آیا مدیریت موجودی کالاهای دارای تاریخ انقضاء برای سازمان شما یک مشکل است ؟
آیا روش دیگری به غیر از FIFO را به کار گرفته اید ؟
با گزینه FIFO تعداد زیادی اشنا هستند، اولین وردی، اولین خروجی است. گزینه‌ای که برای سالها جهت مدیریت کالاها و میزان خواب آن در انبار مورد استفاده قرار می‌گرفت. طی تحولات انجام شده و پیشرفت متدلوژی مدیریت انبار و لجستیک، گزینه FEFO به این لیست اضافه شده است. FEFO به مفهوم اولین خروجی از محل نزدیکترین تاریخ انقضا است. هدف از این روش مصرف و خروج کالاهایی است که تاریخ انقضای آن نزدیکتر است. استفاده از این روش در صنایعی مانند غذا و دارو بسیار حیاتی است. البته می‌توان از آن در سایر صنایع برای کالاهایی که دارای طول عمر مصرف (ماندگاری) می‌باشند، استفاده نمود.
انجام مدیریت موجودی و تخصیص بر مبنای FEFO در داینامیکس ۳۶۵ عملیاتی آسان است. لازم است Item model group و Tracking dimension مناسب ساخته شده و در هنگام Release به کالای مربوطه ارتباط داده شود.
تنظیمات FEFO
پیکربندی FEFO طی پنج مرحله قابل انجام است. در ابتدا به آدرس ذیل وارد شده:
Inventory Management > Set Up > Inventory > Item Model Groups
مرحله اول ایجاد Item model group ی که FEFO date-controlled برای آن فعال شده است،
مرحله دوم انتخاب شروط Pick برای کالاهای موجود در این گروه،
ارتباط دادن مدل گروه FEFO، تعریف شده در مرحله قبل، برای کالاهای مورد نظر در هنگام Release آنها
ارتباط دادن Tracking Dimension Group که گزینه Batch number برای آن فعال شده است و البته فراموش نشود که در این گروه گزینه primary stocking لازم است فعال گردد،
و در گام آخر برای هر کالا لازم است طول عمر آن بر مبنای روز در فیلد مربوطه ثبت گردد، تا با استفاده از دو فیلد تعریف شده قبلی، پیش‌نیازهای مورد نیاز جهت محاسبه مدت زمان باقیمانده از عمر کالا فراهم گردد. فیلد طول عمر در قسمت Manage inventory کالاهای Release شده قابل تعریف است.
با استفاده از FEFO شرکتهای دارای نرم افزار داینامیکس ۳۶۵ و ایکس می‌توانند هدر رفت کالاهای دارای تاریخ مصرف را به حداقل برسانند و البته رضایت بیشتر مشتریان خود را فراهم آورند.
در پایان لازم بذکر است گزینه FEFO اولین بار در مایکروسافت ایکس ۲۰۰۹ در ماژول تولید معرفی گردید و سپس در مایکروسافت ایکس ۲۰۱۲ امکانات استفاده از آن فراهم شد.
برند کامیون و اتوبوس Man در سراسر جهان به اطمینان، کارایی، نوآوری و مشتری مداری مطرح شده است. به جهت حفظ این اعتبار و به منظور افزایش توانایی کارکنان و نمایندگان، جهت ارائه خدماتی بهتر به مشتریان، بهبود عملیات، و مدیریتی در خور شرایط رو به رشد شرکت، تیم اجرای این شرکت را بر آن داشت تا طی دو سال گذشته، تصمیمی جامع در خصوص حمل و نقل دیجیتال اخذ نمایند و در نهایت پروژه را با هدف پیاده‌سازی راهکار IDMS (Importer Dealer Management System) به منظور اجرا به آنتارگیت واگذار نمایند. این راهکار تخصصی پیچیده حوزه توزیع و نمایندگان، بر اساس پلت فرم ابر داینامیکس ۳۶۵، توسط آنتارگیت – کمپانی مشاوره‌ای بین‌المللی و دارای گواهینامه شریک طلایی مایکروسافت در زمینه ای‌آرپی، سی‌آرام با قابلیت ابر- انجام خواهد شد.
انتخابی که طی فرایندی دو ساله انجام شده است. در این بازه، تیمی از شرکت Man اوکراین راهکارهای موجود را مطالعه نموده و در پایان راهکار IDMS کمپانی آنتارگیت ( Importer Dealer Management System ) مورد پذیرش شرکت قرار گرفت. راهکاری جامع و یکپارچه با قابلیت پوشش کامل فرایندهای کسب و کار و البته پاسخگویی به نیازهای واردکنندگان و نمایندگی‌های وسایل نقلیه و قطعات خودرویی شرکت است. راهکار انتخاب شده بروی بستر ابر پلت فرم مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ پیاده سازی شده و همزمان قابلیت یک ERP و CRM را فراهم آورده است (Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations + Microsoft Dynamics 365 for Sales) .
با توجه به رشد روز افزون کسب و کار، این راهکار تخصصی پیچیده برای کمپانی Man اوکراین، شفافیت کاملی از کسب و کار را در زمینه‌های فروش کامیون، اتوبوس و قطعات یدکی، همچنین خدمات پس از فروش، تدارکات و البته فرایندهای مالی شامل مدیریت مالی و عملیاتی که خود در برگیرنده حسابداری مالیات، برنامه‌ریزی، زنجیره تامین، عملیات گمرکی و ترخیص، عملیات انبار و انبارش، حمل و نقل، قیمت‌گذاری، مدیریت خدمات و تخصیص هزینه، مدیریت و چرخه اسناد و همچنین گزارشات تحلیلی است، را به ارمغان می‌آورد.
