یکی از ابزارهای بسیار کارآمد به منظور اعمال قوانین یکسان و با ثبات در تراکنش‌ها و مستندات مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵، ابزار گردش کار و یا Workflow می باشد. با این امکان تاریخچه کامل تراکنش قابل مشاهده است و با تحلیل موارد انجام شده می‌توان سیکلها و فرایندها را اصلاح کرد و برای همیشه از اشتباهات کاربری در انجام کارها، علی‌الخصوص امورات تکراری، اجتناب نمود.
متاسفانه عدم آشنایی با این ابزار استفاده از آن را محدود کرده است. طی این مستند با نحوه ایجاد گردش کار آشنا خواهید شد.
اگر سازمان شما بصورت مرتب اطلاعاتی را از سایر سیستم‌ها اپمپورت می‌کند، بطور مثال از طریق Odata دادهایی را در سند حسابداری مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ایمپورت می‌کنید و نیاز می‌باشد که سندها بدون بررسی موردی (Validate) بصورت اتوماتیک پست گردند، در این حالت است که استفاده از یک بچ جاب برای این پست اتومات ضروری می‌باشد و می‌توانید با تنظیم کردن، نسبت به استفاده از آن اقدام نمایید.
مثال:
تراکنشهای مورد نظر در ژورنالی با نام “Auto_Post” ایمپورت شده و دو ژورنال هنوز پست نشده است.
به آدرس ذیل رفته و گزینه “Post journals” را انتخاب نمایید.
General ledger > Journal entries
برای جستجو بر روی گزینه “Select” کلیک کنید البته می‌توانید با انتخاب “Late selection” از آخرین جستجوی خود استفاده کنید.
در قسمت نام ژورنال ، نام ژورنالی را انتخاب کنید که می‌خواهید بچ جاب برای آن بصورت اتومات اجرا شود. در این مثال مقدار “Auto_Post” را وارد نمایید. OK را انتخاب کنید.
در قسمت ”Recurrence” برای فیلد Batch processing مقدار ”Yes” را انتخاب کنید.
تنظیمات مربوط به بچ و نحوه و زمان اجرای آن را مشخص نمایید و در پایان بر روی گزینه OK کلیک کنید.
بچ جاب مربوط به آن آن ایجاد می‌گردد. از فرم خارج شوید.
زمانیکه بچ مشخص شده اجرا شود، دو ژورنال مورد نظر پست خواهد شد.
طی پست قبل نحوه ایجاد ورک فلو یا گردش‌کار در داینامیکس ۳۶۵ آموزش داده شد. در این مقاله که در ادامه پست قبلی می‌باشد، در خصوص گردش کاری از نوع اشتراکی صحبت خواهد شد.
همانطور که قبلا گفته شده تایید سند حسابداری که در آدرس ذیل ایجاد می‌شود، منتاظر با هر گروه سند، از دو طریق امکانپذیر است:
General ledger > Journal
setup > Journal names
تایید (Approval) : کلیه کاربرانی که به گروه تایید کننده آن نوع ژورنال اضافه شوند، اجازه تایید ژورنال را خواهند داشت.
تایید با گردش کار(Approval workflow) : استفاده از گردش کار و ورک فلوی برای فرایند تاییدات.
محل مشخص شدن آن طی تصویر ذیل نمایش داده شده است.
Journal name form
این نوشته بر روی تایید سند حسابداری با استفاده از گردش کاری از نوع اشتراکی “Participant” تمرکز دارد. این پست همچنین تنظیمات مورد نیاز برای استفاده و اجرای آن را توضیح می‌دهد.
ایجاد کاربران
در ابتدا چهار نوع کاربر با سطوح دسترسی مشخص شده در جدول ذیل تعریف نمایید.
همانطور که می‌دانید محل
تعریف کاربران در آدرس ذیل می‌باشد:
System administration > Users > Users
Users list
طی این پست از کاربرهای SGI1،SGI2 و SGI4 استفاده می‌شود.
ایجاد ورک‌فلوی سند روزانه حسابداری از نوع اشتراکی
برای این منظور به آدرس ذیل بروید:
General ledger > Journal
setup > General ledger workflow
و برروی گزینه جدید (New) کلیک کنید و آیتم Ledger daily journal workflow را انتخاب کنید.
ویرایشگر ورک‌فلوی
مایکروسافت ایکس باز خواهد شد. در قسمت ایمیل و پسورد اطلاعات آفیس ۳۶۵ را به
منظور دسترسی به ویرایشگر وارد نمایید. در این حالت تابلوی ورک‌فلو یا workflow canvas باز خواهد شد.
آیتم ” Approve daily journal ” را انتخاب کنید و بر روی سطح کار درگ کنید. ارتباط آن را به آیتمهای شروع و پایان مشابه تصویر برقرار کنید.
آیتم اضافه شده را انتخاب کنید و سپس برروی “Level down” از نوار کار بالای صفحه کلیک کنید. البته با دابل کلیک کردن برروی آن نیز این امکان در دسترس می‌باشد.
برروی آیتم موجود راست کلیک کرده و Properties را انتخاب نمایید.
در قسمت Assignment type آیتم اشتراکی یا ” Participant” را انتخاب کنید.
