ماژولهای مایکروسافت داینامیکس کدام است و کاربرد آنها چه میباشد؟ طی این سری از پستها سعی بر آن خواهد شد تا بصورت فشرده با ماژولهای مایکروسافت داینامیکس آشنا شده و اطلاعات کلی در مورد کارآیی هر کدام بدست آورید. در ادامه با اولین ماجول آن حسابداری پرداخت (Accounts payable) آشنا خواهید شد.
در این ماجول می توانید فاکتورهای فروشنده را به صورت دستی وارد کنید یا آنها را از طریق الکترونیکی ثبت نمایید. پس از اینکه فاکتورها وارد یا دریافت می شوند، می توانید نسبت به بررسی و تایید آنها با استفاده از گزینه invoice approval journal یا صفحه Vendor invoice اقدام نمایید. همچنین از گزینههای تطابق فاکتور، تعریف شرط و خط مشی برای فاکتورهای فروشنده، تعریف گردش کار (Workflow) اتوماتیک به منظور بهینه سازی روند کار استفاده نمایید. در این حالت فاکتورهایی که معیارهای مشخصی را دارا میباشند بصورت اتوماتیک تایید خواهند شد و صورتحسابهای باقیمانده به منظور بررسی به کاربر یا کاربرهای مجاز ارجاع داده خواهد شد.
زبان در چندین محل از داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل انتخاب است و میتوانید این تنظیمات را در هر دو نسخه آن، Business و Enterprise Edition و پیکربندی نمایید.
زبان سیستم (System language)
تنظیمات زبان سیستم در بخش پارامترهای سیستم میباشد. درخصوص زبان سیستم اطلاعات کامل و قابل استنادی در دسترس نمیباشد. مایکروسافت نیز در سایت docs.microsoft.com توضیحی در اینخصوص نمیدهد. البته با یک جستجوی گوگل شاید بتوان مقالههای محدودی مرتبط با آن پیدا کرد.
در تصویر ذیل محل دسترسی به زبان نمایش داده شده است.
در صورتیکه ادمین سیستم نسبت به تغییر آن اقدام کند، داینامیکس ۳۶۵ برای هر آیتمی که ترجمهای معادلی پیدا نکند پیغامی مشابه آنچه در ذیل مشاهده مینمایید را نشان میدهد.
ادمین سیستم میتواند از اعمال تغییرات خودداری کند یا اینکه پیامها را نادیده گرفته و با انتخاب Yes نسبت به تغییر زبان اقدام کند.
زبان شرکت (Legal entity language)
هر شرکت تعریف شده دارای یک زبان پیشفرض است، وارد شدن اطلاعات در این فیلد الزامی نمیباشد. این فیلد در آدرس ذیل تنظیم میگردد.
زبان مشتری و تامین کننده (Customer and vendor language)
بصورت پیش فرض درزمان ایجاد یک مشتری و یا تامین کننده، زبان آن از زبان تعریف شده برای شرکت به ارث برده میشود. البته فیلد زبان برای مشتری و تامینکننده یک فیلد اجباری نیست ولی لازم است قبل از تهیه یک مستند خروجی مانند صورتحساب، فاکتور یا موارد مشابه، تعریف شود.
داینامیکس
۳۶۵ از این زبان برای تهیه نوع زبان در مستندات ارائه ای و چاپی استفاده میکند.
در ادامه با چهار زبان متفاوت نحوه نمایش فیلد مالیات در چاپ Free text invoice توضیح داده شده است.
زبان en-us
با این زبان برای فیلد مالیات از تیتر Sales tax در چاپ فاکتور استفاده میشود.
“Value-added tax = “Sales tax
زبان en-gb
با انتخاب این زبان، تیتر VAT در چاپ در قسمت مالیات نمایش داده شده است.
“Value-added tax = “VAT
زبان en-sg
برای
این زبان تیتر مالیات با مقدار GST در چاپ تکمیل
خواهد شد.
“Value-added tax = “GST
زبان da
و در این زبان Moms در چاپ برای فیلد مالیات نمایش داده خواهد شد.
“Value-added tax = “Moms
زبان کاربر(User language)
ادمین
سیستم برای همه کاربران و یا بصورت موردی هر کاربر میتواند برای خود زبان کاربریش
را تغییر دهد. این تنظیمات در آدرس ذیل انجام میگردد.
Gear menu > Options
در صفحه باز شده در fast تب Preference میتوان نسبت
به انجام این تغییر اقدام نمود
بعد از انجام تغییرات بعضی از ماجولها مطابق با زبان انتخاب شده نام و لیبلهای با زبان جدید را نشان خواهند داد. البته لازم به ذکر است در حال حاضر زبان فارسی در این لیست موجود نمیباشد .
ماجولها (Modules)
تغییر زبان منجر به تغییر نام ماجولها نیز میگردد. به طور مثال با تغییر زبان از en-us به en-gb ، نام ماجول Accounts payable به ماجول Purchase ledger و همچنین ماجول Accounts receivable به Sales ledger تغییر نام یافته است.
که بعد از اعمال تغییرات بصورت ذیل است.
منو آیتم
(Menu items)
با تغییر زبان امکان تغییر در منو آیتمها را نیز در بر میگیرد. بطور نمونه با تغییر زبان کاربر از en-we به en-gb در بخش مالیات منو آیتم Sales tax به VAT و منو آیتم TAX exempt یا همان معافیت مالیاتی به VAT numbers تغییر مییابد.