IDMS آنتارگیت، در بستر مایکروسافت آژور، شرکت Man اوکراین را قادر می‌سازد تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن از اتومات سازی فرایندهای کسب و کار بهره‌مند گردد و همچنین بدون محدودیت نسبت به توسعه فرایندها، همراه با کاهش هزینه‌های پشتیبانی زیرساخت‌ها، اقدام نماید.
مدت زمان در نظر گرفته شده برای پروژه ۹ ماه تخمین زده شده است و پروژه تا پایان سال ۲۰۱۹ تکمیل خواهد شد و در ادامه نمایندگی‌های شرکت به پروژه اضافه خواهند گردید. در حال حاضر، فاز اول پروژه در آستانه تکمیل قرار دارد و طی آن تنظیمات برای نمونه کار اولیه تکمیل شده و با توجه به این نمونه کار، پروژه اجرا و پیاده‌سازی خواهد گردید.
ولادیمیر سِویرینکو (Volodymyr Svyrydenko)، مدیرعامل آنتارگیت گفت: «IDMS آنتارگیت راهکاری برای توزیع وسایل نقلیه و قطعات یدکی می‌باشد، که در بستر ابر پلت فرم مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ پیاده‌سازی خواهد شد. این نتیجه ۱۰ سال پیاده‌سازی پروژه‌های متنوع این شرکت در کشورهای مختلف با مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ( در ادامه مسیری که با مایکروسافت ایکس و مایکروسافت CRM آغاز گردید) است» همچنین اضافه کرد: «در این سیر تحول دیجیتالی شرکت، Man اوکراین تصمیم بر انتخاب پلتفرمی پیشرو، نوآورانه، جهانی و راهکاری تخصصی برای صنعت خود نمود. این انتخاب به Man اجازه می‌دهد تا تجربه دیجیتالی خاص و یکتایی را با نمایندگی‌ها و مشتریان خود بسازد.»
الکساندر اُستاپُویچ (Oleksandr Ostapovych) مدیر منطقه کامیون و اتوبوس کمپانی Man اذعان داشت: « ما انتظار داریم استقرار راهکار تخصصی IDMS آنتارگیت انگیزه بیشتری برای افزایش بهره‌وری کسب و کار و رشد آن، به همراه داشته باشد و به پشتوانه این تکنولوژی جدید، Man اوکراین قادر به نظارت و تصمیم‌گیری استراتژیک در زمینه‌های فروش، ارتباط با مشتری، خدمات، حمل و نقل و مالی باشد. هدف اولیه ما توسعه کسب و کار در اوکراین، رشد فروش، دیجیتال سازی کسب و کار و در نتیجه آن افزایش بهره‌وری عملیاتی است.»
درباره کمپانی کامیون و اتوبوس Man اوکراین LLC:
کمپانی MAN Truck & Bus Ukraine LLC زیرمجموعه ۱۰۰٪ متعلق به کمپانی آلمانی MAN Truck & Bus AG می‌باشد. دفتر اصلی شرکت در مونیخ است. گروه MAN Truck & Bus یک تولید کننده وسایل نقلیه و ارائه دهنده راهکارهای حمل و نقل با درآمد سالانه ۱۱ میلیارد یورو (۲۰۱۸) است. این کمپانی تولید کننده محصولاتی از جمله ون، کامیون، اتوبوس و البته موتورهای دیزلی و گازی می‌باشد و همچنین ارائه‌دهنده خدمات حمل و نقل مسافران و کامیون‌ها نیز است. شرکت MAN Truck & Bus بخشی از ابر کمپانی TRATON SE است که بیش از ۳۶۰۰۰ نیرو در سراسر جهان دارد.
درباره آنتارگیت
شرکت آنتارگیت یک شرکت بین‌اللمللی در حوزه IT و مشاوره کسب و
کار است که ارائه‌دهنده راه‌حل‌های نوآورنه برای کسب و کار جهت افزایش سرعت انجام
امور و بهبود مدیریت کارآمد مشتریان خود است.
آنتارگیت، شریک طلایی مایکروسافت با تخصص ERP و ابر است، و البته متمرکز بر پیاده‌سازی و پشتیبانی راهکارهایی بر اساس مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ( ERP, CRM) ، داشبورد های هوش تجاری (Power BI)، هوش مصنوعی جهت صنعت‌های تولید، خرده‌فروشی، توزیع و سایر حوزه‌ها است. ما پروژه‌های را برای مشتریان خود در اروپای شرقی، خاورمیانه و شمال آمریکا اجرا و پشتیبانی می‌کنیم . با ما در ارتباط باشید.
همانطور که می‌دانید امکان خروجی به اکسل از جداول (Grid) داینامیکس۳۶۵ مالی و عملیاتی وجود دارد . کلید میانبر Ctrl+T برای این منظور می‌باشد. در نسخه‌های قبل این اکسپورت محدود به حداکثر ۱۰۰۰۰ ردیف یا کمتر از آن بوده است.
با بروزرسانی‌های بعدی تعداد ردیف قابل اکسپورت به اکسل به ۵۰۰۰۰ ردیف افزایش یافت و در نهایت طی بروزرسانی ۲۲ که در دسامبر ۲۰۱۸ ارائه شد، فیلدی برای افزایش تعداد ردیفها منظور گردید. .
در بروزرسانی جدید افزایش تعداد ردیف ، قابل انجام در مسیر ذیل است:
System administration >
Setup > Client performance options
مقدار پیش‌فرض فیلد “Maximum number of rows to export to Excel” صفر است. این مقدار صفر به معنی حداکثر ۵۰۰۰۰ ردیف برای خروجی به اکسل می‌باشد.