برروی تب Role based کلیک کنید و گزینه “Security role participants” در قسمت نوع اشتراکی و گزینه “Chief financial officer” را در فیلد participant مطابق شکل انتخاب کنید.
در صورت نیاز وارد تب “Time limit” شوید و تغییرات مورد نیاز را برای تعیین مهلت انجام کار، وارد کنید.
در پایان تب “Completion policy” را انتخاب کنید و تعداد تایید کنندگان را وارد نمایید. در این مثال گزینه “Single approver” انتخاب شده است.
فرم را ببندید و گزینه ذخیره و فعالسازی ورک‌فلو را انتخاب کنید.
البته این پست همه مراحل ایجاد یک ورک فلور را آموزش نمی‌دهد. برای تسلط به نحوه تعریف و چگونگی استفاده ورک‌فلو نیاز به آموزشها پیشرفته‌تری می‌باشد.
برای ادامه کار ژورنالی از نوع ورک‌فلو به نام GenJrnW مشابه آموزش قبلی تعریف نوع ژورنال، ایجاد نمایید.
فرایند تاییدات ژورنالی با ورک فلویی از نوع اشتراکی
در
ابتدا با نام کاربری SGI4 به
سیستم ورود نمایید و در آدرس ذیل ردیف جدید ایجاد کنید.
General journal from
General ledger > Journal entries > Journal names > New
نام ژورنال را با نوع تعریف شده – در این مثال GenJrnW می‌باشد- تکمیل نمایید.
قسمت سطر را انتخاب کنید و ردیفهای ژورنال را وارد کنید. برروی گزینه ذخیره کلیک کنید. همانطور که مشاهده می‌شود گزینه پست غیرفعال است.
برای ادامه کار فرم را ببندید . در قسمت بالای صفحه آیتم Workflow > Submit را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید نسبت به وارد کردن متن اقدام نماید و در ادامه برروی گزینه Submit کلیک کنید.
بعد از Submit شدن، امکان تغییر در ژورنال وجود ندارد مگر اینکه با استفاده از گزینه Recall نسبت به باز کردن آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند نسبت به recall و باز فراخوانی ژورنال از طریق منو Workflow اقدام نماید.
با استفاده از گزینه “View history” امکان مشاهده فرایند، آنچه انجام شده و وضعیت جاری آن فراهم می‌گردد. در خصوص این ژورنال کاربرانی که دارای دسترسی به نقش “Chief financial officer” می‌باشند، امکان تایید ژورنال را دارند.
همانطور که مشاهده می‌شود کاربرهای SGI1 و Sara Thomas دارای این نقش می‌باشند و لذا امکان تایید آن را دارند. با توجه به اینکه در قسمت “Completion policy” گزینه “Single approver” انتخاب شده است، لذا با تایید یکی از این دو کاربر ژورنال تایید خواهد شد.
با نام کاربری SGI1 وارد شوید و برای ژورنال مورد نظر برروی منوی Workflow کلیک کنید.
زمانیکه
کاربر SGI1 گزینه ورک‌فلو را برای این ژورنال انتخاب می‌کند،
گزینه‌های متفاوتی را می‌تواند انتخاب کند:
گزینه Approve: تایید ژورنال
گزینه Reject: برگرداندن ژورنال
گزینه Request change: از کاربر SGI4 برای
اعمال تغییراتی تا قبل از تایید درخواستی می‌فرستد.
گزینه Delegate: ژورنال برای تایید به شخص دیگری ارجاع داده می‌شود و کاربر
انتخاب شده امکان تایید آن را خواهد داشت.
گزینه View history
در ادامه گزینه Delegate را انتخاب کنید.
با نام کاربری SGI2 به سیستم وارد شوید. گزینه “Approve” را در صفحه داشبورد و زیر آیتم “Work items assigned to me” را برای مشاهده ژورنالهایی که لازم است توسط کاربر SGI2 تایید شود را انتخاب کنید.
اختیاری:
در قسمت “All not posted” لیست ژورنالهای که می‌تواند توسط کاربر جاری تایید شود قابل مشاهده و دسترسی است.
بعد از انتخاب ژورنال از آدرس Workflow > Approve گزینه “Approve” را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید برای تایید کردن متنی را نیز وارد نمایید. بعد از آن برروی دکمه تایید کلیک کنید.
بعد از اجرای بچ جاب مربوط به ورک فلو، گزینه پست در بالای صفحه فعال خواهد شد. ژورنال تایید شده را پست نمایید.
مشاهده تاریخچه یا View history نشان می‌دهد که ورک فلو تایید شده است “Workflow completed” و البته کاربر SGI2 را بعنوان کاربری که ژورنال به آن ارجاع شده و در نهایت آن را تایید کرده است، نمایش می‌دهد. 🙂
برای تاییدات سند حسابداری دو روش قابل اجرا می‌باشند و هر دوی آنها بر اساس نام ژورنال تعریف می‌گردند. همانطور که می‌دانید محل تعریف نام/نام‌های ژورنال در آدرس ذیل است:
General ledger > Journal setup > Journal names
و روشهای تایید هر ژورنال شامل :
روش Approval: در فیلد Approve گروه کاربرانی که اجازه تایید سند حسابداری را دارند، فعال می‌شود. کاربران مجاز بصورت مستقیم به این گروه اضافه می‌گردند.