و بعد از انجام
تغییرات بصورت ذیل میگردد:
پیشنهادات
پیادهسازی داینامیکس ۳۶۵ در شرکتی که دارای زیرمجموعه هایی در کشورهای مختلف در سرتاسر جهان میباشد، مستلزم به نیازسنجی درخصوص چگونگی استفاده امکان زبان در سیستم میباشد. در اینخصوص پیشنهاداتی به منظور استفاده بهینه از این ابزار حضورتان ارائه میگردد:
همه کاربران از زبانی واحد و هماهنگ استفاده کنند.
امکان تغییر زبان کاربران غیر فعال شود.
استفاده از یک زبان واحد، پشتیبانی سادهتری خواهد داشت .
زبان رایج و غالب در داینامیکس ۳۶۵ زبان انگلیسی است و البته نه ورژن از زبان انگلیسی در این سیستم حمایت میشود.
با توجه به اینکه حجم بالایی از مستندات، ویدیوها و پستها به زبان انگلیسی en-us میباشد، شاید بهترین گزینه نیز همین زیان باشد.
در پایان خاطر نشان میکنم که کاربران در ابتدای راهاندازی تمایل زیادی به استفاده از زبانی را دارند که بر آن مسلط هستند و لذا در برابر پذیرش زبان جدید مقاومت میکنند. ولی تجربه نشان داده است که این بازه سردرگمی کوتاه مدت خواهد بود. کاربر خیلی سریع نسبت به معادلسازی زبان جدید با زبانی که بر آن مسلط است اقدام خواهد کرد. 🙂
میانبرها یا Shortcut key ازجمله امکاناتی میباشند که استفاده از یک نرم افزار را سادهتر و سریعتر میکند. البته با توجه به تنوع عملیات و گستره کاری امکان به یاد داشتن همه آنها میسر نمیباشد و لازم است کاربر به لیست آنها با توجه به عملیات جاری دسترسی داشته باشد.
قبل از PU12:
تا قبل از بروزرسانی پلت فرم ۱۲ (PU 12) در نوامبر ۲۰۱۷ ، کلیدهای میانبر مختص عملیات و منو آیتمها را، با نگه داشتن موس بر روی آنها و یا جستجو کردن در اینترنت، میتوان یافت. از جمله لینکهای قابل استفاده برای این منظور ، آدرس ذیل است که لیست کاملی از میانبرها را شامل میگردد. طی نوشتاری در همین سایت نیز به آن پرداخته شده است.
البته مواردی نیازمند بررسی نیز وجود داشت. بطور مثال داینامیکس ۳۶۵ به کاربران اعلام داشت که (/+Ctrl) میانبری برای جستجو و (‘+Ctrl) میانبری برای جستجو در عملیاتهای اجرایی یا Performan Action فرمها مانند فرم مشتری و یا سایر فرمهای مشابه که دارای عملیات است، میباشد.
مادامی که میانبر (‘+Ctrl) را به منظور جستجوی عملیاتهای اجرایی انتخاب میشود ولی موردی برای نمایش موجود نباشد، کاربر به فیلد جستجو ارجاع داده میشود. یکی دیگر از موارد اثر گذار در میانبرها، قالب صفحه کلید مورد استفاده است. داینامیکس ۳۶۵ از قالب United States Keyboard استفاده میکند.
با توجه به محدودیت قالب مورد استفاده در صفحه کلید، داینامیکس نسبت به جایگزینی تعدادی از کلیدهای میانبر اقدام کرده است. بطور نمونه میانبر(Alt+Q) که در مستندات مایکروسافت نیز اعلام شده است و محل استفاده آن جستجوی عملیات میباشد و با میانبر اعلام شده قبلی همپوشانی دارد. البته این همپوشانیها میتواند باعث سردرگمی کاربر و در نتیجه کاهش استفاده از آن گردد.
بروزسانی PU12:
با انتشار پلت فرم ۱۲ در نوامبر ۲۰۱۷ تغییراتی در کلیدهای میانبر داده شده است. در مهمترین تغییر یافتن کلیدهای میانبر در یک فرم آسانتر شده است.
مایکروسافت این بهبود را بشرح ذیل توضیح میدهد: با این بروزرسانی، میانبرهای موجود هر فرم را میتوانید به طور مستقیم در آن فرم پیدا کنید. بر روی کنترل مورد نظر راست کلیک کنید و به سادگی گزینه مشاهده میانبر را انتخاب کنید. با این عمل یک صفحه محاورهای برای شما باز خواهد شد که لیست کل میانبرهای قابل استفاده در صفحه را به شما نشان خواهد داد.
البته طی این بروزسانی مشکلاتی مشابه آنچه که در بخش اول توضیح داده شده، رفع نشده است و همچنان در صورت عدم وجود عملیاتی در فرم جاری، کاربر به فیلد جستجوی ارجاع داده خواهد شد و مشکل مپوشانی و تعریف دو میانبر برای یک منظور نیز رفع نگردیده است.
اما با این بروز رسانی اطلاعات صحیح در خصوص میانبرها با راست کلیک کردن بر روی فرم و انتخاب گزینه “View shortcuts” وجود دارد.
این انتخاب یک صفحه جدید را باز میکند که شامل اطلاعات میانبر میباشد. از آن جمله میانبرهای (Alt+G) و (Alt+Q).
و زمانی که گزینه “View all product shortcuts” را انتخاب کنید بصورت مستقیم به صفحه میانبرهای مایکروسافت در سایت docs.microsoft ارجاع داده خواهید شد.
در پایان امیدواریم که امکان “Available keyboard shortcuts” منتشر شده طی بروزرسانی PU12 کمکی به کاربران برای استفاده بیشتر از صفحه کلیک و کلیک کردن کمتر با موس باشد.
همانطور که انتظار میرود کلیدهای میانبر در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل استفاده میباشند و استفاده از این امکان، رابط کاربری آسانتری برای کاربر فراهم میآورد.