به آسانی با تغییر این فیلد به یک میلیون، خروجی به اکسل با این تعداد ردیف میسر می‌گردد. البته این تغییر فقط در حوزه کاری کاربری با دسترسی System administrator است.
زبان در چندین محل از داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل انتخاب است و می‌توانید این تنظیمات را در هر دو نسخه آن، Business و Enterprise Edition و پیکربندی نمایید.
زبان سیستم (System language)
تنظیمات زبان سیستم در بخش پارامترهای سیستم می‌باشد. درخصوص زبان سیستم اطلاعات کامل و قابل استنادی در دسترس نمی‌باشد. مایکروسافت نیز در سایت docs.microsoft.com توضیحی در اینخصوص نمی‌دهد. البته با یک جستجوی گوگل شاید بتوان مقاله‌های محدودی مرتبط با آن پیدا کرد.
در تصویر ذیل محل دسترسی به زبان نمایش داده شده است.
در صورتیکه ادمین سیستم نسبت به تغییر آن اقدام کند، داینامیکس ۳۶۵ برای هر آیتمی که ترجمه‌ای معادلی پیدا نکند پیغامی مشابه آنچه در ذیل مشاهده می‌نمایید را نشان می‌دهد.
ادمین سیستم می‌تواند از اعمال تغییرات خودداری کند یا اینکه پیامها را نادیده گرفته و با انتخاب Yes نسبت به تغییر زبان اقدام کند.
زبان شرکت (Legal entity language)
هر شرکت تعریف شده دارای یک زبان پیش‌فرض است، وارد شدن اطلاعات در این فیلد الزامی نمی‌باشد. این فیلد در آدرس ذیل تنظیم می‌گردد.
زبان مشتری و تامین کننده (Customer and vendor language)
بصورت پیش فرض درزمان ایجاد یک مشتری و یا تامین کننده، زبان آن از زبان تعریف شده برای شرکت به ارث برده می‌شود. البته فیلد زبان برای مشتری و تامین‌کننده یک فیلد اجباری نیست ولی لازم است قبل از تهیه یک مستند خروجی مانند صورتحساب، فاکتور یا موارد مشابه، تعریف شود.
داینامیکس
۳۶۵ از این زبان برای تهیه نوع زبان در مستندات ارائه ای و چاپی استفاده می‌کند.
در ادامه با چهار زبان متفاوت نحوه نمایش فیلد مالیات در چاپ Free text invoice توضیح داده شده است.
زبان en-us
با این زبان برای فیلد مالیات از تیتر Sales tax در چاپ فاکتور استفاده می‌شود.
“Value-added tax = “Sales tax
زبان en-gb
با انتخاب این زبان، تیتر VAT در چاپ در قسمت مالیات نمایش داده شده است.
“Value-added tax = “VAT
زبان en-sg
برای
این زبان تیتر مالیات با مقدار GST در چاپ تکمیل
خواهد شد.
“Value-added tax = “GST
زبان da
و در این زبان Moms در چاپ برای فیلد مالیات نمایش داده خواهد شد.
“Value-added tax = “Moms
زبان کاربر(User language)
ادمین
سیستم برای همه کاربران و یا بصورت موردی هر کاربر می‌تواند برای خود زبان کاربریش
را تغییر دهد. این تنظیمات در آدرس ذیل انجام می‌گردد.
Gear menu > Options
در صفحه باز شده در fast تب Preference می‌توان نسبت
به انجام این تغییر اقدام نمود
بعد از انجام تغییرات بعضی از ماجولها مطابق با زبان انتخاب شده نام و لیبل‌های با زبان جدید را نشان خواهند داد. البته لازم به ذکر است در حال حاضر زبان فارسی در این لیست موجود نمی‌باشد .
ماجولها (Modules)
تغییر زبان منجر به تغییر نام ماجولها نیز می‌گردد. به طور مثال با تغییر زبان از en-us به en-gb ، نام ماجول Accounts payable به ماجول Purchase ledger و همچنین ماجول Accounts receivable به Sales ledger تغییر نام یافته است.
که بعد از اعمال تغییرات بصورت ذیل است.
منو آیتم
(Menu items)
با تغییر زبان امکان تغییر در منو آیتمها را نیز در بر می‌گیرد. بطور نمونه با تغییر زبان کاربر از en-we به en-gb در بخش مالیات منو آیتم Sales tax به VAT و منو آیتم TAX exempt یا همان معافیت مالیاتی به VAT numbers تغییر می‌یابد.
و بعد از انجام
تغییرات بصورت ذیل می‌گردد:
پیشنهادات
پیاده‌سازی داینامیکس ۳۶۵ در شرکتی که دارای زیرمجموعه هایی در کشورهای مختلف در سرتاسر جهان می‌باشد، مستلزم به نیازسنجی درخصوص چگونگی استفاده امکان زبان در سیستم می‌باشد. در اینخصوص پیشنهاداتی به منظور استفاده بهینه از این ابزار حضورتان ارائه می‌گردد:
همه کاربران از زبانی واحد و هماهنگ استفاده کنند.
امکان تغییر زبان کاربران غیر فعال شود.
استفاده از یک زبان واحد، پشتیبانی ساده‌تری خواهد داشت .
زبان رایج و غالب در داینامیکس ۳۶۵ زبان انگلیسی است و البته نه ورژن از زبان انگلیسی در این سیستم حمایت می‌شود.
با توجه به اینکه حجم بالایی از مستندات، ویدیوها و پست‌ها به زبان انگلیسی en-us می‌باشد، شاید بهترین گزینه نیز همین زیان باشد.
