از ماژول General ledger یا حسابداری مایکروسافت داینامیکس جهت تعریف و مدیریت رکوردهای حسابداری شرکت استفاده میشود. در این ماژول ردیفهای بدهکار و بستانکار ثبت میگردد. این ثبتها براساس طبقهبندیهایی میباشد که تحت عنوان کدینگ حسابداری در فرم Chart of Account تعریف شدهاند. کدینگ حسابداری تعریف شده قابل ارتباط دادن به گروههای تفصیلی متفاوت است.
میتوانید مبالغ مشخص را به یک حساب و یا در بین چند حساب تسهیم کنید ، این تخصیص میتوانید بصورت یک قانون تعریف شود و همچنین در بین ترکیبهای متفاوت از تفصیلیها انجام شود. دو نوع تخصیص در سیستم وجود دارد: ثابت و متغیر.
تهاتر حسابها امکانپذیر است و این تهاتر میتواند بین حسابهایی با ارزهای متفاوت و اعمال عملیات تسعیر انجام گردد.
در پایان سال مالی، بستن حسابها و انتقال مانده آنها به سال بعد انجام میپذیرد. این عملیات میتواند بسته به نوع شرکت و قوانین مورد نیاز در سیستم اعمال گردد.
امکان استفاده از حسابداری تلفیق با انعطافپذیری بالا و دسترسی راحت به منابع مالی شرکتهای گروه وجود دارد. برای استفاده از حسابداری تلفیق، ضرورتی به داشتن برنامه مایکروسافت داینامیکس در همه شرکتهای گروه نمیباشد. حسابداری تلفیق موجود میتواند با استفاده از دیتابیسهای متفاوت نیز، خروجی کارآمد و جامعی را فراهم آورد.
یکی دیگر از ابزارهای موجود پیشبینی جریان نقدینگی و همچنین برآورد موجودی مورد نیاز آتی در سازمان میباشد. سیستم امکان محاسبه، مشاهده و چاپ این پیشبینی نقدینگی را فراهم میآورد. همچنین میتوان میزان ارز مورد نیاز آتی را محاسبه و مشاهده کرد.
این ماژول برای بررسی فاکتورهای مشتری و وضعیت دریافتهای آن استفاده میشود. ایجاد فاکتور میتواند براساس سفارش فروش و یا خروجی کالاها باشد. همچنین ثبت اعلامیه بدهکاری مشتری، بدون وابستگی به سفارش فروش امکانپذیر است.
درخصوص دریافت، نوعهای متفاوت آن از جمله نقد،
چک، کارت، پرداختی آنلاین، برات، حواله و البته سفته قابل ثبت میباشد. اگر سازمان
شما دارای چند شرکت است و بصورت گروه مدیریت شود، میتوان یک صندوق مرکزی در یکی
از شرکتها ایجاد کرده و کلیه دریافتهای مشتری را از طریق این صندوق متمرکز مدیریت
کرد و البته اطلاعات را با در نظر گرفتن امنیت و سطوح کاربران به اشتراک گذاشت.
از
فرم Settle open transactions جهت تهاتر کردن فاکتورها با دریافتها یا اعلامیه بستانکاری مشتری میتوان
استفاده کرد. البته میتوان دریافتها را ثبت کرد و عملیات تسویه را از طریق فرم Enter
customer payments نیز انجام داد.
مشاهده کامل اطلاعات مشتری از فرم لیستی All customers و فرمهای وابسته به آن امکانپذیر است. و در خصوص مدیریت سررسیدها، مانده حساب، محاسبه بهره و ایجاد انواع فعالیتها درخصوص مشتری فرم لیستیCollections و فرمهای مربوط به آن در دسترس میباشند.
ماژولهای مایکروسافت داینامیکس کدام است و کاربرد آنها چه میباشد؟ طی این سری از پستها سعی بر آن خواهد شد تا بصورت فشرده با ماژولهای مایکروسافت داینامیکس آشنا شده و اطلاعات کلی در مورد کارآیی هر کدام بدست آورید. در ادامه با اولین ماجول آن حسابداری پرداخت (Accounts payable) آشنا خواهید شد.
در این ماجول می توانید فاکتورهای فروشنده را به صورت دستی وارد کنید یا آنها را از طریق الکترونیکی ثبت نمایید. پس از اینکه فاکتورها وارد یا دریافت می شوند، می توانید نسبت به بررسی و تایید آنها با استفاده از گزینه invoice approval journal یا صفحه Vendor invoice اقدام نمایید. همچنین از گزینههای تطابق فاکتور، تعریف شرط و خط مشی برای فاکتورهای فروشنده، تعریف گردش کار (Workflow) اتوماتیک به منظور بهینه سازی روند کار استفاده نمایید. در این حالت فاکتورهایی که معیارهای مشخصی را دارا میباشند بصورت اتوماتیک تایید خواهند شد و صورتحسابهای باقیمانده به منظور بررسی به کاربر یا کاربرهای مجاز ارجاع داده خواهد شد.