نکته : کلیدهای میانبر شرح داده شده در این قسمت مطابق با صفحه کلید استاندارد ایالات متحده آمریکا میباشد. کلیدهای میانبر با استاندارهای سایر کشورها امکان عدم تطابق موردی با این لیست را خواهد داشت.
پیدا کردن کلید میانبر
از به روز رسانی پلت فرم ۱۱، کاربران می توانند کلید های میانبر نسخه در حال استفاده را، به طور مستقیم از رابط کاربری استخراج نمایند. برای این منظور با کلیک راست بر روی یک کنترل و انتخاب گزینه مشاهده میانبرها (View shortcuts) به سادگی میتوان میانبر آن گزینه را کشف کرد. این گزینه یک فرم محاورهای را نمایش میدهد و مشخص میکند در صفحه فعال چه میانبری برای آن گزینه تعریف شده است.
در ادامه این میانبرها بصورت لیستی ارائه شده است. به منظور مفهوم بودن عملیات، لیست آنها ترجمه نشده است. در صورت نیاز به توضیحات موردی با ما در ارتباط باشید.
Action shortcuts
To do this
Press
Open action search
Ctrl+’ or Alt+Q
Move to the standard Action Pane
Alt+M,A or Ctrl+F6
Open a tab on the Action Pane or a menu
Enter or Space or Alt+Down arrow
Move to next/previous option in a menu
Down arrow / Up arrow
Close a tab on the Action Pane or a menu
Esc
Simulate a right-click
Shift+F10
Open the Finance and Operations context menu
Ctrl+F10
Execute the default button on a form/dialog box
Alt+Enter
Click a button or tile
Enter or Space
View refresh information for a count tile
Alt+Up arrow
View currently available shortcuts
Alt+Shift+K
Date picker shortcuts
To do this
Press
Open the date picker
Alt+Down arrow
Move between dates in the date picker
Ctrl+Arrow keys
Move to the next/previous month
Page down / Page up
Move to the next/previous year
Ctrl+Shift+Page down / Ctrl+Shift+Page up
Move to today
Ctrl+Home
Pick today’s date
T
Clear the selected date
C
Pick Never (or the max date)
N
FactBox shortcuts
To do this
Press
Open the FactBox pane (or move focus to the FactBox pane if it is already open)
Alt+M,B or Ctrl+F2
Close the FactBox pane (with focus in the FactBox pane)
Esc
Move to the next/previous FactBox (with focus in the FactBox pane)
Alt+Shift+Down arrow / Alt+Shift+Up arrow
Move to the <n>th FactBox (with focus in the FactBox pane)
Alt+<n> (<n> = 1-9)
Expand a FactBox (with focus on the FactBox header)
Space or Enter
Collapse the current FactBox
Alt+0
Filtering shortcuts
To do this
Press
Open grid filtering for the current column
Ctrl+G
Close grid filtering for the current column
Esc
Open the Filter pane (or switch focus between the Filter pane and the main form if the Filter pane is already open)
Alt+M,F or Ctrl+F3
Close the Filter pane (with focus in the Filter pane)
Esc
Open advanced filtering/sort
Ctrl+Shift+F3
Form shortcuts
To do this
Press
Create a new record
Alt+N
Delete a record
Alt+Del or Alt+F9
Save record
Alt+S or Ctrl+S
Revert (restore)
Ctrl+Shift+F5
Data refresh
Shift+F5
Move to the visible first field on the form
Alt+Shift+F
Toggle edit mode
F2
Attach a document
Ctrl+Shift+A
Export to Excel
Ctrl+Shift+E
Move to the previous record (outside a grid)
Ctrl+Up arrow
Move to the next record (outside a grid)
Ctrl+Down arrow
Move to the first record (outside a grid)
Ctrl+Home
Move to the last record (outside a grid)
Ctrl+End
Close the form (click Back)
Esc
Close the form with explicit save
Shift+Esc
Close the form discarding any unsaved changes
Alt+Shift+Q
Form navigation shortcuts
To do this
Press
Move to the next/previous field
Tab / Shift+Tab
Move to the next/previous tab
Alt+Shift+Right arrow / Alt+Shift+Left arrow
Move to the <n>th tab
Alt+Shift+<n> (<n> = 1-9)
Move to the next/previous FastTab
Alt+Shift+Down arrow / Alt+Shift+Up arrow
Move to the <n>th FastTab
Alt+<n> (<n> = 1-9)
Move to the next/previous blade (vertical tab)
Alt+Shift+Right arrow / Alt+Shift+Left arrow
Move to the <n>th blade (vertical tab)
Alt+Shift+<n> (<n> = 1-9)
Expand a FastTab (with focus on the FastTab header)
Space or Enter
Collapse the current FastTab
Alt+0
Switch to grid view
Ctrl+Shift+G
Switch to details view
Ctrl+Shift+D
Switch to header view
Ctrl+Shift+H
Switch to lines view
Ctrl+Shift+L
Grid shortcuts
To do this
Press
Move to the next/previous column
Tab / Shift+Tab
Move to the next/previous row
Down arrow / Up arrow
Move to the next/previous row without selecting
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Ctrl+Up arrow / Ctrl+Down arrow
Select/clear the current row
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Ctrl+Space / Ctrl+Click
Add the next/previous row to the selected set
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Shift+Space
Add a range of rows to the selected set
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Shift+Click
Go to the next/previous page of data
Page up / Page down
Create a new row at the bottom of the grid
Down arrow (from the last row)
Select or clear all rows
Ctrl+Shift+M
Move to the first record
Ctrl+Home
Move to the last record
Ctrl+End
Execute the default action in a grid
[!NOTE] This shortcut is enabled when focus is on a cell containing a hyperlink and all cells in that column have hyperlinks.
