریان هزینه بر اساس بودجه را انجام داد و از نتایج آن به منظور شناسایی هر گونه انحراف از هزینه های واقعی استفاده کرد.
مزایای استفاده از این ماژول حسابداری هزینه
۱. تجزیه و تحلیل کل جریان هزینه
۲. پشتیبانی از رویههای حسابداری هزینههای مدرن
۳. تخصیص هزینه براساس مصرفکنندگان و یا نرخ هزینه
۴. طرحهای تخصیص آسان و انعطافپذیر برای استفاده
۵. نسخه های موازی تجزیه و تحلیل هزینه، بر مبنای استراتژی های واقعی، پیش بینی شده، شبیه سازی شده و یا آینده
۶. اجرای کامل گزارشهای تحلیلی و تلفیقی
۷. روان و ساده بودن کار با سیستم به لطف رابط کاربری مدرن
علاوه بر فرمهای مجزا تسویه حساب (Settlement ) تامین کننده و مشتریان، فرم کلی تسویه حساب داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی موجود در آدرس ذیل، انجام این عملیات را آسانتر کرده است:
General ledger > Periodic tasks > Ledger settlement
نمای کلی فرم بصورت ذیل میباشد:
و جهت انجام عملیات تسویه حساب و تهاتر بدهکار و بستانکار لازم است مراحل ذیل گام به گام اجرا شوند:
انتخاب تراکنشهای مورد نظر ،
انتخاب گزینه Move یا Include برای انتقال تراکنشهای انتخاب شده به قسمت Overview،
و در پایان بعد از اینکه مانده حساب (Balance) صفر شد، بر روی Accept کلیک نمایید،
طی نسخه ۸.۱.۱ ( نوامبر ۲۰۱۸)، مایکروسافت عملیات تسویه حسابها را بهبود بخشیده و امکانات بیشتری برای این فرم اضافه کرده است. استفاده از این امکانات جدید با اعمال تنظیمات میسر است. در صورت عدم فعالسازی آن، فرم تسویه حساب تراکنشها بصورت قبل نمایش داده میشود و مراحل آن نیز مطابق آنچه که در ابتدا ذکر گردید، انجام میپذیرد.
این بهبود به منظور فیلتر کردن تراکنشها مطابق با سرفصلهای مورد نیاز است و فعال سازی آن از طریق تب جدیدی به نام “Ledger settlements” ، اضافه شده به فرم پارامترهای ماژول حسابداری میسر است.
General ledger > Ledger setup > General ledger parameters
همانطور که در تصویر بالا مشاهده میشود، گزینه “Advanced ledger settlement” با کشیده شدن دکمه به سمت Yes فعال میگردد. بعد از این تغییر، فرم تسویه حساب پیشرفته بصورت ذیل نمایش داده میشود.
بخش بالایی فرم اطلاعات مربوط به ساختار حساب مورد استفاده برای شرکت فعال نمایش داده میشود. در این تصویر شرکت THMF شرکت فعال میباشد و نام کدینگ حسابداری مربوط به آن، “Thailand” قابل مشاهده است. بخش پایینی فرم، اضافه و یا حذف کردن سرفصلهای تسویه حساب برای کاربر فراهم شده است. در این حالت، همه تراکنشها در فرم تسویه حسابها نمایش داده نمیشوند و فقط تراکنشهای مربوط به ردیفهای اضافه شده در این فرم قابل تسویه کردن میباشند. برای شرکت THMF، پنج ردیف از ساختار حساب به منظور تسویه به جدول موجود در فرم اضافه شده است.
در مثالی دیگر، مطابق تصویر ذیل، شرکت USMF از کدینگ حسابداری “Shared” استفاده میکند. گام اول با مراجعه به فرم تسویه حساب پیشرفته و فعالسازی آن انجام میپذیرد. بعد از فعالسازی، نام ساختار حساب شرکت USMF قابل مشاهده است.
اضافه کردن سرفصلهای مورد نیاز با دکمه New و حذف آن با دکمه Delete قابل انجام است.
