طی این مقاله با نحوه ارسال فاکتور مشتری به ایمیل باکس آن در ای ار پی مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ آشنا خواهید شد.
سناریو کسب و کار
تیم فروش یا حسابداری فروش نیاز به ارسال اتوماتیک فاکتورهای فروش جهت مشتریان دارد.
مزایای این سناریو
در این حالت مشتری فاکتور واقعی خود را در زمان صدور آن دریافت می کند.
پیکربندی
تنظیم این امکان از آدرس ذیل شروع می گردد:
Accounts receivable->> Setup->> Form Setup->> General tab
در ادامه در آدرس فوق گزینه print management لازم است انتخاب گردد.
در قسمت Print management امکان انتخاب ماژولها فراهم می باشد. در این مثال به جهت راحتی صدور فاکتور از گزینه Free text invoice استفاده شده است. البته این قابلیت جهت فاکتور فروش و یا سایر پرینت های مشتری قابل انجام است.
در ادامه برروی گزینه انتخاب شده در تصویر بالا، راست کلیک کرده و در صفحه نمایش داده شده مسیر ذیل انتخاب گردد.
Destination” field ->> Printer Setup
بعد از این انتخاب، فرم جدیدی به نام print destination settings نمایش داده می شود. در این فرم لازم است برروی تب Email کلیک و در قسمت To برروی گزینه Edit کلیک شود.
با توجه به نوع ماژول و فرم استفاده شده، در فرم اطلاعات مشتری در فیلد Customer Purpose ، مقدار مشخص انتخاب می گردد. به طور متداول از گزینه Business در فرم مشتریان استفاده می شود، لذا در این فرم نیز همین گزینه انتخاب می گردد.
از انجا که امکان ثبت چندین ایمیل جهت مشتری در سیستم فراهم می باشد با گزینه Customer primary contact امکان محدود کردن ارسال ایمیل فقط به ایمیل primary مشتری وجود دارد. در صورت عدم انتخاب این فیلد علاوه بر ایمیل primary جهت سایر ایمیلهای non primary نیز ارسال انجام می شود.
یادآوری می گردد که فقط امکان انتخاب یک ردیف Primary وجود دارد و البته امکان تغییر این ردیف نیز وجود دارد.
بعد از تکمیل فرم فوق با انتخاب گزینه Ok این فرم بسته شده و در فرم قبل لازم است گزینه Subject جهت تکمیل عنوان پر شود.
در فیلد File format ، نوع فرمت ذخیره فایل، انتخاب می گردد. در این مثال از فرمت PDF استفاده شده است.
فرایند صدور اعللامیه فاکتور
قبل از صدور فاکتور، لازم است که فیلد ایمیل جهت مشتری تکمیل گردد. مطابق تنظیمات انجام شده انتظار می رود که فایل PDF فاکتور برای مشتری ارسال گردد.
در هنگام پست فاکتور، لازم است هر دو گزینه چاپ فاکتور و Use print management destination فعال گردد.
در نهایت بعد از ایجاد فاکتور سیستم پیغامی مبنی بر موفق آمیز بودن ارسال ایمیل به مشتری بصورت ذیل نمایش خواهد داد.
جهت مثال داده شده در بالا ایمیلهای مشابه ذیل در باکس ایمیل مشتری قابل مشاهده خواهد بود.
لازم به ذکر است که امکان توضیح داده شده در مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲ نیز در دسترس می باشد. البته برای هر دو نوع مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ و مایکروسافت ایکس لازم است که تنظیمات ایمیل سرور و دسترسی به آن برروی سرور، انجام شده باشد.
طی سالهای اخیر مایکروسافت داینامیکس ایکس به یکی از گزینه های ثابت برای انتخاب ای ار پی تبدیل شده است. طی این مقاله با تاریخچه این ای آرپی محبوب و سیر تکامل آن آشنا خواهید شد.
آغاز
برای شروع کار لازم است به سال ۱۹۸۳ برگردیم. برابر با ۱۳۶۱ تا ۱۳۶۲ شمسی و مطابق با سالی که در بحبه جنگ همزمان با ریاست جمهوری میرحسین موسوی، دربی ۱۲۰ هزار نفری در استادیوم آزادی برگزار شد.
در این سال برادران دانمارکی Damgaard به نامهای Preben و Erik به منظور ایجاد یک برنامه حسابداری مبتنی بر کامپیوتر شرکت Damgaard A/S را تاسیس کردند.
نرم افزار به مرور مشتریان خودش را در بازار کار یافت و با توجه به این بازخورد، در سال ۱۹۸۶ شرکت تصمیم به عرضه نسخه Concord Financial ( که بعدها C4 نامیده شد) کرد. این نسخه از نرم افزار امکان انجام اصلاحاتی در کد برنامه را برای مشتریان و شرکتها فراهم می آورد. قابلیتی که پاسخگویی به بعضی از نیازهای مشتری را میسر می ساخت.