زبان در چندین محل از داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل انتخاب است و میتوانید این تنظیمات را در هر دو نسخه آن، Business و Enterprise Edition و پیکربندی نمایید.
زبان سیستم (System language)
تنظیمات زبان سیستم در بخش پارامترهای سیستم میباشد. درخصوص زبان سیستم اطلاعات کامل و قابل استنادی در دسترس نمیباشد. مایکروسافت نیز در سایت docs.microsoft.com توضیحی در اینخصوص نمیدهد. البته با یک جستجوی گوگل شاید بتوان مقالههای محدودی مرتبط با آن پیدا کرد.
در تصویر ذیل محل دسترسی به زبان نمایش داده شده است.
در صورتیکه ادمین سیستم نسبت به تغییر آن اقدام کند، داینامیکس ۳۶۵ برای هر آیتمی که ترجمهای معادلی پیدا نکند پیغامی مشابه آنچه در ذیل مشاهده مینمایید را نشان میدهد.
ادمین سیستم میتواند از اعمال تغییرات خودداری کند یا اینکه پیامها را نادیده گرفته و با انتخاب Yes نسبت به تغییر زبان اقدام کند.
زبان شرکت (Legal entity language)
هر شرکت تعریف شده دارای یک زبان پیشفرض است، وارد شدن اطلاعات در این فیلد الزامی نمیباشد. این فیلد در آدرس ذیل تنظیم میگردد.
زبان مشتری و تامین کننده (Customer and vendor language)
بصورت پیش فرض درزمان ایجاد یک مشتری و یا تامین کننده، زبان آن از زبان تعریف شده برای شرکت به ارث برده میشود. البته فیلد زبان برای مشتری و تامینکننده یک فیلد اجباری نیست ولی لازم است قبل از تهیه یک مستند خروجی مانند صورتحساب، فاکتور یا موارد مشابه، تعریف شود.
داینامیکس
۳۶۵ از این زبان برای تهیه نوع زبان در مستندات ارائه ای و چاپی استفاده میکند.
در ادامه با چهار زبان متفاوت نحوه نمایش فیلد مالیات در چاپ Free text invoice توضیح داده شده است.
زبان en-us
با این زبان برای فیلد مالیات از تیتر Sales tax در چاپ فاکتور استفاده میشود.
“Value-added tax = “Sales tax
زبان en-gb
با انتخاب این زبان، تیتر VAT در چاپ در قسمت مالیات نمایش داده شده است.
“Value-added tax = “VAT
زبان en-sg
برای
این زبان تیتر مالیات با مقدار GST در چاپ تکمیل
خواهد شد.
“Value-added tax = “GST
زبان da
و در این زبان Moms در چاپ برای فیلد مالیات نمایش داده خواهد شد.
“Value-added tax = “Moms
زبان کاربر(User language)
ادمین
سیستم برای همه کاربران و یا بصورت موردی هر کاربر میتواند برای خود زبان کاربریش
را تغییر دهد. این تنظیمات در آدرس ذیل انجام میگردد.
Gear menu > Options
در صفحه باز شده در fast تب Preference میتوان نسبت
به انجام این تغییر اقدام نمود
بعد از انجام تغییرات بعضی از ماجولها مطابق با زبان انتخاب شده نام و لیبلهای با زبان جدید را نشان خواهند داد. البته لازم به ذکر است در حال حاضر زبان فارسی در این لیست موجود نمیباشد .
ماجولها (Modules)
تغییر زبان منجر به تغییر نام ماجولها نیز میگردد. به طور مثال با تغییر زبان از en-us به en-gb ، نام ماجول Accounts payable به ماجول Purchase ledger و همچنین ماجول Accounts receivable به Sales ledger تغییر نام یافته است.
که بعد از اعمال تغییرات بصورت ذیل است.
منو آیتم
(Menu items)
با تغییر زبان امکان تغییر در منو آیتمها را نیز در بر میگیرد. بطور نمونه با تغییر زبان کاربر از en-we به en-gb در بخش مالیات منو آیتم Sales tax به VAT و منو آیتم TAX exempt یا همان معافیت مالیاتی به VAT numbers تغییر مییابد.
و بعد از انجام
تغییرات بصورت ذیل میگردد:
پیشنهادات
پیادهسازی داینامیکس ۳۶۵ در شرکتی که دارای زیرمجموعه هایی در کشورهای مختلف در سرتاسر جهان میباشد، مستلزم به نیازسنجی درخصوص چگونگی استفاده امکان زبان در سیستم میباشد. در اینخصوص پیشنهاداتی به منظور استفاده بهینه از این ابزار حضورتان ارائه میگردد:
همه کاربران از زبانی واحد و هماهنگ استفاده کنند.
امکان تغییر زبان کاربران غیر فعال شود.