در پایان خاطر نشان می‌کنم که کاربران در ابتدای راه‌اندازی تمایل زیادی به استفاده از زبانی را دارند که بر آن مسلط هستند و لذا در برابر پذیرش زبان جدید مقاومت می‌کنند. ولی تجربه نشان داده است که این بازه سردرگمی کوتاه مدت خواهد بود. کاربر خیلی سریع نسبت به معادل‌سازی زبان جدید با زبانی که بر آن مسلط است اقدام خواهد کرد. 🙂
یکی از ابزارهای بسیار کارآمد به منظور اعمال قوانین یکسان و با ثبات در تراکنش‌ها و مستندات مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵، ابزار گردش کار و یا Workflow می باشد. با این امکان تاریخچه کامل تراکنش قابل مشاهده است و با تحلیل موارد انجام شده می‌توان سیکلها و فرایندها را اصلاح کرد و برای همیشه از اشتباهات کاربری در انجام کارها، علی‌الخصوص امورات تکراری، اجتناب نمود.
متاسفانه عدم آشنایی با این ابزار استفاده از آن را محدود کرده است. طی این مستند با نحوه ایجاد گردش کار آشنا خواهید شد.
طی پست قبل نحوه ایجاد ورک فلو یا گردش‌کار در داینامیکس ۳۶۵ آموزش داده شد. در این مقاله که در ادامه پست قبلی می‌باشد، در خصوص گردش کاری از نوع اشتراکی صحبت خواهد شد.
همانطور که قبلا گفته شده تایید سند حسابداری که در آدرس ذیل ایجاد می‌شود، منتاظر با هر گروه سند، از دو طریق امکانپذیر است:
General ledger > Journal
setup > Journal names
تایید (Approval) : کلیه کاربرانی که به گروه تایید کننده آن نوع ژورنال اضافه شوند، اجازه تایید ژورنال را خواهند داشت.
تایید با گردش کار(Approval workflow) : استفاده از گردش کار و ورک فلوی برای فرایند تاییدات.
محل مشخص شدن آن طی تصویر ذیل نمایش داده شده است.
Journal name form
این نوشته بر روی تایید سند حسابداری با استفاده از گردش کاری از نوع اشتراکی “Participant” تمرکز دارد. این پست همچنین تنظیمات مورد نیاز برای استفاده و اجرای آن را توضیح می‌دهد.
ایجاد کاربران
در ابتدا چهار نوع کاربر با سطوح دسترسی مشخص شده در جدول ذیل تعریف نمایید.
همانطور که می‌دانید محل
تعریف کاربران در آدرس ذیل می‌باشد:
System administration > Users > Users
Users list
طی این پست از کاربرهای SGI1،SGI2 و SGI4 استفاده می‌شود.
ایجاد ورک‌فلوی سند روزانه حسابداری از نوع اشتراکی
برای این منظور به آدرس ذیل بروید:
General ledger > Journal
setup > General ledger workflow
و برروی گزینه جدید (New) کلیک کنید و آیتم Ledger daily journal workflow را انتخاب کنید.
ویرایشگر ورک‌فلوی
مایکروسافت ایکس باز خواهد شد. در قسمت ایمیل و پسورد اطلاعات آفیس ۳۶۵ را به
منظور دسترسی به ویرایشگر وارد نمایید. در این حالت تابلوی ورک‌فلو یا workflow canvas باز خواهد شد.
آیتم ” Approve daily journal ” را انتخاب کنید و بر روی سطح کار درگ کنید. ارتباط آن را به آیتمهای شروع و پایان مشابه تصویر برقرار کنید.
آیتم اضافه شده را انتخاب کنید و سپس برروی “Level down” از نوار کار بالای صفحه کلیک کنید. البته با دابل کلیک کردن برروی آن نیز این امکان در دسترس می‌باشد.
برروی آیتم موجود راست کلیک کرده و Properties را انتخاب نمایید.
در قسمت Assignment type آیتم اشتراکی یا ” Participant” را انتخاب کنید.
برروی تب Role based کلیک کنید و گزینه “Security role participants” در قسمت نوع اشتراکی و گزینه “Chief financial officer” را در فیلد participant مطابق شکل انتخاب کنید.
در صورت نیاز وارد تب “Time limit” شوید و تغییرات مورد نیاز را برای تعیین مهلت انجام کار، وارد کنید.
در پایان تب “Completion policy” را انتخاب کنید و تعداد تایید کنندگان را وارد نمایید. در این مثال گزینه “Single approver” انتخاب شده است.
فرم را ببندید و گزینه ذخیره و فعالسازی ورک‌فلو را انتخاب کنید.
البته این پست همه مراحل ایجاد یک ورک فلور را آموزش نمی‌دهد. برای تسلط به نحوه تعریف و چگونگی استفاده ورک‌فلو نیاز به آموزشها پیشرفته‌تری می‌باشد.
برای ادامه کار ژورنالی از نوع ورک‌فلو به نام GenJrnW مشابه آموزش قبلی تعریف نوع ژورنال، ایجاد نمایید.
فرایند تاییدات ژورنالی با ورک فلویی از نوع اشتراکی
در
ابتدا با نام کاربری SGI4 به
سیستم ورود نمایید و در آدرس ذیل ردیف جدید ایجاد کنید.
General journal from
General ledger > Journal entries > Journal names > New
نام ژورنال را با نوع تعریف شده – در این مثال GenJrnW می‌باشد- تکمیل نمایید.
قسمت سطر را انتخاب کنید و ردیفهای ژورنال را وارد کنید. برروی گزینه ذخیره کلیک کنید. همانطور که مشاهده می‌شود گزینه پست غیرفعال است.