چهار سال بعد، یعنی در سال ۱۹۹۱ شرکت تصمیم بر عرضه نسخه Concord XAL در محیط XAL Developer کرد. Concord XAL دارای کد منبع باز بود و همین امکان نمایندگان فروش و مشتریان را قادر به ایجاد تغییر و توسعه در ماژولهای سیستم می کرد. Concord XAL به سرعت نرم افزار حسابداری استاندارد برای بازار دانمارک شده و در بسیاری از کشورها از آن استقبال شد.
طی سال ۱۹۹۴ شرکت Big Blue وابسته به IBM و Damgaard شراکتی ۵۰-۵۰ را برای توسعه Damgaard International A/S به منظور عرضه و تمرکز بر بازارهای بین المللی ایجاد کردند.
این توافق آغازی جهت جهانی شدن نرم افزار گردید. کنکورد با هزار مشتری در سراسر جهان و با بیش از ۷۵۰۰۰ نصب در ۲۹ کشور مسیر بین اللملی شدن را طی می نمود. اطلاعات بیشتر در اینخصوص را می توان از اینجا خواند.
تولد اگزپتا
در سال ۱۹۹۸، سال درخشش ستارگان فوتبال فرانسوی و بردن جام جهانی در خانه، اگزپتا نیز متولد شد.
در همین سال همزمان با تصویب قانون کپی رایت هزاره دیجیتال در کنگره ایالات متحده و راه اندازی مایکروسافت ویندوز ۹۸، در مارس همین سال IBM همراه با Damgaard اولین نسخه IBM Axapta را به منظور عرضه در بازارهای ایالات متحده و دانمارک تولید نمودند. نسخه اول Axapta عمدتا مبتنی بر فرآیندهای تجاری موجود Concord XAL بود و فرایندهای مالی ، بازرگانی ، مدیریت موجودی ، تدارکات و تولید را تحت پوشش قرار می داد. این نسخه از نرم افزار با فناوری جدید و هیجان انگیز شی گرا ایجاد شده و برای شرکت های متوسط در نظر گرفته شده بود. اجرای آن بیشتر در سرورهای ویندوز NT با Microsoft SQL Server 6.5 انجام می گردید، اگرچه برنامه از پایگاه داده های Oracle نیز پشتیبانی می کرد.
در نوامبر همان سال معادل آبان ۱۳۷۷، نسخه ۱٫۵ سیستم با قابلیت پشتیبانی از کشورهای نروژ، سوئد، آلمان، انگلیس، هلند، اتریش، سوئیس، بلژیک و اتحادیه اروپا منتشر شد. طی همین نسخه فناوری بسته خدمات به همراه مدیریت انتشار و پشتیبانی از MSSQL 7.0 معرفی شد.
در پی این موفقیتها شرکت Damgaard سهم IBM را از آن خریداری نمود و مالک انحصاری کلیه حقوق نرم افزار و برند Axapta گردید.
در ادامه در ژوئیه ۱۹۹۹ نسخه ۲٫۰ Axapta منتشر شد. این نسخه شامل ماژول های حسابداری پروژه و مدیریت انبار (WMS) بود. البته پشتیبانی از ActiveX ، مفاهیم Open pack و همچنین اتصال دهنده COM را نیز به همراه داشت. علاوه بر این برای اولین بار Axapta Object Server امکان برقراری افلاین بین کلاینت و سررو را نیز برای مشتریان به ارمغان آورد.
Damgaard and Navision
قانون حق کپی هزاره در حال گسترش بود و مشاوران IT خوشحال از منافعی بودند که این قانون برای آنان به همراه آورد. در ژانویه سال ۲۰۰۰ نسخه Axapta 2.1 همزمان با استقبال و گسترش بیشتر سیستم در بازارهای آلمان، اتریش، سوئیس و اسپانیا عرضه شد. در این نسخه اولین WebApp ایجاد و خدمات خود مشتری بصورت پورتال سازمانی نیز در آن فراهم گردید. با ورود پایگاه داده جدید Microsoft SQL Server 2000 نسخه Axapta 2.1 پشتیبانی خوبی از آن را ایجاد کرد.
طی این نسخه Application Object Server یا همان AOS با Service Pack 3 به طور کامل پیاده سازی شد و Axapta به راه حلی ۳ لایه واقعی تبدیل گردید( لایه های Client، Server و دیتابیس یا همان بانک اطلاعاتی که به طور جداگانه اجرا می شدند).
در همین زمان بود که Damgaard با Navision ترکیب شد و Navision Damgaard A/S به وجود آمد. (بعدها Navision A/S )
دسامبر ۲۰۰۰ اگزپتا ۲٫۵ با پیشرفتهایی (ESS) در ماژولهای پروژه و اضافه شدن ماژول جدید بانک عرضه شد. این نسخه همراه با خود محیط توسعه تحت وب و پشتیبانی از OLAP داخلی را نیز به همراه آورد.
اکتبر ۲۰۰۱ اگزپتا ۲٫۵ با Market Pack ارائه گردید. البته در این نسخه فرانسه و ایتالیا نیز به لیست کشورهای نرم افزار اضافه و ماژول CRM و بخش Product builder هم معرفی شد.