استفاده از یک زبان واحد، پشتیبانی سادهتری خواهد داشت .
زبان رایج و غالب در داینامیکس ۳۶۵ زبان انگلیسی است و البته نه ورژن از زبان انگلیسی در این سیستم حمایت میشود.
با توجه به اینکه حجم بالایی از مستندات، ویدیوها و پستها به زبان انگلیسی en-us میباشد، شاید بهترین گزینه نیز همین زیان باشد.
در پایان خاطر نشان میکنم که کاربران در ابتدای راهاندازی تمایل زیادی به استفاده از زبانی را دارند که بر آن مسلط هستند و لذا در برابر پذیرش زبان جدید مقاومت میکنند. ولی تجربه نشان داده است که این بازه سردرگمی کوتاه مدت خواهد بود. کاربر خیلی سریع نسبت به معادلسازی زبان جدید با زبانی که بر آن مسلط است اقدام خواهد کرد. 🙂
میانبرها یا Shortcut key ازجمله امکاناتی میباشند که استفاده از یک نرم افزار را سادهتر و سریعتر میکند. البته با توجه به تنوع عملیات و گستره کاری امکان به یاد داشتن همه آنها میسر نمیباشد و لازم است کاربر به لیست آنها با توجه به عملیات جاری دسترسی داشته باشد.
قبل از PU12:
تا قبل از بروزرسانی پلت فرم ۱۲ (PU 12) در نوامبر ۲۰۱۷ ، کلیدهای میانبر مختص عملیات و منو آیتمها را، با نگه داشتن موس بر روی آنها و یا جستجو کردن در اینترنت، میتوان یافت. از جمله لینکهای قابل استفاده برای این منظور ، آدرس ذیل است که لیست کاملی از میانبرها را شامل میگردد. طی نوشتاری در همین سایت نیز به آن پرداخته شده است.
البته مواردی نیازمند بررسی نیز وجود داشت. بطور مثال داینامیکس ۳۶۵ به کاربران اعلام داشت که (/+Ctrl) میانبری برای جستجو و (‘+Ctrl) میانبری برای جستجو در عملیاتهای اجرایی یا Performan Action فرمها مانند فرم مشتری و یا سایر فرمهای مشابه که دارای عملیات است، میباشد.
مادامی که میانبر (‘+Ctrl) را به منظور جستجوی عملیاتهای اجرایی انتخاب میشود ولی موردی برای نمایش موجود نباشد، کاربر به فیلد جستجو ارجاع داده میشود. یکی دیگر از موارد اثر گذار در میانبرها، قالب صفحه کلید مورد استفاده است. داینامیکس ۳۶۵ از قالب United States Keyboard استفاده میکند.
با توجه به محدودیت قالب مورد استفاده در صفحه کلید، داینامیکس نسبت به جایگزینی تعدادی از کلیدهای میانبر اقدام کرده است. بطور نمونه میانبر(Alt+Q) که در مستندات مایکروسافت نیز اعلام شده است و محل استفاده آن جستجوی عملیات میباشد و با میانبر اعلام شده قبلی همپوشانی دارد. البته این همپوشانیها میتواند باعث سردرگمی کاربر و در نتیجه کاهش استفاده از آن گردد.
بروزسانی PU12:
با انتشار پلت فرم ۱۲ در نوامبر ۲۰۱۷ تغییراتی در کلیدهای میانبر داده شده است. در مهمترین تغییر یافتن کلیدهای میانبر در یک فرم آسانتر شده است.
مایکروسافت این بهبود را بشرح ذیل توضیح میدهد: با این بروزرسانی، میانبرهای موجود هر فرم را میتوانید به طور مستقیم در آن فرم پیدا کنید. بر روی کنترل مورد نظر راست کلیک کنید و به سادگی گزینه مشاهده میانبر را انتخاب کنید. با این عمل یک صفحه محاورهای برای شما باز خواهد شد که لیست کل میانبرهای قابل استفاده در صفحه را به شما نشان خواهد داد.
البته طی این بروزسانی مشکلاتی مشابه آنچه که در بخش اول توضیح داده شده، رفع نشده است و همچنان در صورت عدم وجود عملیاتی در فرم جاری، کاربر به فیلد جستجوی ارجاع داده خواهد شد و مشکل مپوشانی و تعریف دو میانبر برای یک منظور نیز رفع نگردیده است.
اما با این بروز رسانی اطلاعات صحیح در خصوص میانبرها با راست کلیک کردن بر روی فرم و انتخاب گزینه “View shortcuts” وجود دارد.
این انتخاب یک صفحه جدید را باز میکند که شامل اطلاعات میانبر میباشد. از آن جمله میانبرهای (Alt+G) و (Alt+Q).
و زمانی که گزینه “View all product shortcuts” را انتخاب کنید بصورت مستقیم به صفحه میانبرهای مایکروسافت در سایت docs.microsoft ارجاع داده خواهید شد.