Enter
Toggle focus between the selected row and the header row
Alt+Shift+H
Make the current column larger/smaller (with focus in the header row)
Right arrow / Left arrow
Open grid filtering for the current column (with focus in the header row)
Enter
Input control shortcuts
To do this
Press
Open the hyperlink
Ctrl+Enter
Enter the session date in a date field
D+Tab
Enter the current date in a date field
T+Tab
Open lookup, combo box, date picker, drop dialog box
Alt+Down arrow
Close lookup, combo box, date picker, drop dialog box
Esc
Move focus into a lookup (when the lookup is already open)
Alt+Down arrow
Open the control’s enhanced preview
Alt+Up arrow
Select text in the current field
Ctrl+A
Enter/leave the text area in an HTML editor control
Alt+Down arrow / Alt+Up arrow
Switch focus between the text area and the toolbar in an HTML editor control
F6
Messaging shortcuts
To do this
Press
Go to the Message Center
Ctrl+Shift+F7
Go to the Message Bar
Ctrl+F7
Navigation shortcuts
To do this
Press
Go to the dashboard
Alt+Shift+Home
Move to the navigation bar
Alt+M,N or Alt+Shift+F1
Move to the company picker
Ctrl+Shift+O
Search for a page
Ctrl+/ or Alt+G
Open the help pane
Ctrl+?
Open the trace parser
Alt+Shift+T
Move to the navigation pane
Alt+F1
Add/remove form as a favorite (with focus on a form in the navigation pane)
Shift+F
Move to the standard Action Pane
Alt+M,A or Ctrl+F6
Move to the Filter pane (which may include opening it)
Alt+M,F or Ctrl+F3
Move focus to the page content (with focus in the Filter pane)
Alt+M,M or Ctrl+F3
Move to the navigation list on Details form (which may include opening it)
Alt+M,S or Ctrl+F8
Move focus to the page content (with focus in the navigation list)
Alt+M,M or Ctrl+F8
Close the navigation list on Details form (with focus in the navigation list)
Esc
Move to the main page content (with focus in another pane)
Alt+M,M
Move to the FactBox pane (which may include opening it)
Alt+M,B or Ctrl+F2
Personalization shortcuts
To do this
Press
Transition the page into personalization mode
Ctrl+Shift+P
Use the Select tool (when in personalization mode)
S
Open the selected control’s quick personalization dialog box (when using the Select tool)
Space or Enter
Use the Move tool (when in personalization mode)
M
Select the current control as the one to move (when using the Move tool and no control has been selected to move yet)
Space or Enter
Clear the control to move (when using the Move tool)
Esc
Move to the next position for the selected control (when using the Move tool)
Tab or Right arrow or Down arrow
Move to the previous position for the selected control (when using the Move tool)
Shift+Tab or Left arrow or Up arrow
Use the Hide tool (when in personalization mode)
H
Switch whether the current control is visible or hidden (when using the Hide tool)
Space or Enter
Use the Skip tool (when in personalization mode)
K
Switch whether the current control is in the tab sequence (when using the Skip tool)
Space or Enter
Use the Edit tool (when in personalization mode)
E
Switch whether the current control is editable or read-only (when using the Edit tool)
Space or Enter
Use the Summary tool (when in personalization mode)
U
Switch whether the current control is a summary field in the current fast tab (when using the Summary tool)
Space or Enter
Use the Add tool (when in personalization mode)
A
Select the control whose container will be used to insert the new fields (when using the Add tool)
Space or Enter
Import a personalization (when in personalization mode)
I
Export a personalization (when in personalization mode)
X
Clear this page’s personalizations (when in personalization mode)
Ctrl+C
Move focus between the personalization toolbar and the page (when in personalization mode)
T
Exit personalization mode (when in personalization mode)
Esc
Segmented entry shortcuts
To do this
Press
Open the drop-down list (when the drop-down list is closed)
Alt+Down arrow
Move focus into the input field for the current segment in the drop-down list (when the drop-down list is already open)
Alt+Down arrow
Close the drop-down list
Alt+Up arrow
Close/open the right portion of the drop-down list
Alt+Left arrow / Alt+Right arrow
Switch between “Show valid” and “Show all” modes
Alt+W
Select the value from drop-down list and move to the next segment
Enter
Move to the next/previous control on the page (when focus is in input control)
Tab / Shift+Tab
Move to the next/previous input field in the flyout (when focus is in the drop-down list)
در داینامیکس ۳۶۵ بهار ۲۰۱۸ مایکروسافت مطلب را با عنوان “One voucher deprecation” مطرح میکند که ترجمه آن بشرح ذیل است :
” برای ژورنالهای مالی (از جمله ژورنال حسابداری، ژورنال دارایی ثابت، ژورنال پرداخت های فروشنده و غیره) قابلیتی وجود دارد که به شما امکان می دهد تا تراکنشهای متفاوت را در یک ژورنال ثبت نمایید. این امکان ” One voucher ” نامیده می شود و البته استفاده از آن منجر به مشکلاتی در خصوص تسویه، محاسبه مالیات، بازپرداخت حساب مربوطه در حسابداری، گزارشات مالی و موارد دیگر میگردد. با توجه به این مسائل، قابلیت One voucher ، منسوخ خواهد شد. اما به دلیل شکافی که در صورت حذف آن ایجاد میشود، این عملکرد به یکباره منسوخ نخواهد شد. بجای آن، از برنامه زیر استفاده خواهیم کرد:
نسخه بهار ۲۰۱۸: این قابلیت بصورت انتخابی به پارامترهای حسابداری اضافه خواهد شد و البته بصورت پیشفرض غیرفعال میگردد. با این وجود، اگر سازمان شما دارای سناریوی وابسته به این قابلیت باشد، میتوانید با استفاده از پارامترها نسبت به فعالسازی آن اقدام نمایید.