شروع کار با مایکروسافت
سال ۲۰۰۲ سال یافتن آب در مریخ و جایگزینی ۱۲ ارز اروپا با یورو است. موفیتهای چشم گیر و بین اللمی، مایکروسافت را بر آن میدارد تا Navision A/S را در ژوئن همین سال خریداری کند و به منظور ایجاد یک راهکار کسب و کار مایکروسافت، آن را با ای ار پی خودش یعنی Great Plains ترکیب نماید. همین تغییر در مالکیت سرعت جهانی شدن اگزپتا را خارج از تصور می کند.
اولین نسخه ای که مایکروسافت از اگزپتا ارائه داد، نسخه ۳٫۰ ، که در اکتبر ۲۰۰۲ عرضه گردید. این نسخه پشتیبانی از ۱۲ کشور از جمله کانادا رابه همراه داشت. در نسخه جدید ساختار امنیتی اگزپتا بازبینی شده و نحوه مجوز گیری (license configuration) همراه با پورتال سازمانی معرفی گردید. مدیریت تقاضا و عملیات مربوط به چند شرکتی برای اولین با این نسخه ایجاد و عرضه شد.
در سپنامبر ۲۰۰۵ تصمیمات مهمی در مایکروسافت برای راهکارهای کسب و کار مایکروسافت اخذ شد. تصمیم بر این گرفته شد که این راهکار کسب کار به مایکروسافت داینامیکس (Microsoft Dynamics) تغییر نام پیدا کند و نرم افزارهای کسب و کار نیز شامل این تغییر شوند: برنامه Axapta به AX ، برنامه Navision به NAv ، برنامه Great Plains به GP و در انتها Solomon به SL تغییر یافت.
تحت نام تجاری جدید، نسخه Microsoft Dynamics AX 4.0 در مارس ۲۰۰۶ همراه با ماژول مدیریت خدمات (Service management) عرضه گردید. در همین نسخه AOS به عنوان یک Windows service، CLR interoperability و .net connector معرفی شد. همچنین برای اولین بار از Unicode کامل پشتیبانی کرد و Application Integration Framework رونمایی گردید.
رابط کاربری منوی اصلی متناسب با ساختار پیش فرض مایکروسافت، دوباره طراحی شد. اما در طرح کلی فرم ها و شیت بودن آن و همچنین قرار گیری دکمه در سمت راست صفحه، تغییری ایجاد نگردید. اعتبارسنجی و ورود به سیستم با AD انجام شد و صفحه ورود اولیه قبلی حذف گردید.
سرفصلهای مایکروسافت
سال کبیسه ۲۰۰۸ آغاز گردید، سالی که در آن باراک اوباما ۴۴مین رییس جمهور ایالات متحده شد و ۱۱ هزار شرکت کننده در المپیک تابستانی به پکن سفر کردند. در ژوئن همین سال مایکروسافت نسخه ۵٫۵ Microsoft Dynamics AX 2009 را منتشر کرد. با اضافه شدن نوار ناوبری(navigation bar) ، صفحات منطقه ای (area pages) و صفحات لیستی (list pages) شکل دفتری و اداری تری به نرم افزار داده شد. البته علاوه بر این تغییرات ظاهری، قابلیتهای ارزشمندی نیز به آن اضافه گردید، از آن جمله می توان دفتر جامع آدرس(Global adresse book) ، قابلیت چند سایتی (Multisite) و ماژول مدیریت هزینه (Expense management) را نام برد. همچنین ماژول Compliance و Role center برای سرویس BI نیز در این نسخه اضافه شد.
علاون بر این تغییرات بزرگ در ماژول و کاربری سیستم، مایکروسافت تغییرات فنی چشمگیری نیز در ساختار نرم افزار انجام داد. اضافه کردن گردش کار مبتنی بر WCF ، گزارشات در قالب SSAS / SSRS ، مرکز نقش ها یا Role centers براساس SharePoint و پشتیبانی ++X از دستورات MS SQL بخشی از این تغییرات بود. سرور بچ (Batch server)، متعادل نمودن بار ترافیکی (Load balancing)، ایمپورت و وارد نمودن AD ، کنترل Code versioning و بسیاری از تکنولوژی های فنی دیگر نیز در این نسخه عرضه شد.
مایکروسافت داینامیکس AX 2012 (نسخه ۶٫۰) در سپتامبر ۲۰۱۱ برای ۲۵ کشور به ۲۳ زبان منتشر شد. وسیع ترین حجم تغییرات در این نسخه AX اعمال شده است. این تغییرات هم حوزه کاربری و هم حوزه تکنیکی سیستم را در برگرفت. هر چند بالا بودن حجم این تغییرات ذکر کردن آنها را غیر ممکن کرده است، در ادامه به بخشی از آنها پرداخته خواهد شد. در صورت تمایل می توان لیست آنها را در اینجا مشاهده و مطالعه نمود.
تحت این تغییرات شدید، در طراحی فرم ها(ribbon menu)، نوارهای عملیاتی (action panes) و fact boxes و استفاده از SSRS برای گزارش گیری از ++X تجربیات جدیدی برای کاربران رقم زده شد. به مرور Role center بهبود یافت و ترکیباتی از ماژولها از جمله “Sales and marketing” و “Procurement and sourcing“ معرفی گردید.