برای ادامه کار فرم را ببندید . در قسمت بالای صفحه آیتم Workflow > Submit را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید نسبت به وارد کردن متن اقدام نماید و در ادامه برروی گزینه Submit کلیک کنید.
بعد از Submit شدن، امکان تغییر در ژورنال وجود ندارد مگر اینکه با استفاده از گزینه Recall نسبت به باز کردن آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند نسبت به recall و باز فراخوانی ژورنال از طریق منو Workflow اقدام نماید.
با استفاده از گزینه “View history” امکان مشاهده فرایند، آنچه انجام شده و وضعیت جاری آن فراهم می‌گردد. در خصوص این ژورنال کاربرانی که دارای دسترسی به نقش “Chief financial officer” می‌باشند، امکان تایید ژورنال را دارند.
همانطور که مشاهده می‌شود کاربرهای SGI1 و Sara Thomas دارای این نقش می‌باشند و لذا امکان تایید آن را دارند. با توجه به اینکه در قسمت “Completion policy” گزینه “Single approver” انتخاب شده است، لذا با تایید یکی از این دو کاربر ژورنال تایید خواهد شد.
با نام کاربری SGI1 وارد شوید و برای ژورنال مورد نظر برروی منوی Workflow کلیک کنید.
زمانیکه
کاربر SGI1 گزینه ورک‌فلو را برای این ژورنال انتخاب می‌کند،
گزینه‌های متفاوتی را می‌تواند انتخاب کند:
گزینه Approve: تایید ژورنال
گزینه Reject: برگرداندن ژورنال
گزینه Request change: از کاربر SGI4 برای
اعمال تغییراتی تا قبل از تایید درخواستی می‌فرستد.
گزینه Delegate: ژورنال برای تایید به شخص دیگری ارجاع داده می‌شود و کاربر
انتخاب شده امکان تایید آن را خواهد داشت.
گزینه View history
در ادامه گزینه Delegate را انتخاب کنید.
با نام کاربری SGI2 به سیستم وارد شوید. گزینه “Approve” را در صفحه داشبورد و زیر آیتم “Work items assigned to me” را برای مشاهده ژورنالهایی که لازم است توسط کاربر SGI2 تایید شود را انتخاب کنید.
اختیاری:
در قسمت “All not posted” لیست ژورنالهای که می‌تواند توسط کاربر جاری تایید شود قابل مشاهده و دسترسی است.
بعد از انتخاب ژورنال از آدرس Workflow > Approve گزینه “Approve” را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید برای تایید کردن متنی را نیز وارد نمایید. بعد از آن برروی دکمه تایید کلیک کنید.
بعد از اجرای بچ جاب مربوط به ورک فلو، گزینه پست در بالای صفحه فعال خواهد شد. ژورنال تایید شده را پست نمایید.
مشاهده تاریخچه یا View history نشان می‌دهد که ورک فلو تایید شده است “Workflow completed” و البته کاربر SGI2 را بعنوان کاربری که ژورنال به آن ارجاع شده و در نهایت آن را تایید کرده است، نمایش می‌دهد. 🙂
برای تاییدات سند حسابداری دو روش قابل اجرا می‌باشند و هر دوی آنها بر اساس نام ژورنال تعریف می‌گردند. همانطور که می‌دانید محل تعریف نام/نام‌های ژورنال در آدرس ذیل است:
General ledger > Journal setup > Journal names
و روشهای تایید هر ژورنال شامل :
روش Approval: در فیلد Approve گروه کاربرانی که اجازه تایید سند حسابداری را دارند، فعال می‌شود. کاربران مجاز بصورت مستقیم به این گروه اضافه می‌گردند.
روش Approval workflow: با استفاده از گردش کار(ورک فلو) ماژول حسابداری فرایندهای مورد نیاز در حسابداری کنترل می‌شود.
این پست بر روی تایید سند حسابداری بر اساس گردش کار از نوع تخصیص داده شده به کاربر، تمرکز دارد و نحوه تنظیمات مورد نیاز و چگونگی اجرای آن را توضیح خواهد داد.
۱.ایجاد کاربران
برای شروع کار چهار کاربر با سطوح دسترسی و نقش‌های متفاوت با استفاده از فرم Users ماژول System administration تعریف کنید.
در ادامه از سه کاربر SGI1، SGI2و SGI4 استفاده خواهیم کرد.
۲. ایجاد گردش کار (ورک فلو) سند روزانه – با نوع تخصیصی کاربر
به آدرس ذیل بروید:
general ledger > Journal setup > General ledger workflow
گزینه جدید (New) را انتخاب نمایید. و بر روی گزینه Ledger daily journal workflow کلیک نمایید.
فرم ویرایشگر گردش کار داینامیکس ایکس باز خواهد شد. ایمیل افیس ۳۶۵ و رمز عبور خود را برای دسترسی به ویرایشگر و تابلوی گردش کار (workflow canvas) وارد نمایید.
از قسمت اجزای گردش کار (workflow element) گزینه “Approve daily journal” را کشیده و در محیط تابلوی گردش کار رها نمایید. سپس آن را به دو گزینه شروع و پایان متصل کنید.
گزینه Approve daily journal اضافه شده به میز کار را انتخاب نموده و سپس بر روی گزینه “Level down” کلیک کنید. البته می‌توان با دابل کلیک کردن برروی Approve daily journal نیز وارد سطح زیرین شد.
بر روی آیتم مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Properties و مشخصات را انتخاب کنید.
در قسمت نوع تخصیص، User را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب آن در تب کاربران (User pane) لیست کاربران مجاز را اضافه کنید.