بعد از تکمیل اطلاعات فرم، مشابه روال قبل، ادامه مراحل از آدرس ذیل انجام میپذیرد :
General journal > Periodic tasks > Ledger settlements
در شرکت USMF برای بازه زمانی انتخاب شده و البته برای سرفصل حساب انتخاب شده در مرحله قبل، تراکنشی وجود ندارد و فرم خالی میباشد.
تکمیل بازه تاریخی در این فرم بصورت دستی یا از روشهای جایگزین با فیلد Date interval code امکانپذیر است. فیلد Posting layer بصورت یشفرض با مقدار Current تکمیل شده است، ولی امکان انتخاب یکی از ۱۰ لایه پستی را دارد.
در صورت استفاده از Financial dimension در قسمت “Columns to display”میتوان مشابه گزارش تراز نحوه نمایش ستونهای فرم را تغییر داد. از جمله “Display segments in separate columns” میباشد که امکان جدا کردن اطلاعات تفصیلی را در ستونهای متفاوت فراهم میسازد.
بعد از انجام تنظیمات، برای اعمال آنها لازم است برروی دکمه Display transactions کلیک شود. ردیفهای فرم مطابق با تغییرات و فیلترها مشخص شده، بروز میگردد.
اگر حسابهای دیگری برای تهاتر مورد نیاز باشد، میتوان این عملیات را با انتخاب کلید میانبر “Ledger settlement account” موجود در بالای فرم، انجام داد.
بعد از باز شدن فرم، گزینه New لیست کدینگ مرتبط با شرکت فعال را نمایش میدهد و بعد از اضافه کردن سرفصل مورد نظر برروی OK کلیک شود.
اعمال تغییرات جدید با انتخاب Refresh فرم انجام میپذیرد و تراکنشها براساس حسابهای جدید تغییر مییابد. فیلترهای استاندارد فرمهای مایکروسافت در این فرم نیز قابل استفاده میباشند. ولی بهترین فیلتر برای انجام عملیات تسویه، گزینه “Sort by absolute amount” میباشد. این گزینه امکان تسویه بین ردیفهای بدهکار و بستانکار را آسانتر میکند.
تسویه تراکنشهای تسویه نشده مشابه روال قبل است و لازم است :
۱. ردیفهای مورد نیاز به منظور تسویه انتخاب شوند،
۲. گزینه Mark برای ردیفهای مورد نظر در مرحله قبل انتخاب گردد. البته انتخاب به صورتی باشد که جمع جبری مبالغ در فیلد “Marked” صفر باشد، در غیر این صورت اجازه انتخاب گزینه “Settle marked transactions” داده نمیشود. بعد از ان تراکنشها تهاتر خواهند شد.
۳. بعد از کلیک بر روی “Settle marked transactions” فرمی به منظور ثبت تاریخ تسویه یا Date for settlement نمایش داده میشود و در نهایت تکمیل عملیات تسویه با انتخاب دکمه Settle میباشد.
بعد از اتمام عملیات، ردیفهای تسویه شده از لیست حذف میگردند و مشاهده مجدد ردیفها با انتخاب مقدار Settled در فیلد Status امکانپذیر است.
اگر تهاتری بصورت نادرست انجام شود و لازم باشد ردیفها به وضعیت تسویه نشده تغییر داده شوند، لازم است ردیفها را انتخاب کرده و مارک نموده، سپس گزینه “Reverse marked transactions” انتخاب شود. با این عملیات وضعیت تراکنشهای انتخاب شده از Settled به Unsettled تغییر پیدا میکند.
نتیجه
من فکر میکنم قابلیت تسویه بهبود چشمگیری نسبت به نسخه قبل از آن داشته است و به طور حتم کمک قابل ملاحظهای به رفع مغایرتها خواهد کرد.