روش Approval workflow: با استفاده از گردش کار(ورک فلو) ماژول حسابداری فرایندهای مورد نیاز در حسابداری کنترل می‌شود.
این پست بر روی تایید سند حسابداری بر اساس گردش کار از نوع تخصیص داده شده به کاربر، تمرکز دارد و نحوه تنظیمات مورد نیاز و چگونگی اجرای آن را توضیح خواهد داد.
۱.ایجاد کاربران
برای شروع کار چهار کاربر با سطوح دسترسی و نقش‌های متفاوت با استفاده از فرم Users ماژول System administration تعریف کنید.
در ادامه از سه کاربر SGI1، SGI2و SGI4 استفاده خواهیم کرد.
۲. ایجاد گردش کار (ورک فلو) سند روزانه – با نوع تخصیصی کاربر
به آدرس ذیل بروید:
general ledger > Journal setup > General ledger workflow
گزینه جدید (New) را انتخاب نمایید. و بر روی گزینه Ledger daily journal workflow کلیک نمایید.
فرم ویرایشگر گردش کار داینامیکس ایکس باز خواهد شد. ایمیل افیس ۳۶۵ و رمز عبور خود را برای دسترسی به ویرایشگر و تابلوی گردش کار (workflow canvas) وارد نمایید.
از قسمت اجزای گردش کار (workflow element) گزینه “Approve daily journal” را کشیده و در محیط تابلوی گردش کار رها نمایید. سپس آن را به دو گزینه شروع و پایان متصل کنید.
گزینه Approve daily journal اضافه شده به میز کار را انتخاب نموده و سپس بر روی گزینه “Level down” کلیک کنید. البته می‌توان با دابل کلیک کردن برروی Approve daily journal نیز وارد سطح زیرین شد.
بر روی آیتم مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Properties و مشخصات را انتخاب کنید.
در قسمت نوع تخصیص، User را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب آن در تب کاربران (User pane) لیست کاربران مجاز را اضافه کنید.
در این مثال کاربرهای SGI1 و SGI2 که در قسمت کاربران موجود(available users) نمایش داده شده ، به لیست کاربران انتخابی(selected users) اضافه کرده‌ایم.
بر روی تب Completion policy یا سیاست تکمیل کلیک نمایید و مشخص کنید برای تایید ژورنال چه گزینه‌ای مورد نیاز است. برای این مثال آیتم Single approver را انتخاب کنید. این گزینه به این معنا است که فقط یکی از دو کاربر SGI1 و SGI2 برای تایید ژورنال مورد نیاز است.
فرم را ببندید و ذخیره و فعال شدن گردش کار را با کلیک بر روی save and activate the workflow فعال نمایید.
حال گردش کار برای استفاده در سند حسابداری (general journal) آماده می‌باشد.
طی این پست همه مراحل تعریف گردش کار توضیح داده نشد. برای مشاهده پستهای بیشتر در این خصوص می‌توانید سایت ما را دنبال کنید و یا آموزش ورک فلو مورد نیاز خود را از ما بخواهید.
انتخاب گردش کار برای ژورنال روزانه
یک ژورنال روزانه ایجاد کنید و در قسمت Approval workflow گزینه “Yes” را انتخاب کرده و گردش کار تعریف شده طی مرحله قبل را انتخاب کنید.
ژورنال روزانه تعریف شده اکنون قابل استفاده در فرایند می‌باشد.
فرایند تایید گردش کار سند حسابداری
با نام کاربری SGI4 وارد شوید و یک ژورنال جدید در آدرس ذیل با نوع تعریف شده در مرحله قبل که در این مثال GenJrnW بوده است، ایجاد کنید.
General ledger > Journal entries > Journal names
برای وارد کردن آرتیکل‌های سند وارد قسمت Line شوید و نسبت به ثبت آن اقدام نمایید. همانطور که در تصویر مشاهده می‌شود، گزینه پست غیر فعال است. به منظور مشاهده آیتم ورک فلو لازم است فرم سطرها بسته شود.
برای شروع گردش کار لازم است در قسمت ژورنال بر روی گزینه Workflow کلیک کرده و نسبت به Submit کردن آن اقدام شود.
در هنگام Submit کردن ژورنال می‌توانید متن مورد نظر را در قسمت Comment وارد نمایید و در ادامه برای شروع فرایند تاییدات بر روی گزینه Submit کلیک نمایید.
کاربر می‌تواند با بازخوانی سند حسابداری نسبت به اصلاح و اعمال تغییرات در آن اقدام نمایید. این عملیات با استفاده از گزینه Recall و تا قبل از تایید نهایی سند قابل انجام می‌باشد.
گزینه history تاریخچه و سوابق تاییدات و زمانهای فرایند را نمایش می‌دهد.
حال با نام کاربری دوم که در این مثال SGI2 می‌باشد به سیستم وارد شوید.
همانطور که مشاهده می‌نمایید کاربر دوم امکان مشاهده ردیفها را دارد ولی امکان تغییر فعال نمی‌باشد.