ماژول مجوز (licensing module) بازبینی شد. در ساختار جدید تعریف دسترسی ها از حالت وابسته به عملیات بودن به دسترسی به صورت مرحله ای تغییر یافت. همین امر منجر به گسترش استفاده از امکانات سیستم توسط کاربران و شناخت قابلیتهای بیشتر توسط آنها گردید.
یکی از تغییرات اضافه شده در نسخه ۵٫۵ دفتر جامع آدرس بود که طی این نسخه بهبود یافت. دفتر جامع آدرس امکانی به منظور تجمیع اطلاعات مشترک سیستم می باشد. از جمله این اطلاعات مشترک که با این نسخه معرفی شد می توان سازمان، پرسنل، کارگران و حتا کالاها را نام برد که در حالتهای متفاوت قابل تعریف در سیستم می باشند. ولی متمرکز بودن آنها مزایایی دارد بطور مثال می توان از قابلیت کپی کردن اطلاعات یک شرکت موجود در یک شرکت جدید استفاده کرد. همچنین تغییرات زیادی در ساختار پایگاه داده سیستم به منظور استفاده از فراداده یا متادیتا داده شد. ماژولهای حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی به طور کلی دوباره طراحی گردید. یک پیکربندی جدید کالا براساس Solver معرفی شد، البته از این جمله تغییرات طی این نسخه بسیار زیاد رخ داد.
در قسمت فنی سیستم نیز اجرای کد در محیط net. با استفاده از CIL امکان پذیر شد و محیط توسعه در یک پنجره جداگانه قرار داده شد. بسیاری از تغییرات دیگر مانند امنیت مبتنی بر نقش ، سیستم جدید راهنما ، تجزیه و تحلیل در SSAS و بازنگری مجدد AIF نیز در این مرحله انجام شد.
شاید بتوان اضافه کرد که ریشه Life cycle برای اولین بار در این ریلیز اضافه گردید و سرویس Rapid Configuration برای بازار ایالات متحده معرفی شد.
سفری با مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲
توسعه ایکس ۲۰۱۲ به همین جا ختم نشد … در طی ۵ سال بعد برنامه به شکل غیر قابل اوری رشد و توسعه یافت، ماژولهای جدیدی به آن اضافه گردید و حتا تغییراتی در ساختار معماری آن اعمال شد.
اویل سال ۲۰۱۲، مایکروسافت “Feature pack”ی برای AX 2012 منتشر نمود و در آن اولین نسخه ماژول خرده فروشی (Retail) را معرفی کرد.
در دسامبر ۲۰۱۲ نسخه Microsoft Dynamics AX 2012 R2 منتشر گردید. در این نسخه الزام بر تقسیم بندی و تفکیک دیتابیس اعمال شد. مکعب های جدیدBI، خرده فروشی تجارت الکترونیک (Retail e-commerce) و بهبود و ارتقاء های بسیار در منطق نرم افزار و فرایندهای تجاری در سیستم اعمال گردید. پشتیبانی از Power BI توسط مراکز نقش (Role centers) ایجاد و البته این پشتیبانی همراه با ظاهری شکیل تر همراه بود. در نسخه R2 تغییرات زیادی در بعضی از ماژولهای سیستم مانند ماژول Project انجام شد.
طی سالهای بعد مایکرو سافت به به روزرسانی های نسخه R2 در حوزه کاربری و عملیاتی و فنی ادامه داد.همراه با تغییرات وسیعی در سیستم عاملها نیز در حال انجام بود و همراه با این تغییرات ایکس بروزرسانی ها را در سیستم اعمال می کرد.
در ۱ می ۲۰۱۵ مایکروسافت Dynamics AX 2012 R3 را همراه با طیف گسترده ای از ماژول های جدید منتشر کرد، ماژولهایی مانند مدیریت انبار(Warehouse management) و مدیریت حمل و نقل(Transportation management) باعث قویتر و برجسته تر شدن این ای ار پی گردید. البته این نسخه فقط رونمایی از ماژولهای جدید نبود بلکه در ماژول های قبلی نیز تغییرات و بازبینی های اعمال شد. از جمله ماژول خرده فروشی که به یکی از نقاط قوت ایکس ۲۰۱۲R3 تبدیل شد. علاوه بر تغییرات در بخش کاربری، به روزرسانی هایی نیز در سیستم انجام شد. براری اولین بار توسعه از طریق Azure اضافه گردید، پشتیبانی ابر (Cloud) میسر شد و البته مکعب های BI بیشتری در سیستم گنجانده شد.
همه این تغییرات موثر بودند که باعث شدند Dynamics AX 2012 R3 به یکی از محبوبترین و کاربردی ترین ای ارپی ها تبدیل گردد و در بسیاری از نظرسنجی ها به عنوان سه گزینه برتر ای ار پی در دنیا اعلام شوند.
به آینده خوش آمدید
۹ مارس ۲۰۱۶ برابر با ۱۱ اسفند ۱۳۹۴، در ایران روزهای آخر سال و اواخر دور اول ریاست جمهوری حسن روحانی، در امریکا میلیاردری به نام دونالد ترامب برای انتخابات ۴۵ مین ریاست جمهوری ایالات متحده آماده می شود.