در این مثال کاربرهای SGI1 و SGI2 که در قسمت کاربران موجود(available users) نمایش داده شده ، به لیست کاربران انتخابی(selected users) اضافه کرده‌ایم.
بر روی تب Completion policy یا سیاست تکمیل کلیک نمایید و مشخص کنید برای تایید ژورنال چه گزینه‌ای مورد نیاز است. برای این مثال آیتم Single approver را انتخاب کنید. این گزینه به این معنا است که فقط یکی از دو کاربر SGI1 و SGI2 برای تایید ژورنال مورد نیاز است.
فرم را ببندید و ذخیره و فعال شدن گردش کار را با کلیک بر روی save and activate the workflow فعال نمایید.
حال گردش کار برای استفاده در سند حسابداری (general journal) آماده می‌باشد.
طی این پست همه مراحل تعریف گردش کار توضیح داده نشد. برای مشاهده پستهای بیشتر در این خصوص می‌توانید سایت ما را دنبال کنید و یا آموزش ورک فلو مورد نیاز خود را از ما بخواهید.
انتخاب گردش کار برای ژورنال روزانه
یک ژورنال روزانه ایجاد کنید و در قسمت Approval workflow گزینه “Yes” را انتخاب کرده و گردش کار تعریف شده طی مرحله قبل را انتخاب کنید.
ژورنال روزانه تعریف شده اکنون قابل استفاده در فرایند می‌باشد.
فرایند تایید گردش کار سند حسابداری
با نام کاربری SGI4 وارد شوید و یک ژورنال جدید در آدرس ذیل با نوع تعریف شده در مرحله قبل که در این مثال GenJrnW بوده است، ایجاد کنید.
General ledger > Journal entries > Journal names
برای وارد کردن آرتیکل‌های سند وارد قسمت Line شوید و نسبت به ثبت آن اقدام نمایید. همانطور که در تصویر مشاهده می‌شود، گزینه پست غیر فعال است. به منظور مشاهده آیتم ورک فلو لازم است فرم سطرها بسته شود.
برای شروع گردش کار لازم است در قسمت ژورنال بر روی گزینه Workflow کلیک کرده و نسبت به Submit کردن آن اقدام شود.
در هنگام Submit کردن ژورنال می‌توانید متن مورد نظر را در قسمت Comment وارد نمایید و در ادامه برای شروع فرایند تاییدات بر روی گزینه Submit کلیک نمایید.
کاربر می‌تواند با بازخوانی سند حسابداری نسبت به اصلاح و اعمال تغییرات در آن اقدام نمایید. این عملیات با استفاده از گزینه Recall و تا قبل از تایید نهایی سند قابل انجام می‌باشد.
گزینه history تاریخچه و سوابق تاییدات و زمانهای فرایند را نمایش می‌دهد.
حال با نام کاربری دوم که در این مثال SGI2 می‌باشد به سیستم وارد شوید.
همانطور که مشاهده می‌نمایید کاربر دوم امکان مشاهده ردیفها را دارد ولی امکان تغییر فعال نمی‌باشد.
گزینه‌های که کاربر SGI2 در قسمت گردش کار مشاهده می‌نماید متفاوت است و لیست آنها بشرح ذیل است:
Approve : تایید نهایی ژورنال
Reject: رد کردن و برگرداندن ژورنال به کاربر ثبت کننده
Request change: درخواست تغییرات از کاربر SGI4 برای انجام تغییراتی در ژورنال تا قبل از تایید آن
Delegate: انتقال ژورنال به شخص دیگری به منظور بررسی و تایید آن
View history: مشاهده سوابق
گزینه Approve را انتخاب کنید و در صورت نیاز نسبت به ثبت توضیحات در آن اقدام کنید. بعد از ثبت توضیحات بر روی گزینه Approve کلیک کنید.
فرایند تایید با استفاده از یک batch job اجرا خواهد شد. بعد از تکمیل بچ جاب امکان پست شدن ژورنال فعال می‌شود و شما می‌توانید نسبت به پست آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند قبل یا بعد از پست کردن سوابق گردش کار را مشاهده کند. در این قسمت اطلاعات متفاوت و کاملی برای گردش کار وجود دارد. و کلیه مراحل قابل مشاهده است. 🙂
در داینامیکس ۳۶۵ بهار ۲۰۱۸ مایکروسافت مطلب را با عنوان “One voucher deprecation” مطرح می‌کند که ترجمه آن بشرح ذیل است :
” برای ژورنالهای مالی (از جمله ژورنال حسابداری، ژورنال دارایی ثابت، ژورنال پرداخت های فروشنده و غیره) قابلیتی وجود دارد که به شما امکان می دهد تا تراکنشهای متفاوت را در یک ژورنال ثبت نمایید. این امکان ” One voucher ” نامیده می شود و البته استفاده از آن منجر به مشکلاتی در خصوص تسویه، محاسبه مالیات، بازپرداخت حساب مربوطه در حسابداری، گزارشات مالی و موارد دیگر می‌گردد. با توجه به این مسائل، قابلیت One voucher ، منسوخ خواهد شد. اما به دلیل شکافی که در صورت حذف آن ایجاد می‌شود، این عملکرد به یکباره منسوخ نخواهد شد. بجای آن، از برنامه زیر استفاده خواهیم کرد:
نسخه بهار ۲۰۱۸: این قابلیت بصورت انتخابی به پارامترهای حسابداری اضافه خواهد شد و البته بصورت پیش‌فرض غیرفعال می‌گردد. با این وجود، اگر سازمان شما دارای سناریوی وابسته به این قابلیت باشد، می‌توانید با استفاده از پارامترها نسبت به فعالسازی آن اقدام نمایید.