گزینه‌های که کاربر SGI2 در قسمت گردش کار مشاهده می‌نماید متفاوت است و لیست آنها بشرح ذیل است:
Approve : تایید نهایی ژورنال
Reject: رد کردن و برگرداندن ژورنال به کاربر ثبت کننده
Request change: درخواست تغییرات از کاربر SGI4 برای انجام تغییراتی در ژورنال تا قبل از تایید آن
Delegate: انتقال ژورنال به شخص دیگری به منظور بررسی و تایید آن
View history: مشاهده سوابق
گزینه Approve را انتخاب کنید و در صورت نیاز نسبت به ثبت توضیحات در آن اقدام کنید. بعد از ثبت توضیحات بر روی گزینه Approve کلیک کنید.
فرایند تایید با استفاده از یک batch job اجرا خواهد شد. بعد از تکمیل بچ جاب امکان پست شدن ژورنال فعال می‌شود و شما می‌توانید نسبت به پست آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند قبل یا بعد از پست کردن سوابق گردش کار را مشاهده کند. در این قسمت اطلاعات متفاوت و کاملی برای گردش کار وجود دارد. و کلیه مراحل قابل مشاهده است. 🙂
در داینامیکس ۳۶۵ بهار ۲۰۱۸ مایکروسافت مطلب را با عنوان “One voucher deprecation” مطرح می‌کند که ترجمه آن بشرح ذیل است :
” برای ژورنالهای مالی (از جمله ژورنال حسابداری، ژورنال دارایی ثابت، ژورنال پرداخت های فروشنده و غیره) قابلیتی وجود دارد که به شما امکان می دهد تا تراکنشهای متفاوت را در یک ژورنال ثبت نمایید. این امکان ” One voucher ” نامیده می شود و البته استفاده از آن منجر به مشکلاتی در خصوص تسویه، محاسبه مالیات، بازپرداخت حساب مربوطه در حسابداری، گزارشات مالی و موارد دیگر می‌گردد. با توجه به این مسائل، قابلیت One voucher ، منسوخ خواهد شد. اما به دلیل شکافی که در صورت حذف آن ایجاد می‌شود، این عملکرد به یکباره منسوخ نخواهد شد. بجای آن، از برنامه زیر استفاده خواهیم کرد:
نسخه بهار ۲۰۱۸: این قابلیت بصورت انتخابی به پارامترهای حسابداری اضافه خواهد شد و البته بصورت پیش‌فرض غیرفعال می‌گردد. با این وجود، اگر سازمان شما دارای سناریوی وابسته به این قابلیت باشد، می‌توانید با استفاده از پارامترها نسبت به فعالسازی آن اقدام نمایید.
در صورتیکه سناریوی کسب و کار به قابلیت One voucher نیاز ندارد، نسبت به فعال شدن آن اقدام نشود. زیرا ما نسبت به رفع خطاهایی که در صورت فعال شدن آن ایجاد شود، اقدامی نخواهیم کرد.
استفاده از One voucher را در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی متوقف نمایید، مگر اینکه بعلت شکافهای عملکردی مجبور به استفاده از آن می‌باشید.
نسخه پاییز ۲۰۱۸ و بعد از آن : شکافهای عملکردی رفع و تکمیل خواهد شد. بعد از تکمیل این موارد، عملکرد One voucher بصورت دایم و کامل متوقف خواهد شد.
محل‌های استفاده از one voucher
گزینه One voucher در موقعیتهای متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد:
انتقال ابتدای دوره‌ای که شامل تراکنشهای مشتری و فروشنده می‌باشد،
انتقال مبلغ از یک فروشنده به فروشنده دیگر،
تسویه تراکنش‌ها بین مشتری و فروشنده‌ای که ذاتا یک شخصیت یا شرکت می‌باشند(same party ID)
پست دریافتهای مشتریان متفاوت به یک حساب بانکی طی یک تراکنش
مایکروسافت مشکلات و سناریوهای مرتبط با قابلیت one voucher را توضیح می‌دهد. “شکافهای عملکردی که حذف این امکان ایجاد می‌کند طی نسخه پاییز ۲۰۱۸ و نسخه‌های بعد از آن رفع خواهد شد. ”
پارامترهای حسابداری جدید- اجازه ثبت تراکنشهای متفاوت در یک سند
همانطور که ذکر شد در نسخه بهار ۲۰۱۸ گزینه جدیدی در پارامترهای حسابداری وجود دارد، با عنوان
.”Allow multiple transactions within one voucher”
این گزینه در تب Ledger و در قسمت General می‌باشد و بصورت پیش‌فرض گزینه “No” می‌باشد.
در حالتی که که این گزینه No است، یک ژورنال حسابداری ایجاد کرده‌ام و همانطور که مشاهده می‌نمایید در هر دو قسمت حساب و طرف حساب مقابل گزینه Vendor انتخاب کرده‌ام.
در هنگام تایید کردن ژورنال پیامی به شرح ذیل دریافت می‌شود :
“There can only be one vendor or customer transaction per voucher”
پس امکان پست کردن این ژورنال وجود ندارد.
به صفحه پارامترهای حسابداری برگشته و گزینه “Allow multiple transactions within one voucher” را با انتخاب گزینه “Yes” فعال می‌کنم.