مایکروسافت این قابلیت را طی متن ذیل توضیح داده است:
آنچه که در ماژول بودجه میسر است، تعریف بودجه بصورت واقعی و یا پیشبینی میباشد. تعریف آن با رویکرد بالا به پایین ، پایین به بالا و یا ترکیبی از این دو امکانپذیر است. این ماژول شامل کنترل بودجه نیز میباشد، که از آن برای مانیتور کردن وجوه بودجه و مصارف آن، شامل خریدهای برنامه ریزی شده ، در دست اقدام و یا تحقق یافته و هزینههای مرتبط است. بطوریکه اعتبارسنجی آن در هر مرحله از روند کار قابل انجام میباشد و تضمین مینماید هزینهها با محدودیتهای بودجه مورد تایید، انطباق دارد. از جمله ثبتهای دیگر برای بودجه، تعریف بودجه اصلی و تقسیمبندی آن ، انتقال بین بودجهها و بازبینی یک بودجه با توجه به تغییر شرایط اقتصادی میباشد. همچنین ثبت تعهدات و پیش تعهدات خرید و برنامه ریزی هزینههای مربوطه میسر است. این ثبتها میتواند بصورت اتوماتیک و در زمان صدور سند حسابداری آنها و یا با انتقال از سایر ماژولها مانند ماژول مدیریت پروژه ، ماژول مدیریت هزینه و یا دارایی ثابت به سیستم حسابداری ایجاد گردد.
بسته به رویکرد سازمان، سرفصلهای حسابداری معتبر برای اصل بودجه و کنترل آن قابل تعریف و تنظیم میباشند. از جمله تنظیمات کنترل بودجه شامل دوره بودجه، چرخه بودجه، تعریف گروههای بودجه، ساختار و چارت مربوطه، مدیران بودجه، مراکز مسئولیت، گردش کار مورد نیاز و محاسباتی که وضعیت اعتبار بودجه را چک میکند، میباشد. میتوان مشخص نمود که بعد از تکمیل مدارک و مستندات و ثبت سندهای پیش نیاز، اعتبارسنجی بودجه و فعالسازی آن بصورت اتومات انجام گردد. مشاهده وضعیت و تاریخچه ثبتها و تراکنشها برای بودجه، گزارشات آماری و کنترلی، ریز مصارف و همچنین مانده اعتبار و تخصیص منابع آن امکانپذیر است.
نکته :
از نسخه مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲ در ماژول بودجه تغییراتی داده شد، که
در ادامه به ذکر آن میپردازم.
امکانات جدید و تغییرات اعمال شده در نسخههای ۲۰۱۲ به بعد
سازمانها بطور معمول دو نوع بودجه را تعریف میکنند. بودجه عملیاتی که در بازه یک یا دو سال تعریف میشود و بودجه برنامهای که در بازه چند ساله دیده میشود. بودجه عملیاتی میتواند در بازه تعریف شده بر مبنای ادامه یک خدمت و طرحهای کوتاه مدت و با جزییات بیشتر تکمیل گردد. در صورتیکه بودجه برنامهای، برای برنامههای کلی، خرید داراییهای کلان و یا پروژههای عمرانی طولانی مدت دیده میشود. از نسخه ۲۰۱۲ پوشش کامل این موارد میسر گردید. همچنین بهبود ارتباط با اکسل، معرفی الگوهای متنوع را نیز فراهم گردانید.
در بودجه بندی، شما می توانید پیکربندی و راه اندازی فرآیندهای برنامه ریزی بودجه را بر اساس چرخه بودجه و دستورالعمل سازمان تنظیم نمایید. فرایندهای برنامه ریزی بودجه شامل مراحل و گردش کاری است که به طور خودکار برنامه های بودجه را برای بررسی و بعد از اخذ تاییدات مورد نیاز آن را پیش میبرد. برنامه های بودجه حاوی دادههای مفید با سناریوهای متفاوت هستند که مقایسه و تحلیل آنها را میسر مینماید، و از این طریق میتوان پیشنهادهای بهینه بودجهای را، برای سازمان به ارمغان آورد.