در صورتیکه سناریوی کسب و کار به قابلیت One voucher نیاز ندارد، نسبت به فعال شدن آن اقدام نشود. زیرا ما نسبت به رفع خطاهایی که در صورت فعال شدن آن ایجاد شود، اقدامی نخواهیم کرد.
استفاده از One voucher را در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی متوقف نمایید، مگر اینکه بعلت شکافهای عملکردی مجبور به استفاده از آن می‌باشید.
نسخه پاییز ۲۰۱۸ و بعد از آن : شکافهای عملکردی رفع و تکمیل خواهد شد. بعد از تکمیل این موارد، عملکرد One voucher بصورت دایم و کامل متوقف خواهد شد.
محل‌های استفاده از one voucher
گزینه One voucher در موقعیتهای متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد:
انتقال ابتدای دوره‌ای که شامل تراکنشهای مشتری و فروشنده می‌باشد،
انتقال مبلغ از یک فروشنده به فروشنده دیگر،
تسویه تراکنش‌ها بین مشتری و فروشنده‌ای که ذاتا یک شخصیت یا شرکت می‌باشند(same party ID)
پست دریافتهای مشتریان متفاوت به یک حساب بانکی طی یک تراکنش
مایکروسافت مشکلات و سناریوهای مرتبط با قابلیت one voucher را توضیح می‌دهد. “شکافهای عملکردی که حذف این امکان ایجاد می‌کند طی نسخه پاییز ۲۰۱۸ و نسخه‌های بعد از آن رفع خواهد شد. ”
پارامترهای حسابداری جدید- اجازه ثبت تراکنشهای متفاوت در یک سند
همانطور که ذکر شد در نسخه بهار ۲۰۱۸ گزینه جدیدی در پارامترهای حسابداری وجود دارد، با عنوان
.”Allow multiple transactions within one voucher”
این گزینه در تب Ledger و در قسمت General می‌باشد و بصورت پیش‌فرض گزینه “No” می‌باشد.
در حالتی که که این گزینه No است، یک ژورنال حسابداری ایجاد کرده‌ام و همانطور که مشاهده می‌نمایید در هر دو قسمت حساب و طرف حساب مقابل گزینه Vendor انتخاب کرده‌ام.
در هنگام تایید کردن ژورنال پیامی به شرح ذیل دریافت می‌شود :
“There can only be one vendor or customer transaction per voucher”
پس امکان پست کردن این ژورنال وجود ندارد.
به صفحه پارامترهای حسابداری برگشته و گزینه “Allow multiple transactions within one voucher” را با انتخاب گزینه “Yes” فعال می‌کنم.
وقتی که این گزینه فعال می‌گردد، پیغام اخطاری نمایش داده می‌شود و اعلام می‌شود که مایکروسافت استفاده از این گزینه را پیشنهاد نمی‌کند. پیغام را نادیده گرفته و گزینه “Yes” را انتخاب می‌کنم.
و در پایان ژورنال مشابه آنچه که ثبت شده بود، بعد از این تغییر در پارامترهای حسابداری ثبت و پست شد.
ایجاد ژورنال- One voucher number only
در صورت ایجاد یک ژورنال جدید در آدرس
,General ledger > Journal setup > Journal names
می توانید در فیلد “New voucher” از لیست نمایش داده شده، گزینه “One voucher number only” را برای آن نوع ژورنال انتخاب کنید.
مایکروسافت محل استفاده از آن را ثبت یک ژورنال برای سرفصلهای حساب متفاوت و پست آن نیز طی یک سند، اعلام می‌دارد و همچنین اعلام می‌کند پشتیبانی از آن ادامه دارد.
نتیجه
مایکروسافت سناریوهای متفاوت و مشکلات مربوط به استفاده از آیتم one voucher را اعلام می‌کند. شکافهای عملکردی که حذف این آیتم ایجاد می‌کند طی نسخه‌های پاییز ۲۰۱۸ و نسخه‌های بعد از آن مرتفع خواهد شد.
آنچه که مایکروسافت در این خصوص اعلام کرده است در لینک ذیل قابل مشاهده می‌باشد:
امیدواریم که مایکروسافت همه شکافهای عملکردی مربوط به گزینه “One voucher” را تا قبل حذف آن رفع کند و امکانی برای انتخاب مشتریان و یا فروشندگان متفاوت طی یک سند را فراهم آورد.
گاه لازم می‌باشد از بین اطلاعات موجود فقط ردیفهایی با مشخصه خاص نمایش داده شود، این نیاز با استفاده از فیلتر کردن رکوردها امکانپذیر می‌باشد. بطور مثال در تصویر ذیل این قابلیت فیلتر کردن در فرم مالیات نمایش داده شده است، ولی این امکان به راحتی در سایر فرمها نیز قابل استفاده می‌باشد.
زمانیکه نیاز به رکوردهایی با مشخصه ای خاص می‌باشد، فرمی باز می‌شود که در آن امکان فیلتر کردن بر اساس حساب اصلی، تاریخ و … را دارید. امروز و طی این پست با گزینه “Replace the criteria on lookup” آشنا خواهید شد.
جستجو بدون گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در صورتیکه قبلا از فرم فیلتر استفاده شده باشد، در صورت باز کردن مجدد آن، مقدار قبلی وارد شده در فرم نمایش داده می‌شود. در این مثال مقدار شرط قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، در فرم فیلتر نمایش داده می‌شود.
با کلیک کردن بر لیست شرط، می‌توان مقدار جدیدی را در این لیست وارد نمود.