وقتی که این گزینه فعال می‌گردد، پیغام اخطاری نمایش داده می‌شود و اعلام می‌شود که مایکروسافت استفاده از این گزینه را پیشنهاد نمی‌کند. پیغام را نادیده گرفته و گزینه “Yes” را انتخاب می‌کنم.
و در پایان ژورنال مشابه آنچه که ثبت شده بود، بعد از این تغییر در پارامترهای حسابداری ثبت و پست شد.
ایجاد ژورنال- One voucher number only
در صورت ایجاد یک ژورنال جدید در آدرس
,General ledger > Journal setup > Journal names
می توانید در فیلد “New voucher” از لیست نمایش داده شده، گزینه “One voucher number only” را برای آن نوع ژورنال انتخاب کنید.
مایکروسافت محل استفاده از آن را ثبت یک ژورنال برای سرفصلهای حساب متفاوت و پست آن نیز طی یک سند، اعلام می‌دارد و همچنین اعلام می‌کند پشتیبانی از آن ادامه دارد.
نتیجه
مایکروسافت سناریوهای متفاوت و مشکلات مربوط به استفاده از آیتم one voucher را اعلام می‌کند. شکافهای عملکردی که حذف این آیتم ایجاد می‌کند طی نسخه‌های پاییز ۲۰۱۸ و نسخه‌های بعد از آن مرتفع خواهد شد.
آنچه که مایکروسافت در این خصوص اعلام کرده است در لینک ذیل قابل مشاهده می‌باشد:
امیدواریم که مایکروسافت همه شکافهای عملکردی مربوط به گزینه “One voucher” را تا قبل حذف آن رفع کند و امکانی برای انتخاب مشتریان و یا فروشندگان متفاوت طی یک سند را فراهم آورد.
گاه لازم می‌باشد از بین اطلاعات موجود فقط ردیفهایی با مشخصه خاص نمایش داده شود، این نیاز با استفاده از فیلتر کردن رکوردها امکانپذیر می‌باشد. بطور مثال در تصویر ذیل این قابلیت فیلتر کردن در فرم مالیات نمایش داده شده است، ولی این امکان به راحتی در سایر فرمها نیز قابل استفاده می‌باشد.
زمانیکه نیاز به رکوردهایی با مشخصه ای خاص می‌باشد، فرمی باز می‌شود که در آن امکان فیلتر کردن بر اساس حساب اصلی، تاریخ و … را دارید. امروز و طی این پست با گزینه “Replace the criteria on lookup” آشنا خواهید شد.
جستجو بدون گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در صورتیکه قبلا از فرم فیلتر استفاده شده باشد، در صورت باز کردن مجدد آن، مقدار قبلی وارد شده در فرم نمایش داده می‌شود. در این مثال مقدار شرط قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، در فرم فیلتر نمایش داده می‌شود.
با کلیک کردن بر لیست شرط، می‌توان مقدار جدیدی را در این لیست وارد نمود.
برای مرحله دوم جستجو، مقدار ۱۱۰۱۳۰ وارد شده است، بعد از این انتخاب، مقدار جدید ۱۱۰۱۳۰، جایگزین مقدار قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، نمی‌گردد. در این حالت همانطور که در تصویر ذیل مشاهده می‌شود، لازم است بصورت دستی نسبت به حذف مقدار قبلی اقدام شود.
جستجو با گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در این حالت گزینه “Replace the criteria value on lookup” قبل از تغییر مقدار شرط انتخاب می‌شود .
حالا حساب دوم برای شرط یعنی مقدار ۱۱۰۱۳۰ از لیست باز شده انتخاب می‌شود.
با این گزینه دیگر نیازی به پاک کردن دستی گزینه جستجوی قبلی نمی‌باشد و مقدار جستجوی جدید جایگزین قبلی می‌شود.
این قابلیت در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ویرایش (PU 8.0 (7.0.4841.35234 موجود می‌باشد و البته من مشابه آن را در نسخه‌های قبلی ندیده‌ام.
در به‌روزسانی ۱۱ داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ( اکتبر۲۰۱۷) مایکروسافت امکان جدیدی برای انتقال تنظیمات پایه از یک شرکت به یک یا چند شرکت دیگر را اضافه کرده است. مایکروسافت این امکان را بصورت ذیل توضیح می‌دهد:
« همانطور که شرکتهای جدید مورد نیاز هستند، کاربران با کپی کردن اطلاعات و تنظیمات پایه از شرکت موجود به این شرکت جدید، قادر به صرفه جویی در وقت و همچنین کاهش خطاهای احتمالی خواهند بود. این امر می تواند به ایجاد طراحی یک قالب طلایی سریع و سازگار برای شرکت منجر گردد.»
برای استفاده از آن در فضای کار مدیریت اطلاعات (Data management) گزینه “Copy into legal entity” را انتخاب نمایید.
ایجاد یک گروه پروژه
برای ایجاد یک ردیف جدید، نسبت به وارد کردن نام و توضیحات جدید از نوع طبقه‌بندی پروژه اقدام نمایید.