ساتیا نادلا (Satya Nadella) مدیر عامل مایکروسافت این ابر کمپانی را با ایده های جدید می تازاند. مایکروسافت به شرکتی با آینده ای شفاف و با برنامه ریزی مدون تبدیل شده است. طی این برنامه نسخه جدید AX (نسخه ۷) با شعار “Cloud first-first first mobile” پیش می رود.
این شعار دو بخشی با این مفهوم مطرح شد :
اول ابر (Cloud first) : برای اجرای تحت آژور (Azure) در دسترس خواهد بود. (نسخه On-prem آن بعدا عرضه خواهد شد) اول موبایل(Mobile first) : با استفاده از قرار گیری برروی مرورگرها محدویتی برای آن وجود نخواهد داشت و در هر نقطه از جهان برروی هر دستگاهی با هر نوع سیستم عامل قابل اجرا خواهد شد. (نسخه دسک تاپ با کرتانا بعداً عرضه خواهد شد)
آینده نسخه ۷ ایکس را طی مقاله بعد مطالعه نمایید. ادامه دارد…
منظور از حسابهای آماری، حسابهایی میباشد که اطلاعات آماری مانند تعداد، ساعت و یا واحدها را در خود ذخیره میکند و همچنین نیازی به ارائه آن در صورتهای مالی نمیباشد. حسابهای انتظامی و حسابهای کنترلی میتوانند بخشی از این حسابهای آماری باشند ولی حسابهای آماری محدود به این دو نوع گروه نمیباشند و میتوان از دامنه کاری آن استفاده بیشتری نمود.
حسابهای آماری داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی با انعطافپذیری بالای قابل تعریف میباشند و این انعطافپذیری میتواند در تهیه گزارشات بسیار کارآمد و مفید واقع گردد.
تراکنشهای پست شده با استفاده از حسابهای آماری به کاربران اجازه ثبت اطلاعات مورد نیازشان را در گزارشات مالی داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی میدهد. این داده ها میتوانند برای ایجاد گزارشاتی مانند بررسی کارآیی، اندازه گیری بهرهوری یا سایر اطلاعات دیگر که شما ممکن است برای هدفهای مشخصی از گزارش گیری نیاز داشته باشید، مورد استفاده قرار گیرند، و البته میتواند ایجاد گزارشات محاسباتی در مالی را فراهم آورد.
مواردی که لازم است قبل از ایجاد گزراشات آماری در نظر بگیرید
مایکروسافت پیشنهاد میدهد این حسابها با عدد “۹” شروع شوند، زیرا در این حالت جدا کردن آنها از سایر سرفصلهای مالی آسانتر میباشد. از این طریق میتوان به راحتی حسابهای غیرمالی را مشخص کرد و گزارشات مربوطه را با انتخاب محدوده ایجاد و تهیه کرد.
البته بطور نمونه در یک شرکت میتوان حسابهای آماری را با اضافه کردن عدد ۹ به آخر سرفصلهای حساب جدا نمود. این تفکیک کاملا وابسته به لیست سرفصلهای مالی آن مجموعه میباشد و نتیجه آن خواهد شد که :
در این حالت همچنان امکان فیلتر کردن حسابها وجود دارد ولی باعث سختتر شدن کار میگردد و پیوسته شماره گذاری کردن امکانپذیر نخواهد بود.
در این حالت معمولا نیاز به اضافه کردن یک کاراکتر جدا کننده در فیلد کد حساب میباشد و از یک کاراکتر دیگر برای مشخص کردن سرفصلهای اصلی حساب استفاده شود.
این یک راهکار معتبر است، ولی شما نیاز به راهکاری قابل استفاده تر در گزارشات دارید.
انتخاب نوع حساب
آیا شما نیاز به حسابی دارید که در انتهای دوره، مانده آن صفر میگردد و یا حسابی که مانده آن حفظ و به ابتدای دوره بعد منتقل خواهد شد؟ برای تعیین این خصوصیت سرفصل حساب یکی از دو حالت ترازنامهای یا سود وزیانی انتخاب میگردد. حسابهای آماری با توجه به عدم ارائه در صورتهای مالی میتوانند یکی از دو حالت ترازنامهای و یا سود و زیانی را داشته باشند. هرچند ترازنامهای بودن این حسابها متداول شده است.
این حسابها، دارای یک طرف حساب مقابل میباشند و لازم است نوع سرفصل حساب با نوع طرف حسابش یکسان باشد.
چگونگی انجام تنظیمات حسابهای آماری
تنظیمات حسابهای آماری داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی در آدرس ذیل میباشد:
General ledger \ Chart of Accounts \ Main Account
تنظیمات حسابهای آماری
نوع حساب اصلی
ترازنامهای ( اگر مانده حساب در پایان دوره و بستن صفر نمیشود و منتقل میگردد)
سود و زیانی ( اگر مانده حساب در پایان دوره مالی صفر میشود)
طبقه بندی حساب اصلی
دسته بندی از نوع آماری
حساب مقابل (Offset account)
وارد کردن طرف حساب و حساب مقابل که برای این حساب آماری ایجاد شده است.