در صورتیکه سناریوی کسب و کار به قابلیت One voucher نیاز ندارد، نسبت به فعال شدن آن اقدام نشود. زیرا ما نسبت به رفع خطاهایی که در صورت فعال شدن آن ایجاد شود، اقدامی نخواهیم کرد.
استفاده از One voucher را در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی متوقف نمایید، مگر اینکه بعلت شکافهای عملکردی مجبور به استفاده از آن میباشید.
نسخه پاییز ۲۰۱۸ و بعد از آن : شکافهای عملکردی رفع و تکمیل خواهد شد. بعد از تکمیل این موارد، عملکرد One voucher بصورت دایم و کامل متوقف خواهد شد.
محلهای استفاده از one voucher
گزینه One voucher در موقعیتهای متفاوت مورد استفاده قرار میگیرد:
انتقال ابتدای دورهای که شامل تراکنشهای مشتری و فروشنده میباشد،
انتقال مبلغ از یک فروشنده به فروشنده دیگر،
تسویه تراکنشها بین مشتری و فروشندهای که ذاتا یک شخصیت یا شرکت میباشند(same party ID)
پست دریافتهای مشتریان متفاوت به یک حساب بانکی طی یک تراکنش
مایکروسافت مشکلات و سناریوهای مرتبط با قابلیت one voucher را توضیح میدهد. “شکافهای عملکردی که حذف این امکان ایجاد میکند طی نسخه پاییز ۲۰۱۸ و نسخههای بعد از آن رفع خواهد شد. ”
پارامترهای حسابداری جدید- اجازه ثبت تراکنشهای متفاوت در یک سند
همانطور که ذکر شد در نسخه بهار ۲۰۱۸ گزینه جدیدی در پارامترهای حسابداری وجود دارد، با عنوان
.”Allow multiple transactions within one voucher”
این گزینه در تب Ledger و در قسمت General میباشد و بصورت پیشفرض گزینه “No” میباشد.
در حالتی که که این گزینه No است، یک ژورنال حسابداری ایجاد کردهام و همانطور که مشاهده مینمایید در هر دو قسمت حساب و طرف حساب مقابل گزینه Vendor انتخاب کردهام.
در هنگام تایید کردن ژورنال پیامی به شرح ذیل دریافت میشود :
“There can only be one vendor or customer transaction per voucher”
پس امکان پست کردن این ژورنال وجود ندارد.
به صفحه پارامترهای حسابداری برگشته و گزینه “Allow multiple transactions within one voucher” را با انتخاب گزینه “Yes” فعال میکنم.
وقتی که این گزینه فعال میگردد، پیغام اخطاری نمایش داده میشود و اعلام میشود که مایکروسافت استفاده از این گزینه را پیشنهاد نمیکند. پیغام را نادیده گرفته و گزینه “Yes” را انتخاب میکنم.
و در پایان ژورنال مشابه آنچه که ثبت شده بود، بعد از این تغییر در پارامترهای حسابداری ثبت و پست شد.
ایجاد ژورنال- One voucher number only
در صورت ایجاد یک ژورنال جدید در آدرس
,General ledger > Journal setup > Journal names
می توانید در فیلد “New voucher” از لیست نمایش داده شده، گزینه “One voucher number only” را برای آن نوع ژورنال انتخاب کنید.
مایکروسافت محل استفاده از آن را ثبت یک ژورنال برای سرفصلهای حساب متفاوت و پست آن نیز طی یک سند، اعلام میدارد و همچنین اعلام میکند پشتیبانی از آن ادامه دارد.
نتیجه
مایکروسافت سناریوهای متفاوت و مشکلات مربوط به استفاده از آیتم one voucher را اعلام میکند. شکافهای عملکردی که حذف این آیتم ایجاد میکند طی نسخههای پاییز ۲۰۱۸ و نسخههای بعد از آن مرتفع خواهد شد.
آنچه که مایکروسافت در این خصوص اعلام کرده است در لینک ذیل قابل مشاهده میباشد:
امیدواریم که مایکروسافت همه شکافهای عملکردی مربوط به گزینه “One voucher” را تا قبل حذف آن رفع کند و امکانی برای انتخاب مشتریان و یا فروشندگان متفاوت طی یک سند را فراهم آورد.
گاه لازم میباشد از بین اطلاعات موجود فقط ردیفهایی با مشخصه خاص نمایش داده شود، این نیاز با استفاده از فیلتر کردن رکوردها امکانپذیر میباشد. بطور مثال در تصویر ذیل این قابلیت فیلتر کردن در فرم مالیات نمایش داده شده است، ولی این امکان به راحتی در سایر فرمها نیز قابل استفاده میباشد.
زمانیکه نیاز به رکوردهایی با مشخصه ای خاص میباشد، فرمی باز میشود که در آن امکان فیلتر کردن بر اساس حساب اصلی، تاریخ و … را دارید. امروز و طی این پست با گزینه “Replace the criteria on lookup” آشنا خواهید شد.
جستجو بدون گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در صورتیکه قبلا از فرم فیلتر استفاده شده باشد، در صورت باز کردن مجدد آن، مقدار قبلی وارد شده در فرم نمایش داده میشود. در این مثال مقدار شرط قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، در فرم فیلتر نمایش داده میشود.
با کلیک کردن بر لیست شرط، میتوان مقدار جدیدی را در این لیست وارد نمود.