در ادامه چارتی از یک چرخه کامل بودجه را مشاهده مینمایید:
یکی از فرمهای جامع در مایکروسافت داینامیکس، فرم تغییر وضعیت بازههای مالی شرکتها میباشد. این فرم علاوه بر تغییر وضعیت بازههای مالی، دارای امکان تغییر در سطح دسترسی ماژولها نیز است. در داینامیکس ۳۶۵ مالی وعملیاتی نسخه Enterprise edition، تغییراتی برای تسریع در این فرم با استفاده از اکسل داده شده است، که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت. ابتدا اجازه بدهید امکانات این فرم را بشناسیم.
این
فرم در آدرس ذیل در دسترس میباشد.
General ledger > Calendars > Ledger calendar
۱. انتخاب شرکت
برای استفاده از دو قسمت “Period status” یا “Module access” لازم است حداقل نام یک شرکت از لیست انتخاب شود. البته امکان انتخاب چندین شرکت بصورت همزمان نیز وجود دارد. برای این منظور در قسمت چپ صفحه ، بر روی گزینه مورد نیاز کلیک شود. انتخاب همه شرکتها با استفاده کادر قرمز مشخص شده در تصویر ذیل امکانپذیر است.
۲. بروز کردن وضعیت دوره مالی
به منظور تغییر وضعیت دورههای مالی، بعد از انتخاب شرکت یا شرکتهای مورد نظر، لازم است “Update period status” انتخاب گردد.
مایکروسافت وضعیت دورههای
مالی رو بصورت ذیل تغییر میدهد:
وضعیت On hold: تراکنشی در این بازه زمانی قابل انجام نمیباشد.
وضعیت Permanently closed: بازه بسته شده و امکان باز شدن مجدد ندارد.
در پایان برای اعمال تغییرات لازم است بر روی گزینه Update کلیک شود
با
این تغییرات وضعیت بازههای زمانی در شرکتهای انتخاب شده بروز خواهد شد.
۳. بروزرسانی دسترسی به ماژول
گزینه دسترسی به ماژول مشابه بروز رسانی وضعیت دورهها کار میکند و برای استفاده از آن لازم است ابتدا شرکت یا شرکتهای مورد نظر انتخاب گردند و در ادامه بر روی گزینه “Update period status” کلیک شود.
در لیست باز شونده در قسمت “Application module” نام ماژول مورد نظر انتخاب
شده و سپس برروی “Select” کلیک شود.
در لیست باز شونده “Access level” ، سطح دسترسی انتخاب میشود. مشابه آنچه که در تصویر نمایش داده شده است.
در این لیست گزینه های “All” و “None” مقادیر پیش فرض میباشند. و مقدار ABC گروه دسترسی تعریف شده توسط کاربر میباشد، که در آدرس ذیل ایجاد شده است:
System administration >
Users > User groups
گزینه All: همه کاربرانی که مطابق دسترسی های تعریف شده در سیستم به این ماژول دسترسی دارند، امکان ایجاد تراکنش در این در این بازه زمانی را دارند.
گزینه None: هیچ کاربری امکان ایجاد تراکنش را در این بازه زمانی ندارد.
گزینه ABC: فقط کاربران اضافه شده به این گروه، دسترسی ایجاد تراکنش را در ماژول مورد نظر و در بازه زمانی مشخص دارند.
بعد ازانتخاب موارد برروی
گزینه “Update” برای اعمال تغییرات کلیک شود.
بعد
از این عملیات فیلد module access
مربوط به ماژول مورد نظر در همه شرکتها بروز میگردد.
۴.بروزرسانی وضعیت دوره و دسترسی به ماژول با استفاده از اکسل
بعد از ارائه این مقدمه میتوان به موضوع اصلی پرداخت . در نظر بگیرید که نیاز به تغییر وضعیت دوره مالی و یا دسترسی در بازههای زمانی متفاوت در شرکتهای متفاوت میباشد. حجم زیادی از اطلاعات که امکان اشتباه در آنها نیز خصوصا در مورد بستن دوره وجود ندارد.