تنظیمات حساب مقابل
هر حساب آماری نیاز به یک حساب مقابل دارد که در فیلد Offset account آن حساب وارد میشود. بنابراین در هنگام ثبت ژورنال برای سرفصل حساب آماری این حساب مقابل بصورت اتوماتیک در ژورنال وارد میگردد.
با فیکس شدن سرفصل مقابل میتوانید مطمئن شوید که مانده حساب آماری در مجموع صفر میباشد و اثری روز تراز شما نخواهد داشت.
نوع حساب مقابل (Offset account)
نوع حساب مشابه حساب اصلی میباشد.
ترازنامهای برای حسابهای که مانده آنها در پایان دوره مالی ذخیره میگردد و با حفظ ماهیت به ابتدای دوره بعد منتقل میگردد.
نوع سود وزیانی که در پایان سال مانده آنها صفر خواهد شد.
طبقه بندی حساب متقابل
این حساب نیز دارای نوع Statistical میباشد.
حساب مقابل(Offset account)
در قسمت Offset account سرفصل حساب مربوطه وارد شده است.
ساختار کدینگ حسابداری
بعد از تعریف حسابهای آماری از اضافه کردن آن به ساختار کدینگ اطمینان حاصل نمایید.
نکته : با توجه به محل استفاده از این سرفصل میتوانید نسبت به ماهیت بدهکار و بستانکار کردن آن در هنگام تعریف آنها اقدام نمایید.
بسیاری از سازمان ها در هنگام راهاندازی ایآرپی (ERP) در معرض پیامدهای منفی و ریسکپذیر برای پروژه هستند. خبر خوب این است که بیشتر این اختلالات از خود سازمان میباشد و البته می توان با استراتژی های مدیریت ریسک درصد رخداد آن را کاهش داد.
همانطور که به زمان راهاندازی ایآرپی نزدیک میشوید، پنج نشانه ی مشخص وجود دارد که نشان دهنده آمادگی سازمان شما برای این تغییر است، و البته بعضی از آنها می توانند به صورت موثری به عنوان بخشی از ارزیابی آمادگی ایآرپی و تصمیم گیری بر پیادهسازی آن در نظر گرفته شوند:
کاربران تمام فرآیندها و قابلیت های ایآرپی جدید را پذیرفته اند. اگر کاربران کلیدی و ذینفعان هنوز به طور کامل سیستم را بررسی و تایید نکردهاند، احتمالا آنها برای تغییرات تاثیر گذار برروند کارشان آماده نیستند. همانطور که مهم است، نیازهای فنی نرمافزار دیده شود، لازم است فرآیندهای کسب و کار و تنظیمات سیستم که تاکنون توسط کاربران کلیدی پایه پذیرفته نشده اند نیز بررسی گردد . بنابراین تایید کاربران کلیدی یکی از مراحل اساسی تا قبل از راهانداری میباشد.
کارکنان فرآیندهای کسب و کار را در سیستم جدید درک کنند. کارکنان لازم است بدانند که در سیستم جدید چگونه تراکنشهای خود را انجام خواهند داد. البته از آن مهمتر درک کامل چگونگی پیادهسازی فرآیندهای کسب و کار در سیستم جدید خواهد بود. علاوه بر این، نیاز است کاربران و کارکنان با نقش و مسئولیت خود در پیشبرد فرایند در سیستم ایآرپی آشنا باشند. در صورت توسعه ندادن این مراحل پیادهسازی و تغییر سیستم در سازمان امکانپذیر نخواهد بود.
کارکنان نحوه کار با سیستم جدید را بدانند. حتا بهترین ایآرپی ها در صورت عدم آشنایی کاربر با نحوه استفاده از آن، ناکارآمد خواهد بود. همه جزییات کار با سیستم لازم است به کاربر آموزش داده شود. با این حال، اکثر آموزشهای پایه ای که توسط سرویس دهندگان ایآرپی انجام میگردد بطور محسوسی ناکافی میباشد. در عوض، آموزش ایآرپی باید سفارشی شود تا نشان دهد که فرایندهای کسب و کار و گردش کار سازمان در آن چگونه پیادهسازی شده است. در برنامهریزی راهاندازی ایآرپی شرکت لازم است از کافی و موثر بودن آموزشهای ارائه شده اطمینان حاصل شود تا موفقیت آن تضمین گردد.
داشتن یک طرح جامع . امیدواری به اینکه شما و تیمتان کلیه عملیاتهای انسانی را در برنامه جامع خود دیده باشید، تا مطمئن شوید پیاده سازی ایآرپی موفقیتآمیز است. اینکه فکر میکنید آماده هستید مهم نیست، مهم این است که این برنامه موثر و جامع با درنظر گرفتن کلیه حوادث و اتفاقهای پیشبینی نشده تکمیل گردد. اگر در مرحله B هستید برنامه چیست ؟ اگر سیستم در روز اول کار نکند چه کار لازم است انجام شود؟ اگر نتوانید کالاها را حمل کنید ؟ یا اینکه امکان بستن دفاتر نباشد ؟ به عبارت دیگر، مطمئن شوید که با ایجاد یک نوع «سیاست بیمه کردن»، میزان ریسک را در سازمان کاهش داده اید، و خود را برای اتفاقات غیر منتظره و برنامهریزی نشده آماده کردهاید.