شرکت مقصد
طی این پست گزینه “Copy number sequences” توضیح داده نخواهد شد. یکی از مراحل مهم و اساسی در انتقال بین دو شرکت کپی کردن توالی شماره‌ها می‌باشد.
اطلاعات بیشتر در خصوص توالی شماره‌ها «number sequences» و ارتباط آن با تنظیمات کپی کردن اطلاعات پایه طی پستهای آتی توضیح داده خواهد شد.
در فیلد شرکت مقصد یا “Destination legal entities” می‌توان شرکت یا شرکتهای مقصد را از لیست موجود در قسمت “Select existing” انتخاب نمایید.
تنظیمات پایه از شرکت مبداء که در واقع همان شرکتی می‌باشد که شما در فضای کار مدیریت داده آن بوده‌اید و شرکت فعال می‌باشد. همانطور که در تصویر قبل مشاهده می‌شود، در این مثال شرکت USMF شرکت مبداء می‌باشد.
اگر هنوز شرکت مقصد ایجاد نشده است، می‌توانید با استفاده از گزینه “+Create legal entities” نسبت به ایجاد آن اقدام نمایید. البته ایجاد شرکت جدید از آدرس ذیل نیز امکانپذیر می‌باشد :
بعد از ایجاد شرکت مقصد جدید، نام آن به لیست شرکت/شرکتهای مقصد اضافه می‌گردد.
ورودی‌های انتخاب شده (Selected entities)
اطلاعات مورد نیاز برای کپی شدن، می‌تواند به روشهای مختلف انتخاب گردند.
Add entity یکی از روشهای قدیمی برای انتخاب اطلاعات می‌باشد.
Add multiple راهی سریع برای انتخاب ورودی‌ها می‌باشد در این حالت فیلترهای متنوعی برای انتخاب وجود دارد.
Add file می‌تواند زمانی مورد استفاده قرار گیرد که بخشی از اطلاعات و تنظیمات از شرکت مبدا (USMF)منتقل نخواهد شد و فرمت بصورت فایل وارد می‌گردد.
Add template زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که یک قالب از پیش تعیین شده با اطلاعات مرتبط می‌باشد. در صورتیکه بطور منظم اطلاعات پایه از شرکت موجود به شرکت جدید منتقل می‌گردد، پیشنهاد می‌شود که یک قالب مشخص طراحی گردد و از آن استفاده شود.
بعد از مشخص شدن ورودی‌ها، لازم است ترتیب آنها در صورت نیاز وارد گردد.
کپی کردن در یک شرکت(Copy into legal entity)
بعد از آماده کردن اطلاعات پروژه برای کپی کردن، از منوی بالا گزینه “Copy into legal entity” انتخاب گردد. با اینکار عملیات کپی آغاز می‌گردد.
برای دیدن نتیجه لازم فرم به‌روزرسانی شود.
همانطور که انتظار می‌رفت بعلت عدم امکان اشتراک توالی شماره‌های ژورنال در شرکت USMF، کپی کردن نام ژورنالها همراه با خطا بود. یک راهکار برای حل کردن این مشکل، وارد کردن توالی شماره ژورنالها و نام ژورنالها در دو مرحله جدا می‌باشد.
نتیجه :
مایکروسافت اعلام کرده است « این قابلیت جدید برای صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای ایجاد شرکت جدید می‌باشد»
در صورت استفاده از این امکان بصورت یک قالب، می‌تواند نقش چشمگیری در کاهش زمان داشته باشد. ولی رفع کامل خطاهای آن انجام نشده است. البته این قابلیت بهبود داشته ولی همچنان برای بهتر شدن نیاز به فرصت می‌باشد.
آخرین به روز رسانی Dynamics 365 for Finance and Operations (با نام قبلی Dynamics 365 for Operations) میزبانی از قابلیت های جدید، تسهیل در انجام وظایف و بازدهی بیشتر برای کاربران را ارایه می دهد. این به روز رسانی با راه اندازی برنامه های مستقل اصلی مانند Dynamics 365 for Talent (شامل برنامه های نیروی انسانی و هسته HR)، داینامیکس ۳۶۵ برای فروش (با LinkedIn Sales Navigator) و داینامیکس ۳۶۵ برای خرده فروشی و نیز بهبودهایی با تمرکز بر مدیریت مالی، یکپارچه سازی تمام سیستم های پشتیبانی در یک پلت فرم با قابلیت های مالی ارتقا یافته، قابلیت های فراوانی را در اختیار کاربران قرار می دهد. شما می توانید بلافاصله از طریق Azure Active Directory به این به روز رسانی دسترسی پیدا کرده و آن را دریافت نمایید.
منظور از حسابهای آماری، حسابهایی می‌باشد که اطلاعات آماری مانند تعداد، ساعت و یا واحدها را در خود ذخیره می‌کند و همچنین نیازی به ارائه آن در صورتهای مالی نمی‌باشد. حسابهای انتظامی و حسابهای کنترلی می‌توانند بخشی از این حسابهای آماری باشند ولی حسابهای آماری محدود به این دو نوع گروه نمی‌باشند و می‌توان از دامنه کاری آن استفاده بیشتری نمود.