در پایان امیدواریم که امکان “Available keyboard shortcuts” منتشر شده طی بروزرسانی PU12 کمکی به کاربران برای استفاده بیشتر از صفحه کلیک و کلیک کردن کمتر با موس باشد.
طی پست قبل نحوه ایجاد ورک فلو یا گردشکار در داینامیکس ۳۶۵ آموزش داده شد. در این مقاله که در ادامه پست قبلی میباشد، در خصوص گردش کاری از نوع اشتراکی صحبت خواهد شد.
همانطور که قبلا گفته شده تایید سند حسابداری که در آدرس ذیل ایجاد میشود، منتاظر با هر گروه سند، از دو طریق امکانپذیر است:
General ledger > Journal
setup > Journal names
تایید (Approval) : کلیه کاربرانی که به گروه تایید کننده آن نوع ژورنال اضافه شوند، اجازه تایید ژورنال را خواهند داشت.
تایید با گردش کار(Approval workflow) : استفاده از گردش کار و ورک فلوی برای فرایند تاییدات.
محل مشخص شدن آن طی تصویر ذیل نمایش داده شده است.
این نوشته بر روی تایید سند حسابداری با استفاده از گردش کاری از نوع اشتراکی “Participant” تمرکز دارد. این پست همچنین تنظیمات مورد نیاز برای استفاده و اجرای آن را توضیح میدهد.
ایجاد کاربران
در ابتدا چهار نوع کاربر با سطوح دسترسی مشخص شده در جدول ذیل تعریف نمایید.
همانطور که میدانید محل
تعریف کاربران در آدرس ذیل میباشد:
System administration > Users > Users
طی این پست از کاربرهای SGI1،SGI2 و SGI4 استفاده میشود.
ایجاد ورکفلوی سند روزانه حسابداری از نوع اشتراکی
برای این منظور به آدرس ذیل بروید:
General ledger > Journal
setup > General ledger workflow
و برروی گزینه جدید (New) کلیک کنید و آیتم Ledger daily journal workflow را انتخاب کنید.
ویرایشگر ورکفلوی
مایکروسافت ایکس باز خواهد شد. در قسمت ایمیل و پسورد اطلاعات آفیس ۳۶۵ را به
منظور دسترسی به ویرایشگر وارد نمایید. در این حالت تابلوی ورکفلو یا workflow canvas باز خواهد شد.
آیتم ” Approve daily journal ” را انتخاب کنید و بر روی سطح کار درگ کنید. ارتباط آن را به آیتمهای شروع و پایان مشابه تصویر برقرار کنید.
آیتم اضافه شده را انتخاب کنید و سپس برروی “Level down” از نوار کار بالای صفحه کلیک کنید. البته با دابل کلیک کردن برروی آن نیز این امکان در دسترس میباشد.
برروی آیتم موجود راست کلیک کرده و Properties را انتخاب نمایید.
در قسمت Assignment type آیتم اشتراکی یا ” Participant” را انتخاب کنید.
برروی تب Role based کلیک کنید و گزینه “Security role participants” در قسمت نوع اشتراکی و گزینه “Chief financial officer” را در فیلد participant مطابق شکل انتخاب کنید.
در صورت نیاز وارد تب “Time limit” شوید و تغییرات مورد نیاز را برای تعیین مهلت انجام کار، وارد کنید.
در پایان تب “Completion policy” را انتخاب کنید و تعداد تایید کنندگان را وارد نمایید. در این مثال گزینه “Single approver” انتخاب شده است.
فرم را ببندید و گزینه ذخیره و فعالسازی ورکفلو را انتخاب کنید.
البته این پست همه مراحل ایجاد یک ورک فلور را آموزش نمیدهد. برای تسلط به نحوه تعریف و چگونگی استفاده ورکفلو نیاز به آموزشها پیشرفتهتری میباشد.
برای ادامه کار ژورنالی از نوع ورکفلو به نام GenJrnW مشابه آموزش قبلی تعریف نوع ژورنال، ایجاد نمایید.
فرایند تاییدات ژورنالی با ورک فلویی از نوع اشتراکی
در
ابتدا با نام کاربری SGI4 به
سیستم ورود نمایید و در آدرس ذیل ردیف جدید ایجاد کنید.
General journal from
General ledger > Journal entries > Journal names > New
نام ژورنال را با نوع تعریف شده – در این مثال GenJrnW میباشد- تکمیل نمایید.
قسمت سطر را انتخاب کنید و ردیفهای ژورنال را وارد کنید. برروی گزینه ذخیره کلیک کنید. همانطور که مشاهده میشود گزینه پست غیرفعال است.
برای ادامه کار فرم را ببندید . در قسمت بالای صفحه آیتم Workflow > Submit را انتخاب کنید.
در صورت نیاز میتوانید نسبت به وارد کردن متن اقدام نماید و در ادامه برروی گزینه Submit کلیک کنید.