مایکروسافت این مورد را بررسی کرده و برای این منظور به داینامیکس ۳۶۵ قابلیت“Open in Excel” را اضافه کرده است. استفاده از آن با باز کردن فرم “Ledger fiscal calendar period”مشخص شده در تصویر ذیل فراهم میگردد.
در ادامه بر روی گزینه “Download” کلیک شود.
بعد از کامل شدن عملیات دانلود، کاربر میتواند در شیت مورد نظر وارد شده و اطلاعات را با توجه به نیاز بروزرسانی کند. این تغییرات میتواند برای وضعیت بازه های زمانی و همچنین برای دسترسی کاربران نیز میباشد. با توجه به اینکه فضای کاری اکسل امکان استفاده از عملیات Copy و Paste نیز وجود دارد، نغییرات در حجم بالا سریعتر انجام میپذیرد.
بعد از انجام تغییرات برای اعمال آنها بر روی سرور ، بر روی گزینه “Publish” کلیک شود.
برای
مشاهده تغییرات انجام شده میتوان فرم را دوباره بازخوانی کرد.
واضح است که استفاده از امکان “Open in Excel” قابلیتی راحتتر با کاربری بسیار ساده برای استفاده از Period status یا Module access میباشد و البته مقایسه وضعیت دوره های مالی را میتوان راحتتر انجام داد.
از ماژول General ledger یا حسابداری مایکروسافت داینامیکس جهت تعریف و مدیریت رکوردهای حسابداری شرکت استفاده میشود. در این ماژول ردیفهای بدهکار و بستانکار ثبت میگردد. این ثبتها براساس طبقهبندیهایی میباشد که تحت عنوان کدینگ حسابداری در فرم Chart of Account تعریف شدهاند. کدینگ حسابداری تعریف شده قابل ارتباط دادن به گروههای تفصیلی متفاوت است.
میتوانید مبالغ مشخص را به یک حساب و یا در بین چند حساب تسهیم کنید ، این تخصیص میتوانید بصورت یک قانون تعریف شود و همچنین در بین ترکیبهای متفاوت از تفصیلیها انجام شود. دو نوع تخصیص در سیستم وجود دارد: ثابت و متغیر.
تهاتر حسابها امکانپذیر است و این تهاتر میتواند بین حسابهایی با ارزهای متفاوت و اعمال عملیات تسعیر انجام گردد.
در پایان سال مالی، بستن حسابها و انتقال مانده آنها به سال بعد انجام میپذیرد. این عملیات میتواند بسته به نوع شرکت و قوانین مورد نیاز در سیستم اعمال گردد.
امکان استفاده از حسابداری تلفیق با انعطافپذیری بالا و دسترسی راحت به منابع مالی شرکتهای گروه وجود دارد. برای استفاده از حسابداری تلفیق، ضرورتی به داشتن برنامه مایکروسافت داینامیکس در همه شرکتهای گروه نمیباشد. حسابداری تلفیق موجود میتواند با استفاده از دیتابیسهای متفاوت نیز، خروجی کارآمد و جامعی را فراهم آورد.
یکی دیگر از ابزارهای موجود پیشبینی جریان نقدینگی و همچنین برآورد موجودی مورد نیاز آتی در سازمان میباشد. سیستم امکان محاسبه، مشاهده و چاپ این پیشبینی نقدینگی را فراهم میآورد. همچنین میتوان میزان ارز مورد نیاز آتی را محاسبه و مشاهده کرد.
این ماژول برای بررسی فاکتورهای مشتری و وضعیت دریافتهای آن استفاده میشود. ایجاد فاکتور میتواند براساس سفارش فروش و یا خروجی کالاها باشد. همچنین ثبت اعلامیه بدهکاری مشتری، بدون وابستگی به سفارش فروش امکانپذیر است.