برای مرحله دوم جستجو، مقدار ۱۱۰۱۳۰ وارد شده است، بعد از این انتخاب، مقدار جدید ۱۱۰۱۳۰، جایگزین مقدار قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، نمیگردد. در این حالت همانطور که در تصویر ذیل مشاهده میشود، لازم است بصورت دستی نسبت به حذف مقدار قبلی اقدام شود.
جستجو با گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در این حالت گزینه “Replace the criteria value on lookup” قبل از تغییر مقدار شرط انتخاب میشود .
حالا حساب دوم برای شرط یعنی مقدار ۱۱۰۱۳۰ از لیست باز شده انتخاب میشود.
با این گزینه دیگر نیازی به پاک کردن دستی گزینه جستجوی قبلی نمیباشد و مقدار جستجوی جدید جایگزین قبلی میشود.
این قابلیت در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ویرایش (PU 8.0 (7.0.4841.35234 موجود میباشد و البته من مشابه آن را در نسخههای قبلی ندیدهام.
در بهروزسانی ۱۱ داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ( اکتبر۲۰۱۷) مایکروسافت امکان جدیدی برای انتقال تنظیمات پایه از یک شرکت به یک یا چند شرکت دیگر را اضافه کرده است. مایکروسافت این امکان را بصورت ذیل توضیح میدهد:
« همانطور که شرکتهای جدید مورد نیاز هستند، کاربران با کپی کردن اطلاعات و تنظیمات پایه از شرکت موجود به این شرکت جدید، قادر به صرفه جویی در وقت و همچنین کاهش خطاهای احتمالی خواهند بود. این امر می تواند به ایجاد طراحی یک قالب طلایی سریع و سازگار برای شرکت منجر گردد.»
برای استفاده از آن در فضای کار مدیریت اطلاعات (Data management) گزینه “Copy into legal entity” را انتخاب نمایید.
ایجاد یک گروه پروژه
برای ایجاد یک ردیف جدید، نسبت به وارد کردن نام و توضیحات جدید از نوع طبقهبندی پروژه اقدام نمایید.
شرکت مقصد
طی این پست گزینه “Copy number sequences” توضیح داده نخواهد شد. یکی از مراحل مهم و اساسی در انتقال بین دو شرکت کپی کردن توالی شمارهها میباشد.
اطلاعات بیشتر در خصوص توالی شمارهها «number sequences» و ارتباط آن با تنظیمات کپی کردن اطلاعات پایه طی پستهای آتی توضیح داده خواهد شد.
در فیلد شرکت مقصد یا “Destination legal entities” میتوان شرکت یا شرکتهای مقصد را از لیست موجود در قسمت “Select existing” انتخاب نمایید.
تنظیمات پایه از شرکت مبداء که در واقع همان شرکتی میباشد که شما در فضای کار مدیریت داده آن بودهاید و شرکت فعال میباشد. همانطور که در تصویر قبل مشاهده میشود، در این مثال شرکت USMF شرکت مبداء میباشد.
اگر هنوز شرکت مقصد ایجاد نشده است، میتوانید با استفاده از گزینه “+Create legal entities” نسبت به ایجاد آن اقدام نمایید. البته ایجاد شرکت جدید از آدرس ذیل نیز امکانپذیر میباشد :
بعد از ایجاد شرکت مقصد جدید، نام آن به لیست شرکت/شرکتهای مقصد اضافه میگردد.
ورودیهای انتخاب شده (Selected entities)
اطلاعات مورد نیاز برای کپی شدن، میتواند به روشهای مختلف انتخاب گردند.
Add entity یکی از روشهای قدیمی برای انتخاب اطلاعات میباشد.
Add multiple راهی سریع برای انتخاب ورودیها میباشد در این حالت فیلترهای متنوعی برای انتخاب وجود دارد.
Add file میتواند زمانی مورد استفاده قرار گیرد که بخشی از اطلاعات و تنظیمات از شرکت مبدا (USMF)منتقل نخواهد شد و فرمت بصورت فایل وارد میگردد.
Add template زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که یک قالب از پیش تعیین شده با اطلاعات مرتبط میباشد. در صورتیکه بطور منظم اطلاعات پایه از شرکت موجود به شرکت جدید منتقل میگردد، پیشنهاد میشود که یک قالب مشخص طراحی گردد و از آن استفاده شود.
بعد از مشخص شدن ورودیها، لازم است ترتیب آنها در صورت نیاز وارد گردد.
کپی کردن در یک شرکت(Copy into legal entity)
بعد از آماده کردن اطلاعات پروژه برای کپی کردن، از منوی بالا گزینه “Copy into legal entity” انتخاب گردد. با اینکار عملیات کپی آغاز میگردد.
برای دیدن نتیجه لازم فرم بهروزرسانی شود.
همانطور که انتظار میرفت بعلت عدم امکان اشتراک توالی شمارههای ژورنال در شرکت USMF، کپی کردن نام ژورنالها همراه با خطا بود. یک راهکار برای حل کردن این مشکل، وارد کردن توالی شماره ژورنالها و نام ژورنالها در دو مرحله جدا میباشد.
نتیجه :
مایکروسافت اعلام کرده است « این قابلیت جدید برای صرفهجویی در زمان و کاهش خطاهای ایجاد شرکت جدید میباشد»
در صورت استفاده از این امکان بصورت یک قالب، میتواند نقش چشمگیری در کاهش زمان داشته باشد. ولی رفع کامل خطاهای آن انجام نشده است. البته این قابلیت بهبود داشته ولی همچنان برای بهتر شدن نیاز به فرصت میباشد.