بعد از Submit شدن، امکان تغییر در ژورنال وجود ندارد مگر اینکه با استفاده از گزینه Recall نسبت به باز کردن آن اقدام نمایید.
کاربر میتواند نسبت به recall و باز فراخوانی ژورنال از طریق منو Workflow اقدام نماید.
با استفاده از گزینه “View history” امکان مشاهده فرایند، آنچه انجام شده و وضعیت جاری آن فراهم میگردد. در خصوص این ژورنال کاربرانی که دارای دسترسی به نقش “Chief financial officer” میباشند، امکان تایید ژورنال را دارند.
همانطور که مشاهده میشود کاربرهای SGI1 و Sara Thomas دارای این نقش میباشند و لذا امکان تایید آن را دارند. با توجه به اینکه در قسمت “Completion policy” گزینه “Single approver” انتخاب شده است، لذا با تایید یکی از این دو کاربر ژورنال تایید خواهد شد.
با نام کاربری SGI1 وارد شوید و برای ژورنال مورد نظر برروی منوی Workflow کلیک کنید.
زمانیکه
کاربر SGI1 گزینه ورکفلو را برای این ژورنال انتخاب میکند،
گزینههای متفاوتی را میتواند انتخاب کند:
گزینه Approve: تایید ژورنال
گزینه Reject: برگرداندن ژورنال
گزینه Request change: از کاربر SGI4 برای
اعمال تغییراتی تا قبل از تایید درخواستی میفرستد.
گزینه Delegate: ژورنال برای تایید به شخص دیگری ارجاع داده میشود و کاربر
انتخاب شده امکان تایید آن را خواهد داشت.
گزینه View history
در ادامه گزینه Delegate را انتخاب کنید.
با نام کاربری SGI2 به سیستم وارد شوید. گزینه “Approve” را در صفحه داشبورد و زیر آیتم “Work items assigned to me” را برای مشاهده ژورنالهایی که لازم است توسط کاربر SGI2 تایید شود را انتخاب کنید.
اختیاری:
در قسمت “All not posted” لیست ژورنالهای که میتواند توسط کاربر جاری تایید شود قابل مشاهده و دسترسی است.
بعد از انتخاب ژورنال از آدرس Workflow > Approve گزینه “Approve” را انتخاب کنید.
در صورت نیاز میتوانید برای تایید کردن متنی را نیز وارد نمایید. بعد از آن برروی دکمه تایید کلیک کنید.
بعد از اجرای بچ جاب مربوط به ورک فلو، گزینه پست در بالای صفحه فعال خواهد شد. ژورنال تایید شده را پست نمایید.
مشاهده تاریخچه یا View history نشان میدهد که ورک فلو تایید شده است “Workflow completed” و البته کاربر SGI2 را بعنوان کاربری که ژورنال به آن ارجاع شده و در نهایت آن را تایید کرده است، نمایش میدهد. 🙂
برای تاییدات سند حسابداری دو روش قابل اجرا میباشند و هر دوی آنها بر اساس نام ژورنال تعریف میگردند. همانطور که میدانید محل تعریف نام/نامهای ژورنال در آدرس ذیل است:
General ledger > Journal setup > Journal names
و روشهای تایید هر ژورنال شامل :
روش Approval: در فیلد Approve گروه کاربرانی که اجازه تایید سند حسابداری را دارند، فعال میشود. کاربران مجاز بصورت مستقیم به این گروه اضافه میگردند.
روش Approval workflow: با استفاده از گردش کار(ورک فلو) ماژول حسابداری فرایندهای مورد نیاز در حسابداری کنترل میشود.
این پست بر روی تایید سند حسابداری بر اساس گردش کار از نوع تخصیص داده شده به کاربر، تمرکز دارد و نحوه تنظیمات مورد نیاز و چگونگی اجرای آن را توضیح خواهد داد.
۱.ایجاد کاربران
برای شروع کار چهار کاربر با سطوح دسترسی و نقشهای متفاوت با استفاده از فرم Users ماژول System administration تعریف کنید.
در ادامه از سه کاربر SGI1، SGI2و SGI4 استفاده خواهیم کرد.
۲. ایجاد گردش کار (ورک فلو) سند روزانه – با نوع تخصیصی کاربر
به آدرس ذیل بروید:
general ledger > Journal setup > General ledger workflow
گزینه جدید (New) را انتخاب نمایید. و بر روی گزینه Ledger daily journal workflow کلیک نمایید.
فرم ویرایشگر گردش کار داینامیکس ایکس باز خواهد شد. ایمیل افیس ۳۶۵ و رمز عبور خود را برای دسترسی به ویرایشگر و تابلوی گردش کار (workflow canvas) وارد نمایید.
از قسمت اجزای گردش کار (workflow element) گزینه “Approve daily journal” را کشیده و در محیط تابلوی گردش کار رها نمایید. سپس آن را به دو گزینه شروع و پایان متصل کنید.