درخصوص دریافت، نوعهای متفاوت آن از جمله نقد،
چک، کارت، پرداختی آنلاین، برات، حواله و البته سفته قابل ثبت میباشد. اگر سازمان
شما دارای چند شرکت است و بصورت گروه مدیریت شود، میتوان یک صندوق مرکزی در یکی
از شرکتها ایجاد کرده و کلیه دریافتهای مشتری را از طریق این صندوق متمرکز مدیریت
کرد و البته اطلاعات را با در نظر گرفتن امنیت و سطوح کاربران به اشتراک گذاشت.
از
فرم Settle open transactions جهت تهاتر کردن فاکتورها با دریافتها یا اعلامیه بستانکاری مشتری میتوان
استفاده کرد. البته میتوان دریافتها را ثبت کرد و عملیات تسویه را از طریق فرم Enter
customer payments نیز انجام داد.
مشاهده کامل اطلاعات مشتری از فرم لیستی All customers و فرمهای وابسته به آن امکانپذیر است. و در خصوص مدیریت سررسیدها، مانده حساب، محاسبه بهره و ایجاد انواع فعالیتها درخصوص مشتری فرم لیستیCollections و فرمهای مربوط به آن در دسترس میباشند.
ماژولهای مایکروسافت داینامیکس کدام است و کاربرد آنها چه میباشد؟ طی این سری از پستها سعی بر آن خواهد شد تا بصورت فشرده با ماژولهای مایکروسافت داینامیکس آشنا شده و اطلاعات کلی در مورد کارآیی هر کدام بدست آورید. در ادامه با اولین ماجول آن حسابداری پرداخت (Accounts payable) آشنا خواهید شد.
در این ماجول می توانید فاکتورهای فروشنده را به صورت دستی وارد کنید یا آنها را از طریق الکترونیکی ثبت نمایید. پس از اینکه فاکتورها وارد یا دریافت می شوند، می توانید نسبت به بررسی و تایید آنها با استفاده از گزینه invoice approval journal یا صفحه Vendor invoice اقدام نمایید. همچنین از گزینههای تطابق فاکتور، تعریف شرط و خط مشی برای فاکتورهای فروشنده، تعریف گردش کار (Workflow) اتوماتیک به منظور بهینه سازی روند کار استفاده نمایید. در این حالت فاکتورهایی که معیارهای مشخصی را دارا میباشند بصورت اتوماتیک تایید خواهند شد و صورتحسابهای باقیمانده به منظور بررسی به کاربر یا کاربرهای مجاز ارجاع داده خواهد شد.
زبان در چندین محل از داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل انتخاب است و میتوانید این تنظیمات را در هر دو نسخه آن، Business و Enterprise Edition و پیکربندی نمایید.
زبان سیستم (System language)
تنظیمات زبان سیستم در بخش پارامترهای سیستم میباشد. درخصوص زبان سیستم اطلاعات کامل و قابل استنادی در دسترس نمیباشد. مایکروسافت نیز در سایت docs.microsoft.com توضیحی در اینخصوص نمیدهد. البته با یک جستجوی گوگل شاید بتوان مقالههای محدودی مرتبط با آن پیدا کرد.
در تصویر ذیل محل دسترسی به زبان نمایش داده شده است.
در صورتیکه ادمین سیستم نسبت به تغییر آن اقدام کند، داینامیکس ۳۶۵ برای هر آیتمی که ترجمهای معادلی پیدا نکند پیغامی مشابه آنچه در ذیل مشاهده مینمایید را نشان میدهد.
ادمین سیستم میتواند از اعمال تغییرات خودداری کند یا اینکه پیامها را نادیده گرفته و با انتخاب Yes نسبت به تغییر زبان اقدام کند.
زبان شرکت (Legal entity language)
هر شرکت تعریف شده دارای یک زبان پیشفرض است، وارد شدن اطلاعات در این فیلد الزامی نمیباشد. این فیلد در آدرس ذیل تنظیم میگردد.
زبان مشتری و تامین کننده (Customer and vendor language)
بصورت پیش فرض درزمان ایجاد یک مشتری و یا تامین کننده، زبان آن از زبان تعریف شده برای شرکت به ارث برده میشود. البته فیلد زبان برای مشتری و تامینکننده یک فیلد اجباری نیست ولی لازم است قبل از تهیه یک مستند خروجی مانند صورتحساب، فاکتور یا موارد مشابه، تعریف شود.