پشتیبانی کافی در محل داشته باشد. مهم نیست که سازمان شما چقدر ساده است و یا آن را چقدر برای این تغییر آماده کرده اید، سازمان و کارکنان به ندرت با سیستم جدید سازگار می شوند. آنها برای یکپارچه شدن به یک بازه چند روزه تا چند هفته نیاز خواهند داشت، برخی کندتر و برخی سریعتر. بنابراین، مهم است که اطمینان حاصل شود که شما به اندازه کافی پشتیبانی محلی برای کمک به کارکنان به منظور رفع چالش های غیرقابل گریز انجام میدهید. و البته در این بازه اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی و ذینفعان در دسترس هستند تا سوالات و نگرانی های احتمالی را سریعا پاسخگو باشند.
نتیجه
اگر شما این پنج نکته را مورد توجه قرار دهید، گامی مهم به منظور کاهش ریسکهای راه اندازی ایآرپی برداشته اید. شما هرگز نمیتوانید ۱۰۰٪ مطمئن باشید که در طول راه مشکلات غیر منتظره دیگری پیش نخواهد آمد، اما با پیش بینی و رعایت این موارد احتمال بروز مشکلات را بصورت محسوسی کاهش خواهید داد.
ثبت پیشپرداخت فروشندگان در فرایند تدارکات بسیار معمول است و در چنین سناریویی یک سازمان باید بتواند سفارش خرید و پیشپرداخت خود را ردیابی و پیگیری کند. طی این مقاله در مورد اضافه کردن یک پبشپرداخت به سفارش خرید با استفاده از جاب نوشته شده با کدهای X++ در مایکروسافت دینامیک ۳۶۵ خواهیم پرداخت. لطفا تصاویر زیر دنبال کنید.
صفحه پیشپرداخت:
کد اصلی جاب، که طی دو تصویر نمایش داده شده است:
تصویر ۱.۱ :
توضیح کد منبع :
گرفتن سفارش خرید
Initialize purchprepaytable buffer
Set values
برای مثال ما از یک پیشپرداخت نوع درصدی استفاده میکنیم.
تصویر ۱.۲:
توضیحات کد منبع:
با استفاده از کلاس PurchTotals جمع مبلغ سفارش خرید استخراج میگردد
محاسبه مجدد مبلغ سفارش خرید با استفاده از فراخوانی متد Calc()
اجرای محاسبه برای بررسی محدودیتها و اعمال فیلدهای موجود در پیشپرداخت
امروزه با راه اندازی مایکروسافت داینامیکس ای ایکس، نقطه عطفی بزرگ برای راهکارهای–ای آر پی- در سطح جهانی و کاملا برمبنای مایکروسافت Azure فراهم شده است.
این سیستم ابر دسترسی چابک جهانی و عامل مورد نیاز برای سرعت بخشیدن و ارتقای کسب و کار را فراهم می کند.
با نسخه اخیر، در حال حاضر سازمانها میتوانند کسب و کار خود را به طور کامل در ابر مایکروسافت – بهره وری با افیس ۳۶۵، تجزیه و تحلیل کسب و کار با دشبورد بی ای و کورتانا آنالیز سوؤیت، تعامل با مشتری با مایکروسافت سی آر ام و کلیه عملیات تجاری با مایکروسافت ای ایکس، اجرا نمایند.
این مجموعه ای کامل از راهکارها، چیزی است که مایکروسافت به صورت انحصاری به بازار ارایه کرده و دیدن اینکه چگونه مشتریان می توانند از آنها بهره مند شوند، من را هیجان زده کند.
مفهوم تامین کننده در سیستم مایکروسافت داینامیکس ای ایکس شامل تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی ارایه دهنده کالا و یا خدمات به شرکت می باشد. به عنوان مثال می توان به فروشندگان کالا، پیمانکاران و نهاد هایی مانند اداره مالیات اشاره نمود.
در این مستند تعریف تامین کننده (Vendor) و مفاهیم مربوط به آن در مایکروسافت داینامیکس ای ایکس (Microsoft Dynamics AX) به صورت گام به گام آموزش داده شده است.
بخش مدیریت نقدی و بانکی (ماژول Cash and Bank)، امکان تعریف دسته چک برای حساب های ایجاد شده را برای کاربران فراهم می کند.
در این مستند نحوه تعریف چک، تعریف دسته چک برای یک شماره حساب بانکی، تعریف قالب چک و چاپ آن در مایکروسافت داینامیکس ای ایکس (Microsoft Dynamics AX) به صورت گام به گام آموزش داده شده است.
امکان تحویل مستقیم (direct delivery) در AX 2012 و D365 در دسترس است. این امکان ساده برای مدیریت تحویل های مستقیم، به شما کمک می کند تا حجم کاری مربوط را به خوبی مدیریت نمایید.
شما دو گزینه برای کار با اقلامی که به طور مستقیم تحویل داده شده اند دارید.