گزینه Approve daily journal اضافه شده به میز کار را انتخاب نموده و سپس بر روی گزینه “Level down” کلیک کنید. البته میتوان با دابل کلیک کردن برروی Approve daily journal نیز وارد سطح زیرین شد.
بر روی آیتم مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Properties و مشخصات را انتخاب کنید.
در قسمت نوع تخصیص، User را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب آن در تب کاربران (User pane) لیست کاربران مجاز را اضافه کنید.
در این مثال کاربرهای SGI1 و SGI2 که در قسمت کاربران موجود(available users) نمایش داده شده ، به لیست کاربران انتخابی(selected users) اضافه کردهایم.
بر روی تب Completion policy یا سیاست تکمیل کلیک نمایید و مشخص کنید برای تایید ژورنال چه گزینهای مورد نیاز است. برای این مثال آیتم Single approver را انتخاب کنید. این گزینه به این معنا است که فقط یکی از دو کاربر SGI1 و SGI2 برای تایید ژورنال مورد نیاز است.
فرم را ببندید و ذخیره و فعال شدن گردش کار را با کلیک بر روی save and activate the workflow فعال نمایید.
حال گردش کار برای استفاده در سند حسابداری (general journal) آماده میباشد.
طی این پست همه مراحل تعریف گردش کار توضیح داده نشد. برای مشاهده پستهای بیشتر در این خصوص میتوانید سایت ما را دنبال کنید و یا آموزش ورک فلو مورد نیاز خود را از ما بخواهید.
انتخاب گردش کار برای ژورنال روزانه
یک ژورنال روزانه ایجاد کنید و در قسمت Approval workflow گزینه “Yes” را انتخاب کرده و گردش کار تعریف شده طی مرحله قبل را انتخاب کنید.
ژورنال روزانه تعریف شده اکنون قابل استفاده در فرایند میباشد.
فرایند تایید گردش کار سند حسابداری
با نام کاربری SGI4 وارد شوید و یک ژورنال جدید در آدرس ذیل با نوع تعریف شده در مرحله قبل که در این مثال GenJrnW بوده است، ایجاد کنید.
General ledger > Journal entries > Journal names
برای وارد کردن آرتیکلهای سند وارد قسمت Line شوید و نسبت به ثبت آن اقدام نمایید. همانطور که در تصویر مشاهده میشود، گزینه پست غیر فعال است. به منظور مشاهده آیتم ورک فلو لازم است فرم سطرها بسته شود.
برای شروع گردش کار لازم است در قسمت ژورنال بر روی گزینه Workflow کلیک کرده و نسبت به Submit کردن آن اقدام شود.
در هنگام Submit کردن ژورنال میتوانید متن مورد نظر را در قسمت Comment وارد نمایید و در ادامه برای شروع فرایند تاییدات بر روی گزینه Submit کلیک نمایید.
کاربر میتواند با بازخوانی سند حسابداری نسبت به اصلاح و اعمال تغییرات در آن اقدام نمایید. این عملیات با استفاده از گزینه Recall و تا قبل از تایید نهایی سند قابل انجام میباشد.
گزینه history تاریخچه و سوابق تاییدات و زمانهای فرایند را نمایش میدهد.
حال با نام کاربری دوم که در این مثال SGI2 میباشد به سیستم وارد شوید.
همانطور که مشاهده مینمایید کاربر دوم امکان مشاهده ردیفها را دارد ولی امکان تغییر فعال نمیباشد.
گزینههای که کاربر SGI2 در قسمت گردش کار مشاهده مینماید متفاوت است و لیست آنها بشرح ذیل است:
Approve : تایید نهایی ژورنال
Reject: رد کردن و برگرداندن ژورنال به کاربر ثبت کننده
Request change: درخواست تغییرات از کاربر SGI4 برای انجام تغییراتی در ژورنال تا قبل از تایید آن
Delegate: انتقال ژورنال به شخص دیگری به منظور بررسی و تایید آن
View history: مشاهده سوابق
گزینه Approve را انتخاب کنید و در صورت نیاز نسبت به ثبت توضیحات در آن اقدام کنید. بعد از ثبت توضیحات بر روی گزینه Approve کلیک کنید.
فرایند تایید با استفاده از یک batch job اجرا خواهد شد. بعد از تکمیل بچ جاب امکان پست شدن ژورنال فعال میشود و شما میتوانید نسبت به پست آن اقدام نمایید.
کاربر میتواند قبل یا بعد از پست کردن سوابق گردش کار را مشاهده کند. در این قسمت اطلاعات متفاوت و کاملی برای گردش کار وجود دارد. و کلیه مراحل قابل مشاهده است. 🙂
همانطور که انتظار میرود کلیدهای میانبر در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی قابل استفاده میباشند و استفاده از این امکان، رابط کاربری آسانتری برای کاربر فراهم میآورد.