داینامیکس
۳۶۵ از این زبان برای تهیه نوع زبان در مستندات ارائه ای و چاپی استفاده میکند.
در ادامه با چهار زبان متفاوت نحوه نمایش فیلد مالیات در چاپ Free text invoice توضیح داده شده است.
زبان en-us
با این زبان برای فیلد مالیات از تیتر Sales tax در چاپ فاکتور استفاده میشود.
“Value-added tax = “Sales tax
زبان en-gb
با انتخاب این زبان، تیتر VAT در چاپ در قسمت مالیات نمایش داده شده است.
“Value-added tax = “VAT
زبان en-sg
برای
این زبان تیتر مالیات با مقدار GST در چاپ تکمیل
خواهد شد.
“Value-added tax = “GST
زبان da
و در این زبان Moms در چاپ برای فیلد مالیات نمایش داده خواهد شد.
“Value-added tax = “Moms
زبان کاربر(User language)
ادمین
سیستم برای همه کاربران و یا بصورت موردی هر کاربر میتواند برای خود زبان کاربریش
را تغییر دهد. این تنظیمات در آدرس ذیل انجام میگردد.
Gear menu > Options
در صفحه باز شده در fast تب Preference میتوان نسبت
به انجام این تغییر اقدام نمود
بعد از انجام تغییرات بعضی از ماجولها مطابق با زبان انتخاب شده نام و لیبلهای با زبان جدید را نشان خواهند داد. البته لازم به ذکر است در حال حاضر زبان فارسی در این لیست موجود نمیباشد .
ماجولها (Modules)
تغییر زبان منجر به تغییر نام ماجولها نیز میگردد. به طور مثال با تغییر زبان از en-us به en-gb ، نام ماجول Accounts payable به ماجول Purchase ledger و همچنین ماجول Accounts receivable به Sales ledger تغییر نام یافته است.
که بعد از اعمال تغییرات بصورت ذیل است.
منو آیتم
(Menu items)
با تغییر زبان امکان تغییر در منو آیتمها را نیز در بر میگیرد. بطور نمونه با تغییر زبان کاربر از en-we به en-gb در بخش مالیات منو آیتم Sales tax به VAT و منو آیتم TAX exempt یا همان معافیت مالیاتی به VAT numbers تغییر مییابد.
و بعد از انجام
تغییرات بصورت ذیل میگردد:
پیشنهادات
پیادهسازی داینامیکس ۳۶۵ در شرکتی که دارای زیرمجموعه هایی در کشورهای مختلف در سرتاسر جهان میباشد، مستلزم به نیازسنجی درخصوص چگونگی استفاده امکان زبان در سیستم میباشد. در اینخصوص پیشنهاداتی به منظور استفاده بهینه از این ابزار حضورتان ارائه میگردد:
همه کاربران از زبانی واحد و هماهنگ استفاده کنند.
امکان تغییر زبان کاربران غیر فعال شود.
استفاده از یک زبان واحد، پشتیبانی سادهتری خواهد داشت .
زبان رایج و غالب در داینامیکس ۳۶۵ زبان انگلیسی است و البته نه ورژن از زبان انگلیسی در این سیستم حمایت میشود.
با توجه به اینکه حجم بالایی از مستندات، ویدیوها و پستها به زبان انگلیسی en-us میباشد، شاید بهترین گزینه نیز همین زیان باشد.
در پایان خاطر نشان میکنم که کاربران در ابتدای راهاندازی تمایل زیادی به استفاده از زبانی را دارند که بر آن مسلط هستند و لذا در برابر پذیرش زبان جدید مقاومت میکنند. ولی تجربه نشان داده است که این بازه سردرگمی کوتاه مدت خواهد بود. کاربر خیلی سریع نسبت به معادلسازی زبان جدید با زبانی که بر آن مسلط است اقدام خواهد کرد. 🙂