آخرین به روز رسانی Dynamics 365 for Finance and Operations (با نام قبلی Dynamics 365 for Operations) میزبانی از قابلیت های جدید، تسهیل در انجام وظایف و بازدهی بیشتر برای کاربران را ارایه می دهد. این به روز رسانی با راه اندازی برنامه های مستقل اصلی مانند Dynamics 365 for Talent (شامل برنامه های نیروی انسانی و هسته HR)، داینامیکس ۳۶۵ برای فروش (با LinkedIn Sales Navigator) و داینامیکس ۳۶۵ برای خرده فروشی و نیز بهبودهایی با تمرکز بر مدیریت مالی، یکپارچه سازی تمام سیستم های پشتیبانی در یک پلت فرم با قابلیت های مالی ارتقا یافته، قابلیت های فراوانی را در اختیار کاربران قرار می دهد. شما می توانید بلافاصله از طریق Azure Active Directory به این به روز رسانی دسترسی پیدا کرده و آن را دریافت نمایید.
منظور از حسابهای آماری، حسابهایی میباشد که اطلاعات آماری مانند تعداد، ساعت و یا واحدها را در خود ذخیره میکند و همچنین نیازی به ارائه آن در صورتهای مالی نمیباشد. حسابهای انتظامی و حسابهای کنترلی میتوانند بخشی از این حسابهای آماری باشند ولی حسابهای آماری محدود به این دو نوع گروه نمیباشند و میتوان از دامنه کاری آن استفاده بیشتری نمود.
حسابهای آماری داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی با انعطافپذیری بالای قابل تعریف میباشند و این انعطافپذیری میتواند در تهیه گزارشات بسیار کارآمد و مفید واقع گردد.
تراکنشهای پست شده با استفاده از حسابهای آماری به کاربران اجازه ثبت اطلاعات مورد نیازشان را در گزارشات مالی داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی میدهد. این داده ها میتوانند برای ایجاد گزارشاتی مانند بررسی کارآیی، اندازه گیری بهرهوری یا سایر اطلاعات دیگر که شما ممکن است برای هدفهای مشخصی از گزارش گیری نیاز داشته باشید، مورد استفاده قرار گیرند، و البته میتواند ایجاد گزارشات محاسباتی در مالی را فراهم آورد.
مواردی که لازم است قبل از ایجاد گزراشات آماری در نظر بگیرید
مایکروسافت پیشنهاد میدهد این حسابها با عدد “۹” شروع شوند، زیرا در این حالت جدا کردن آنها از سایر سرفصلهای مالی آسانتر میباشد. از این طریق میتوان به راحتی حسابهای غیرمالی را مشخص کرد و گزارشات مربوطه را با انتخاب محدوده ایجاد و تهیه کرد.
البته بطور نمونه در یک شرکت میتوان حسابهای آماری را با اضافه کردن عدد ۹ به آخر سرفصلهای حساب جدا نمود. این تفکیک کاملا وابسته به لیست سرفصلهای مالی آن مجموعه میباشد و نتیجه آن خواهد شد که :
در این حالت همچنان امکان فیلتر کردن حسابها وجود دارد ولی باعث سختتر شدن کار میگردد و پیوسته شماره گذاری کردن امکانپذیر نخواهد بود.
در این حالت معمولا نیاز به اضافه کردن یک کاراکتر جدا کننده در فیلد کد حساب میباشد و از یک کاراکتر دیگر برای مشخص کردن سرفصلهای اصلی حساب استفاده شود.
این یک راهکار معتبر است، ولی شما نیاز به راهکاری قابل استفاده تر در گزارشات دارید.
انتخاب نوع حساب
آیا شما نیاز به حسابی دارید که در انتهای دوره، مانده آن صفر میگردد و یا حسابی که مانده آن حفظ و به ابتدای دوره بعد منتقل خواهد شد؟ برای تعیین این خصوصیت سرفصل حساب یکی از دو حالت ترازنامهای یا سود وزیانی انتخاب میگردد. حسابهای آماری با توجه به عدم ارائه در صورتهای مالی میتوانند یکی از دو حالت ترازنامهای و یا سود و زیانی را داشته باشند. هرچند ترازنامهای بودن این حسابها متداول شده است.
این حسابها، دارای یک طرف حساب مقابل میباشند و لازم است نوع سرفصل حساب با نوع طرف حسابش یکسان باشد.
چگونگی انجام تنظیمات حسابهای آماری
تنظیمات حسابهای آماری داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی در آدرس ذیل میباشد:
General ledger \ Chart of Accounts \ Main Account
تنظیمات حسابهای آماری
نوع حساب اصلی
ترازنامهای ( اگر مانده حساب در پایان دوره و بستن صفر نمیشود و منتقل میگردد)
سود و زیانی ( اگر مانده حساب در پایان دوره مالی صفر میشود)
طبقه بندی حساب اصلی
دسته بندی از نوع آماری
حساب مقابل (Offset account)
وارد کردن طرف حساب و حساب مقابل که برای این حساب آماری ایجاد شده است.
تنظیمات حساب مقابل
هر حساب آماری نیاز به یک حساب مقابل دارد که در فیلد Offset account آن حساب وارد میشود. بنابراین در هنگام ثبت ژورنال برای سرفصل حساب آماری این حساب مقابل بصورت اتوماتیک در ژورنال وارد میگردد.
با فیکس شدن سرفصل مقابل میتوانید مطمئن شوید که مانده حساب آماری در مجموع صفر میباشد و اثری روز تراز شما نخواهد داشت.
نوع حساب مقابل (Offset account)
نوع حساب مشابه حساب اصلی میباشد.
ترازنامهای برای حسابهای که مانده آنها در پایان دوره مالی ذخیره میگردد و با حفظ ماهیت به ابتدای دوره بعد منتقل میگردد.
نوع سود وزیانی که در پایان سال مانده آنها صفر خواهد شد.