نکته : کلیدهای میانبر شرح داده شده در این قسمت مطابق با صفحه کلید استاندارد ایالات متحده آمریکا میباشد. کلیدهای میانبر با استاندارهای سایر کشورها امکان عدم تطابق موردی با این لیست را خواهد داشت.
پیدا کردن کلید میانبر
از به روز رسانی پلت فرم ۱۱، کاربران می توانند کلید های میانبر نسخه در حال استفاده را، به طور مستقیم از رابط کاربری استخراج نمایند. برای این منظور با کلیک راست بر روی یک کنترل و انتخاب گزینه مشاهده میانبرها (View shortcuts) به سادگی میتوان میانبر آن گزینه را کشف کرد. این گزینه یک فرم محاورهای را نمایش میدهد و مشخص میکند در صفحه فعال چه میانبری برای آن گزینه تعریف شده است.
در ادامه این میانبرها بصورت لیستی ارائه شده است. به منظور مفهوم بودن عملیات، لیست آنها ترجمه نشده است. در صورت نیاز به توضیحات موردی با ما در ارتباط باشید.
Action shortcuts
To do this
Press
Open action search
Ctrl+’ or Alt+Q
Move to the standard Action Pane
Alt+M,A or Ctrl+F6
Open a tab on the Action Pane or a menu
Enter or Space or Alt+Down arrow
Move to next/previous option in a menu
Down arrow / Up arrow
Close a tab on the Action Pane or a menu
Esc
Simulate a right-click
Shift+F10
Open the Finance and Operations context menu
Ctrl+F10
Execute the default button on a form/dialog box
Alt+Enter
Click a button or tile
Enter or Space
View refresh information for a count tile
Alt+Up arrow
View currently available shortcuts
Alt+Shift+K
Date picker shortcuts
To do this
Press
Open the date picker
Alt+Down arrow
Move between dates in the date picker
Ctrl+Arrow keys
Move to the next/previous month
Page down / Page up
Move to the next/previous year
Ctrl+Shift+Page down / Ctrl+Shift+Page up
Move to today
Ctrl+Home
Pick today’s date
T
Clear the selected date
C
Pick Never (or the max date)
N
FactBox shortcuts
To do this
Press
Open the FactBox pane (or move focus to the FactBox pane if it is already open)
Alt+M,B or Ctrl+F2
Close the FactBox pane (with focus in the FactBox pane)
Esc
Move to the next/previous FactBox (with focus in the FactBox pane)
Alt+Shift+Down arrow / Alt+Shift+Up arrow
Move to the <n>th FactBox (with focus in the FactBox pane)
Alt+<n> (<n> = 1-9)
Expand a FactBox (with focus on the FactBox header)
Space or Enter
Collapse the current FactBox
Alt+0
Filtering shortcuts
To do this
Press
Open grid filtering for the current column
Ctrl+G
Close grid filtering for the current column
Esc
Open the Filter pane (or switch focus between the Filter pane and the main form if the Filter pane is already open)
Alt+M,F or Ctrl+F3
Close the Filter pane (with focus in the Filter pane)
Esc
Open advanced filtering/sort
Ctrl+Shift+F3
Form shortcuts
To do this
Press
Create a new record
Alt+N
Delete a record
Alt+Del or Alt+F9
Save record
Alt+S or Ctrl+S
Revert (restore)
Ctrl+Shift+F5
Data refresh
Shift+F5
Move to the visible first field on the form
Alt+Shift+F
Toggle edit mode
F2
Attach a document
Ctrl+Shift+A
Export to Excel
Ctrl+Shift+E
Move to the previous record (outside a grid)
Ctrl+Up arrow
Move to the next record (outside a grid)
Ctrl+Down arrow
Move to the first record (outside a grid)
Ctrl+Home
Move to the last record (outside a grid)
Ctrl+End
Close the form (click Back)
Esc
Close the form with explicit save
Shift+Esc
Close the form discarding any unsaved changes
Alt+Shift+Q
Form navigation shortcuts
To do this
Press
Move to the next/previous field
Tab / Shift+Tab
Move to the next/previous tab
Alt+Shift+Right arrow / Alt+Shift+Left arrow
Move to the <n>th tab
Alt+Shift+<n> (<n> = 1-9)
Move to the next/previous FastTab
Alt+Shift+Down arrow / Alt+Shift+Up arrow
Move to the <n>th FastTab
Alt+<n> (<n> = 1-9)
Move to the next/previous blade (vertical tab)
Alt+Shift+Right arrow / Alt+Shift+Left arrow
Move to the <n>th blade (vertical tab)
Alt+Shift+<n> (<n> = 1-9)
Expand a FastTab (with focus on the FastTab header)
Space or Enter
Collapse the current FastTab
Alt+0
Switch to grid view
Ctrl+Shift+G
Switch to details view
Ctrl+Shift+D
Switch to header view
Ctrl+Shift+H
Switch to lines view
Ctrl+Shift+L
Grid shortcuts
To do this
Press
Move to the next/previous column
Tab / Shift+Tab
Move to the next/previous row
Down arrow / Up arrow
Move to the next/previous row without selecting
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Ctrl+Up arrow / Ctrl+Down arrow
Select/clear the current row
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Ctrl+Space / Ctrl+Click
Add the next/previous row to the selected set
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Shift+Space
Add a range of rows to the selected set
[!NOTE] This shortcut applies to multi-select scenarios only.