حسابهای آماری داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی با انعطاف‌پذیری بالای قابل تعریف می‌باشند و این انعطاف‌پذیری می‌تواند در تهیه گزارشات بسیار کارآمد و مفید واقع گردد.
تراکنشهای پست شده با استفاده از حسابهای آماری به کاربران اجازه ثبت اطلاعات مورد نیازشان را در گزارشات مالی داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی می‌دهد. این داده ها می‌توانند برای ایجاد گزارشاتی مانند بررسی کارآیی، اندازه گیری بهره‌وری یا سایر اطلاعات دیگر که شما ممکن است برای هدفهای مشخصی از گزارش گیری نیاز داشته باشید، مورد استفاده قرار گیرند، و البته می‌تواند ایجاد گزارشات محاسباتی در مالی را فراهم آورد.
مواردی که لازم است قبل از ایجاد گزراشات آماری در نظر بگیرید
مایکروسافت پیشنهاد می‌دهد این حسابها با عدد “۹” شروع شوند، زیرا در این حالت جدا کردن آنها از سایر سرفصلهای مالی آسانتر می‌باشد. از این طریق می‌توان به راحتی حسابهای غیرمالی را مشخص کرد و گزارشات مربوطه را با انتخاب محدوده ایجاد و تهیه کرد.
البته بطور نمونه در یک شرکت می‌توان حسابهای آماری را با اضافه کردن عدد ۹ به آخر سرفصلهای حساب جدا نمود. این تفکیک کاملا وابسته به لیست سرفصلهای مالی آن مجموعه می‌باشد و نتیجه آن خواهد شد که :
در این حالت همچنان امکان فیلتر کردن حسابها وجود دارد ولی باعث سخت‌تر شدن کار می‌گردد و پیوسته شماره گذاری کردن امکانپذیر نخواهد بود.
در این حالت معمولا نیاز به اضافه کردن یک کاراکتر جدا کننده در فیلد کد حساب می‌باشد و از یک کاراکتر دیگر برای مشخص کردن سرفصلهای اصلی حساب استفاده شود.
این یک راهکار معتبر است، ولی شما نیاز به راهکاری قابل استفاده تر در گزارشات دارید.
انتخاب نوع حساب
آیا شما نیاز به حسابی دارید که در انتهای دوره، مانده آن صفر می‌گردد و یا حسابی که مانده آن حفظ و به ابتدای دوره بعد منتقل خواهد شد؟ برای تعیین این خصوصیت سرفصل حساب یکی از دو حالت ترازنامه‌ای یا سود وزیانی انتخاب می‌گردد. حسابهای آماری با توجه به عدم ارائه در صورتهای مالی می‌توانند یکی از دو حالت ترازنامه‌ای و یا سود و زیانی را داشته باشند. هرچند ترازنامه‌ای بودن این حسابها متداول شده است.
این حسابها، دارای یک طرف حساب مقابل می‌باشند و لازم است نوع سرفصل حساب با نوع طرف حسابش یکسان باشد.
چگونگی انجام تنظیمات حسابهای آماری
تنظیمات حسابهای آماری داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی در آدرس ذیل می‌باشد:
General ledger \ Chart of Accounts \ Main Account
تنظیمات حسابهای آماری
نوع حساب اصلی
ترازنامه‌ای ( اگر مانده حساب در پایان دوره و بستن صفر نمی‌شود و منتقل می‌گردد)
سود و زیانی ( اگر مانده حساب در پایان دوره مالی صفر می‌شود)
طبقه بندی حساب اصلی
دسته بندی از نوع آماری
حساب مقابل (Offset account)
وارد کردن طرف حساب و حساب مقابل که برای این حساب آماری ایجاد شده است.
تنظیمات حساب مقابل
هر حساب آماری نیاز به یک حساب مقابل دارد که در فیلد Offset account آن حساب وارد می‌شود. بنابراین در هنگام ثبت ژورنال برای سرفصل حساب آماری این حساب مقابل بصورت اتوماتیک در ژورنال وارد می‌گردد.
با فیکس شدن سرفصل مقابل می‌توانید مطمئن شوید که مانده حساب آماری در مجموع صفر می‌باشد و اثری روز تراز شما نخواهد داشت.
نوع حساب مقابل (Offset account)
نوع حساب مشابه حساب اصلی می‌باشد.
ترازنامه‌ای برای حسابهای که مانده آنها در پایان دوره مالی ذخیره می‌گردد و با حفظ ماهیت به ابتدای دوره بعد منتقل می‌گردد.
نوع سود وزیانی که در پایان سال مانده آنها صفر خواهد شد.
طبقه بندی حساب متقابل
این حساب نیز دارای نوع Statistical می‌باشد.
حساب مقابل(Offset account)
در قسمت Offset account سرفصل حساب مربوطه وارد شده است.
ساختار کدینگ حسابداری
بعد از تعریف حسابهای آماری از اضافه کردن آن به ساختار کدینگ اطمینان حاصل نمایید.
نکته : با توجه به محل استفاده از این سرفصل می‌توانید نسبت به ماهیت بدهکار و بستانکار کردن آن در هنگام تعریف آنها اقدام نمایید.