برای مرحله دوم جستجو، مقدار ۱۱۰۱۳۰ وارد شده است، بعد از این انتخاب، مقدار جدید ۱۱۰۱۳۰، جایگزین مقدار قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، نمی‌گردد. در این حالت همانطور که در تصویر ذیل مشاهده می‌شود، لازم است بصورت دستی نسبت به حذف مقدار قبلی اقدام شود.
جستجو با گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در این حالت گزینه “Replace the criteria value on lookup” قبل از تغییر مقدار شرط انتخاب می‌شود .
حالا حساب دوم برای شرط یعنی مقدار ۱۱۰۱۳۰ از لیست باز شده انتخاب می‌شود.
با این گزینه دیگر نیازی به پاک کردن دستی گزینه جستجوی قبلی نمی‌باشد و مقدار جستجوی جدید جایگزین قبلی می‌شود.
این قابلیت در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ویرایش (PU 8.0 (7.0.4841.35234 موجود می‌باشد و البته من مشابه آن را در نسخه‌های قبلی ندیده‌ام.
در به‌روزسانی ۱۱ داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ( اکتبر۲۰۱۷) مایکروسافت امکان جدیدی برای انتقال تنظیمات پایه از یک شرکت به یک یا چند شرکت دیگر را اضافه کرده است. مایکروسافت این امکان را بصورت ذیل توضیح می‌دهد:
« همانطور که شرکتهای جدید مورد نیاز هستند، کاربران با کپی کردن اطلاعات و تنظیمات پایه از شرکت موجود به این شرکت جدید، قادر به صرفه جویی در وقت و همچنین کاهش خطاهای احتمالی خواهند بود. این امر می تواند به ایجاد طراحی یک قالب طلایی سریع و سازگار برای شرکت منجر گردد.»
برای استفاده از آن در فضای کار مدیریت اطلاعات (Data management) گزینه “Copy into legal entity” را انتخاب نمایید.
ایجاد یک گروه پروژه
برای ایجاد یک ردیف جدید، نسبت به وارد کردن نام و توضیحات جدید از نوع طبقه‌بندی پروژه اقدام نمایید.
شرکت مقصد
طی این پست گزینه “Copy number sequences” توضیح داده نخواهد شد. یکی از مراحل مهم و اساسی در انتقال بین دو شرکت کپی کردن توالی شماره‌ها می‌باشد.
اطلاعات بیشتر در خصوص توالی شماره‌ها «number sequences» و ارتباط آن با تنظیمات کپی کردن اطلاعات پایه طی پستهای آتی توضیح داده خواهد شد.
در فیلد شرکت مقصد یا “Destination legal entities” می‌توان شرکت یا شرکتهای مقصد را از لیست موجود در قسمت “Select existing” انتخاب نمایید.
تنظیمات پایه از شرکت مبداء که در واقع همان شرکتی می‌باشد که شما در فضای کار مدیریت داده آن بوده‌اید و شرکت فعال می‌باشد. همانطور که در تصویر قبل مشاهده می‌شود، در این مثال شرکت USMF شرکت مبداء می‌باشد.
اگر هنوز شرکت مقصد ایجاد نشده است، می‌توانید با استفاده از گزینه “+Create legal entities” نسبت به ایجاد آن اقدام نمایید. البته ایجاد شرکت جدید از آدرس ذیل نیز امکانپذیر می‌باشد :
بعد از ایجاد شرکت مقصد جدید، نام آن به لیست شرکت/شرکتهای مقصد اضافه می‌گردد.
ورودی‌های انتخاب شده (Selected entities)
اطلاعات مورد نیاز برای کپی شدن، می‌تواند به روشهای مختلف انتخاب گردند.
Add entity یکی از روشهای قدیمی برای انتخاب اطلاعات می‌باشد.
Add multiple راهی سریع برای انتخاب ورودی‌ها می‌باشد در این حالت فیلترهای متنوعی برای انتخاب وجود دارد.
Add file می‌تواند زمانی مورد استفاده قرار گیرد که بخشی از اطلاعات و تنظیمات از شرکت مبدا (USMF)منتقل نخواهد شد و فرمت بصورت فایل وارد می‌گردد.
Add template زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که یک قالب از پیش تعیین شده با اطلاعات مرتبط می‌باشد. در صورتیکه بطور منظم اطلاعات پایه از شرکت موجود به شرکت جدید منتقل می‌گردد، پیشنهاد می‌شود که یک قالب مشخص طراحی گردد و از آن استفاده شود.
بعد از مشخص شدن ورودی‌ها، لازم است ترتیب آنها در صورت نیاز وارد گردد.
کپی کردن در یک شرکت(Copy into legal entity)
بعد از آماده کردن اطلاعات پروژه برای کپی کردن، از منوی بالا گزینه “Copy into legal entity” انتخاب گردد. با اینکار عملیات کپی آغاز می‌گردد.
برای دیدن نتیجه لازم فرم به‌روزرسانی شود.
همانطور که انتظار می‌رفت بعلت عدم امکان اشتراک توالی شماره‌های ژورنال در شرکت USMF، کپی کردن نام ژورنالها همراه با خطا بود. یک راهکار برای حل کردن این مشکل، وارد کردن توالی شماره ژورنالها و نام ژورنالها در دو مرحله جدا می‌باشد.
نتیجه :
مایکروسافت اعلام کرده است « این قابلیت جدید برای صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای ایجاد شرکت جدید می‌باشد»
در صورت استفاده از این امکان بصورت یک قالب، می‌تواند نقش چشمگیری در کاهش زمان داشته باشد. ولی رفع کامل خطاهای آن انجام نشده است. البته این قابلیت بهبود داشته ولی همچنان برای بهتر شدن نیاز به فرصت می‌باشد.