راه اول تنظیم آیتم برای تحویل مستقیم از طریق تنظیم گزینه های فروشنده و تحویل مستقیم می باشد. در این روش سیستم به طور خودکار سفارش خرید را هنگامی که خط سفارش فروش ذخیره می شود ایجاد می کند.
حال پنجره محصول نمایان می شود که این مورد در سطح شرکت کنترل می شود.
در اینجا می توانید مشاهده نمایید که سفارش خرید به صورت خودکار ایجاد شده است.
راه دوم استفاده از دکمه تحویل مستقیم در نوار فروش در بخش سفارش فروش است. هنگامی که از این گزینه استفاده می کنید، می توانید اقلامی را که ذخیره و یا به طور مستقیم تحویل داده شده اند را مدیریت نمایید. باکس مربوط به هر خط را برای تحویل مستقیم علامت بزنید و سپس روی OK کلیک کنید.
در این مرحله شما اطلاعیه ای مشابه ایجاد سفارش خرید دریافت خواهید کرد.
Procurement and sourcing > journals> Direct delivery processing
تایید
پنجره تأیید تمام سفارش های خرید تحویل مستقیم را که منتظر پردازش هستند به شما نشان می دهد. در اینجا می توانید به بررسی و تایید تحویل و قیمت بپردازید. با کلیک بر روی تأیید سفارش خرید، سفارش خرید به پنجره بعدی منتقل می شود.
اقلام تحویل داده شده
در اینجا شما می توانید تایید نهایی ارسال سفارش را بدون نیاز به مرتب کردن دیگر سفارشات خرید در سیستم دریافت کنید.
دو گزینه برای رسید تحویل سفارش خرید وجود دارد: رسید جزئی و رسید کامل.
رسید جزئی:
در رسید جزئی، پنجره برای رسید های PO باز شده و شما باید Packing Slip را پر کرده و مقدار دریافتی را به روز کنید.
رسید کامل:
اگر از رسید کامل استفاده نمایید، این روند ۱۰۰٪ خودکار است و سیستم خود یک شماره Packing Slip تولید می کند.
با تمام این توابع و قابلیت ها، مدیریت تحویل مستقیم بسیار آسان تر شده است.
در این مطلب، در مورد انواع سفارش خرید در Dynamics AX بحث خواهیم کرد. این موضوع موردی بسیار آسان و در عین حال برای کسی که در زمینه سفارش خرید در Dynamics AX کار می کند بسیار مفید می باشد.
شما می توانید یک گزینه پیش فرض برای نوع خرید در AX تنظیم کنید تا زمانی که یک سفارش خرید جدید ایجاد می کنید، سیستم به طور خودکار آن گزینه را در قسمت «نوع خرید» در نظر بگیرد. به طور معمول مقدار پیش فرض برای نوع خرید “سفارش خرید” می باشد.
مسیر دستیابی:
Procurement and sourcing parameter –>General –> Default values –> Purchase type
در ادامه هر نوع سفارش خرید را به تفصیل شرح می دهیم:
۱- دفتر روزنامه (ژورنال): از این مورد به عنوان “پیش نویس” استفاده می شود. هنگامی که شما می خواهید سفارش خرید را ایجاد کنید اما نمی خواهید آن را پردازش کنید، هنگام ایجاد یک سفارش خرید از این نوع سفارش استفاده می شود و در هنگام ایجاد می توانید نوع خرید را به عنوان “ژورنال” انتخاب نمایید. تمام اعلان ها (تایید، لیست رسید، رسید محصول و صورتحساب) در این مورد غیرفعال می شوند و تنها پس از تغییر نوع خرید از ژورنال به سفارش خرید فعال شوند. بنابراین از آنجایی که این سفارشات اجرا نمی شوند، بر موجودی انبار تاثیری ندارند و سند معامله ای در خصوص دارایی ها تولید نمی شود.
۲- سفارش خرید: این مورد زمانی استفاده می شود که شما می خواهید سفارش با فروشنده را در AX ثبت کنید و قصد دارید آن را در زمان دیگری پردازش کنید.
هنگامی که سفارش خرید با نوع «سفارش خرید» ایجاد می شود، اعلان ها پس از ارسال تأیید سفارش خرید (لیست دریافت، رسید محصول، صورتحساب) فعال خواهند شد.
در این مورد، فرآیند از ایجاد تا فاکتور انحام می گیرد. پس از ارسال فاکتور برای سفارش (تحویل کامل)، وضعیت سفارش به “Invoiced” تغییر می کند.
۳-سفارش بازگشت: هنگام بازگشت کالا به فروشنده به دلیل برخی مسایل مانند کالاهای آسیب دیده، تاخیر در تحویل و غیره، سفارش خرید با نوع «سفارش بازگشتی» ایجاد می شود تا روند بازگشت به فروشنده تسهیل شود. هنگامی که سفارش خرید را با نوع «سفارش بازگشتی» ایجاد می کنید، مقدار اقلام در خط خرید باید منفی باشد چون کالاها به فروشنده باز گردانده می شوند. هنگامی که سفارش خرید با نوع «سفارش بازگشتی» ایجاد می شود، اعلان ها پس از ارسال تأیید سفارش خرید (رسید محصول، صورتحساب) فعال خواهند شد.