بسیاری از سازمان ها در هنگام راه‌اندازی ای‌آرپی (ERP) در معرض پیامدهای منفی و ریسک‌پذیر برای پروژه هستند. خبر خوب این است که بیشتر این اختلالات از خود سازمان می‌باشد و البته می توان با استراتژی های مدیریت ریسک درصد رخداد آن را کاهش داد.
همانطور که به زمان راه‌اندازی ای‌آرپی نزدیک می‌شوید، پنج نشانه ی مشخص وجود دارد که نشان دهنده آمادگی سازمان شما برای این تغییر است، و البته بعضی از آنها می توانند به صورت موثری به عنوان بخشی از ارزیابی آمادگی ای‌آرپی و تصمیم گیری بر پیاده‌سازی آن در نظر گرفته شوند:
کاربران تمام فرآیندها و قابلیت های ای‌آرپی جدید را پذیرفته اند. اگر کاربران کلیدی و ذینفعان هنوز به طور کامل سیستم را بررسی و تایید نکرده‌اند، احتمالا آنها برای تغییرات تاثیر گذار برروند کارشان آماده نیستند. همانطور که مهم است، نیازهای فنی نرم‌افزار دیده شود، لازم است فرآیندهای کسب و کار و تنظیمات سیستم که تاکنون توسط کاربران کلیدی پایه پذیرفته نشده اند نیز بررسی گردد . بنابراین تایید کاربران کلیدی یکی از مراحل اساسی تا قبل از راه‌انداری می‌باشد.
کارکنان فرآیندهای کسب و کار را در سیستم جدید درک کنند. کارکنان لازم است بدانند که در سیستم جدید چگونه تراکنشهای خود را انجام خواهند داد. البته از آن مهمتر درک کامل چگونگی پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سیستم جدید خواهد بود. علاوه بر این، نیاز است کاربران و کارکنان با نقش و مسئولیت خود در پیشبرد فرایند در سیستم ای‌آرپی آشنا باشند. در صورت توسعه ندادن این مراحل پیاده‌سازی و تغییر سیستم در سازمان امکانپذیر نخواهد بود.
کارکنان نحوه کار با سیستم جدید را بدانند. حتا بهترین ای‌آرپی ها در صورت عدم آشنایی کاربر با نحوه استفاده از آن، ناکارآمد خواهد بود. همه جزییات کار با سیستم لازم است به کاربر آموزش داده شود. با این حال، اکثر آموزشهای پایه ای که توسط سرویس دهندگان ای‌آرپی انجام می‌گردد بطور محسوسی ناکافی می‌باشد. در عوض، آموزش ای‌آرپی باید سفارشی شود تا نشان دهد که فرایندهای کسب و کار و گردش کار سازمان در آن چگونه پیاده‌سازی شده است. در برنامه‌ریزی راه‌اندازی ای‌آرپی شرکت لازم است از کافی و موثر بودن آموزشهای ارائه شده اطمینان حاصل شود تا موفقیت آن تضمین گردد.
داشتن یک طرح جامع . امیدواری به اینکه شما و تیمتان کلیه عملیاتهای انسانی را در برنامه جامع خود دیده باشید، تا مطمئن شوید پیاده سازی ای‌آرپی موفقیت‌آمیز است. اینکه فکر می‌کنید آماده هستید مهم نیست، مهم این است که این برنامه موثر و جامع با درنظر گرفتن کلیه حوادث و اتفاقهای پیش‌بینی نشده تکمیل گردد. اگر در مرحله B هستید برنامه چیست ؟ اگر سیستم در روز اول کار نکند چه کار لازم است انجام شود؟ اگر نتوانید کالاها را حمل کنید ؟ یا اینکه امکان بستن دفاتر نباشد ؟ به عبارت دیگر، مطمئن شوید که با ایجاد یک نوع «سیاست بیمه کردن»، میزان ریسک را در سازمان کاهش داده اید، و خود را برای اتفاقات غیر منتظره و برنامه‌ریزی نشده آماده کرده‌اید.
پشتیبانی کافی در محل داشته باشد. مهم نیست که سازمان شما چقدر ساده است و یا آن را چقدر برای این تغییر آماده کرده اید، سازمان و کارکنان به ندرت با سیستم جدید سازگار می شوند. آنها برای یکپارچه شدن به یک بازه چند روزه تا چند هفته نیاز خواهند داشت، برخی کندتر و برخی سریعتر. بنابراین، مهم است که اطمینان حاصل شود که شما به اندازه کافی پشتیبانی محلی برای کمک به کارکنان به منظور رفع چالش های غیرقابل گریز انجام می‌دهید. و البته در این بازه اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی و ذینفعان در دسترس هستند تا سوالات و نگرانی های احتمالی را سریعا پاسخگو باشند.
نتیجه
اگر شما این پنج نکته را مورد توجه قرار دهید، گامی مهم به منظور کاهش ریسکهای راه اندازی ای‌آرپی برداشته اید. شما هرگز نمیتوانید ۱۰۰٪ مطمئن باشید که در طول راه مشکلات غیر منتظره دیگری پیش نخواهد آمد، اما با پیش بینی و رعایت این موارد احتمال بروز مشکلات را بصورت محسوسی کاهش خواهید داد.