طبقه بندی حساب متقابل
این حساب نیز دارای نوع Statistical میباشد.
حساب مقابل(Offset account)
در قسمت Offset account سرفصل حساب مربوطه وارد شده است.
ساختار کدینگ حسابداری
بعد از تعریف حسابهای آماری از اضافه کردن آن به ساختار کدینگ اطمینان حاصل نمایید.
نکته : با توجه به محل استفاده از این سرفصل میتوانید نسبت به ماهیت بدهکار و بستانکار کردن آن در هنگام تعریف آنها اقدام نمایید.
بسیاری از سازمان ها در هنگام راهاندازی ایآرپی (ERP) در معرض پیامدهای منفی و ریسکپذیر برای پروژه هستند. خبر خوب این است که بیشتر این اختلالات از خود سازمان میباشد و البته می توان با استراتژی های مدیریت ریسک درصد رخداد آن را کاهش داد.
همانطور که به زمان راهاندازی ایآرپی نزدیک میشوید، پنج نشانه ی مشخص وجود دارد که نشان دهنده آمادگی سازمان شما برای این تغییر است، و البته بعضی از آنها می توانند به صورت موثری به عنوان بخشی از ارزیابی آمادگی ایآرپی و تصمیم گیری بر پیادهسازی آن در نظر گرفته شوند:
کاربران تمام فرآیندها و قابلیت های ایآرپی جدید را پذیرفته اند. اگر کاربران کلیدی و ذینفعان هنوز به طور کامل سیستم را بررسی و تایید نکردهاند، احتمالا آنها برای تغییرات تاثیر گذار برروند کارشان آماده نیستند. همانطور که مهم است، نیازهای فنی نرمافزار دیده شود، لازم است فرآیندهای کسب و کار و تنظیمات سیستم که تاکنون توسط کاربران کلیدی پایه پذیرفته نشده اند نیز بررسی گردد . بنابراین تایید کاربران کلیدی یکی از مراحل اساسی تا قبل از راهانداری میباشد.
کارکنان فرآیندهای کسب و کار را در سیستم جدید درک کنند. کارکنان لازم است بدانند که در سیستم جدید چگونه تراکنشهای خود را انجام خواهند داد. البته از آن مهمتر درک کامل چگونگی پیادهسازی فرآیندهای کسب و کار در سیستم جدید خواهد بود. علاوه بر این، نیاز است کاربران و کارکنان با نقش و مسئولیت خود در پیشبرد فرایند در سیستم ایآرپی آشنا باشند. در صورت توسعه ندادن این مراحل پیادهسازی و تغییر سیستم در سازمان امکانپذیر نخواهد بود.
کارکنان نحوه کار با سیستم جدید را بدانند. حتا بهترین ایآرپی ها در صورت عدم آشنایی کاربر با نحوه استفاده از آن، ناکارآمد خواهد بود. همه جزییات کار با سیستم لازم است به کاربر آموزش داده شود. با این حال، اکثر آموزشهای پایه ای که توسط سرویس دهندگان ایآرپی انجام میگردد بطور محسوسی ناکافی میباشد. در عوض، آموزش ایآرپی باید سفارشی شود تا نشان دهد که فرایندهای کسب و کار و گردش کار سازمان در آن چگونه پیادهسازی شده است. در برنامهریزی راهاندازی ایآرپی شرکت لازم است از کافی و موثر بودن آموزشهای ارائه شده اطمینان حاصل شود تا موفقیت آن تضمین گردد.
داشتن یک طرح جامع . امیدواری به اینکه شما و تیمتان کلیه عملیاتهای انسانی را در برنامه جامع خود دیده باشید، تا مطمئن شوید پیاده سازی ایآرپی موفقیتآمیز است. اینکه فکر میکنید آماده هستید مهم نیست، مهم این است که این برنامه موثر و جامع با درنظر گرفتن کلیه حوادث و اتفاقهای پیشبینی نشده تکمیل گردد. اگر در مرحله B هستید برنامه چیست ؟ اگر سیستم در روز اول کار نکند چه کار لازم است انجام شود؟ اگر نتوانید کالاها را حمل کنید ؟ یا اینکه امکان بستن دفاتر نباشد ؟ به عبارت دیگر، مطمئن شوید که با ایجاد یک نوع «سیاست بیمه کردن»، میزان ریسک را در سازمان کاهش داده اید، و خود را برای اتفاقات غیر منتظره و برنامهریزی نشده آماده کردهاید.
پشتیبانی کافی در محل داشته باشد. مهم نیست که سازمان شما چقدر ساده است و یا آن را چقدر برای این تغییر آماده کرده اید، سازمان و کارکنان به ندرت با سیستم جدید سازگار می شوند. آنها برای یکپارچه شدن به یک بازه چند روزه تا چند هفته نیاز خواهند داشت، برخی کندتر و برخی سریعتر. بنابراین، مهم است که اطمینان حاصل شود که شما به اندازه کافی پشتیبانی محلی برای کمک به کارکنان به منظور رفع چالش های غیرقابل گریز انجام میدهید. و البته در این بازه اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی و ذینفعان در دسترس هستند تا سوالات و نگرانی های احتمالی را سریعا پاسخگو باشند.
نتیجه
اگر شما این پنج نکته را مورد توجه قرار دهید، گامی مهم به منظور کاهش ریسکهای راه اندازی ایآرپی برداشته اید. شما هرگز نمیتوانید ۱۰۰٪ مطمئن باشید که در طول راه مشکلات غیر منتظره دیگری پیش نخواهد آمد، اما با پیش بینی و رعایت این موارد احتمال بروز مشکلات را بصورت محسوسی کاهش خواهید داد.