بسیاری از سازمان ها در هنگام راه‌اندازی ای‌آرپی (ERP) در معرض پیامدهای منفی و ریسک‌پذیر برای پروژه هستند. خبر خوب این است که بیشتر این اختلالات از خود سازمان می‌باشد و البته می توان با استراتژی های مدیریت ریسک درصد رخداد آن را کاهش داد.
همانطور که به زمان راه‌اندازی ای‌آرپی نزدیک می‌شوید، پنج نشانه ی مشخص وجود دارد که نشان دهنده آمادگی سازمان شما برای این تغییر است، و البته بعضی از آنها می توانند به صورت موثری به عنوان بخشی از ارزیابی آمادگی ای‌آرپی و تصمیم گیری بر پیاده‌سازی آن در نظر گرفته شوند:
- کاربران تمام فرآیندها و قابلیت های ای‌آرپی جدید را پذیرفته اند. اگر کاربران کلیدی و ذینفعان هنوز به طور کامل سیستم را بررسی و تایید نکرده‌اند، احتمالا آنها برای تغییرات تاثیر گذار برروند کارشان آماده نیستند. همانطور که مهم است، نیازهای فنی نرم‌افزار دیده شود، لازم است فرآیندهای کسب و کار و تنظیمات سیستم که تاکنون توسط کاربران کلیدی پایه پذیرفته نشده اند نیز بررسی گردد . بنابراین تایید کاربران کلیدی یکی از مراحل اساسی تا قبل از راه‌انداری می‌باشد.
- کارکنان فرآیندهای کسب و کار را در سیستم جدید درک کنند. کارکنان لازم است بدانند که در سیستم جدید چگونه تراکنشهای خود را انجام خواهند داد. البته از آن مهمتر درک کامل چگونگی پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سیستم جدید خواهد بود. علاوه بر این، نیاز است کاربران و کارکنان با نقش و مسئولیت خود در پیشبرد فرایند در سیستم ای‌آرپی آشنا باشند. در صورت توسعه ندادن این مراحل پیاده‌سازی و تغییر سیستم در سازمان امکانپذیر نخواهد بود.
- کارکنان نحوه کار با سیستم جدید را بدانند. حتا بهترین ای‌آرپی ها در صورت عدم آشنایی کاربر با نحوه استفاده از آن، ناکارآمد خواهد بود. همه جزییات کار با سیستم لازم است به کاربر آموزش داده شود. با این حال، اکثر آموزشهای پایه ای که توسط سرویس دهندگان ای‌آرپی انجام می‌گردد بطور محسوسی ناکافی می‌باشد. در عوض، آموزش ای‌آرپی باید سفارشی شود تا نشان دهد که فرایندهای کسب و کار و گردش کار سازمان در آن چگونه پیاده‌سازی شده است. در برنامه‌ریزی راه‌اندازی ای‌آرپی شرکت لازم است از کافی و موثر بودن آموزشهای ارائه شده اطمینان حاصل شود تا موفقیت آن تضمین گردد.
- داشتن یک طرح جامع . امیدواری به اینکه شما و تیمتان کلیه عملیاتهای انسانی را در برنامه جامع خود دیده باشید، تا مطمئن شوید پیاده سازی ای‌آرپی موفقیت‌آمیز است. اینکه فکر می‌کنید آماده هستید مهم نیست، مهم این است که این برنامه موثر و جامع با درنظر گرفتن کلیه حوادث و اتفاقهای پیش‌بینی نشده تکمیل گردد. اگر در مرحله B هستید برنامه چیست ؟ اگر سیستم در روز اول کار نکند چه کار لازم است انجام شود؟ اگر نتوانید کالاها را حمل کنید ؟ یا اینکه امکان بستن دفاتر نباشد ؟ به عبارت دیگر، مطمئن شوید که با ایجاد یک نوع «سیاست بیمه کردن»، میزان ریسک را در سازمان کاهش داده اید، و خود را برای اتفاقات غیر منتظره و برنامه‌ریزی نشده آماده کرده‌اید.
- پشتیبانی کافی در محل داشته باشد. مهم نیست که سازمان شما چقدر ساده است و یا آن را چقدر برای این تغییر آماده کرده اید، سازمان و کارکنان به ندرت با سیستم جدید سازگار می شوند. آنها برای یکپارچه شدن به یک بازه چند روزه تا چند هفته نیاز خواهند داشت، برخی کندتر و برخی سریعتر. بنابراین، مهم است که اطمینان حاصل شود که شما به اندازه کافی پشتیبانی محلی برای کمک به کارکنان به منظور رفع چالش های غیرقابل گریز انجام می‌دهید. و البته در این بازه اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی و ذینفعان در دسترس هستند تا سوالات و نگرانی های احتمالی را سریعا پاسخگو باشند.
نتیجه
اگر شما این پنج نکته را مورد توجه قرار دهید، گامی مهم به منظور کاهش ریسکهای راه اندازی ای‌آرپی برداشته اید. شما هرگز نمیتوانید ۱۰۰٪ مطمئن باشید که در طول راه مشکلات غیر منتظره دیگری پیش نخواهد آمد، اما با پیش بینی و رعایت این موارد احتمال بروز مشکلات را بصورت محسوسی کاهش خواهید داد.
برگردانی از مقاله :