Shift+Click
Go to the next/previous page of data
Page up / Page down
Create a new row at the bottom of the grid
Down arrow (from the last row)
Select or clear all rows
Ctrl+Shift+M
Move to the first record
Ctrl+Home
Move to the last record
Ctrl+End
Execute the default action in a grid
[!NOTE] This shortcut is enabled when focus is on a cell containing a hyperlink and all cells in that column have hyperlinks.
Enter
Toggle focus between the selected row and the header row
Alt+Shift+H
Make the current column larger/smaller (with focus in the header row)
Right arrow / Left arrow
Open grid filtering for the current column (with focus in the header row)
Enter
Input control shortcuts
To do this
Press
Open the hyperlink
Ctrl+Enter
Enter the session date in a date field
D+Tab
Enter the current date in a date field
T+Tab
Open lookup, combo box, date picker, drop dialog box
Alt+Down arrow
Close lookup, combo box, date picker, drop dialog box
Esc
Move focus into a lookup (when the lookup is already open)
Alt+Down arrow
Open the control’s enhanced preview
Alt+Up arrow
Select text in the current field
Ctrl+A
Enter/leave the text area in an HTML editor control
Alt+Down arrow / Alt+Up arrow
Switch focus between the text area and the toolbar in an HTML editor control
F6
Messaging shortcuts
To do this
Press
Go to the Message Center
Ctrl+Shift+F7
Go to the Message Bar
Ctrl+F7
Navigation shortcuts
To do this
Press
Go to the dashboard
Alt+Shift+Home
Move to the navigation bar
Alt+M,N or Alt+Shift+F1
Move to the company picker
Ctrl+Shift+O
Search for a page
Ctrl+/ or Alt+G
Open the help pane
Ctrl+?
Open the trace parser
Alt+Shift+T
Move to the navigation pane
Alt+F1
Add/remove form as a favorite (with focus on a form in the navigation pane)
Shift+F
Move to the standard Action Pane
Alt+M,A or Ctrl+F6
Move to the Filter pane (which may include opening it)
Alt+M,F or Ctrl+F3
Move focus to the page content (with focus in the Filter pane)
Alt+M,M or Ctrl+F3
Move to the navigation list on Details form (which may include opening it)
Alt+M,S or Ctrl+F8
Move focus to the page content (with focus in the navigation list)
Alt+M,M or Ctrl+F8
Close the navigation list on Details form (with focus in the navigation list)
Esc
Move to the main page content (with focus in another pane)
Alt+M,M
Move to the FactBox pane (which may include opening it)
Alt+M,B or Ctrl+F2
Personalization shortcuts
To do this
Press
Transition the page into personalization mode
Ctrl+Shift+P
Use the Select tool (when in personalization mode)
S
Open the selected control’s quick personalization dialog box (when using the Select tool)
Space or Enter
Use the Move tool (when in personalization mode)
M
Select the current control as the one to move (when using the Move tool and no control has been selected to move yet)
Space or Enter
Clear the control to move (when using the Move tool)
Esc
Move to the next position for the selected control (when using the Move tool)
Tab or Right arrow or Down arrow
Move to the previous position for the selected control (when using the Move tool)
Shift+Tab or Left arrow or Up arrow
Use the Hide tool (when in personalization mode)
H
Switch whether the current control is visible or hidden (when using the Hide tool)
Space or Enter
Use the Skip tool (when in personalization mode)
K
Switch whether the current control is in the tab sequence (when using the Skip tool)
Space or Enter
Use the Edit tool (when in personalization mode)
E
Switch whether the current control is editable or read-only (when using the Edit tool)
Space or Enter
Use the Summary tool (when in personalization mode)
U
Switch whether the current control is a summary field in the current fast tab (when using the Summary tool)
Space or Enter
Use the Add tool (when in personalization mode)
A
Select the control whose container will be used to insert the new fields (when using the Add tool)
Space or Enter
Import a personalization (when in personalization mode)
I
Export a personalization (when in personalization mode)
X
Clear this page’s personalizations (when in personalization mode)
Ctrl+C
Move focus between the personalization toolbar and the page (when in personalization mode)
T
Exit personalization mode (when in personalization mode)
Esc
Segmented entry shortcuts
To do this
Press
Open the drop-down list (when the drop-down list is closed)
Alt+Down arrow
Move focus into the input field for the current segment in the drop-down list (when the drop-down list is already open)
Alt+Down arrow
Close the drop-down list
Alt+Up arrow
Close/open the right portion of the drop-down list
Alt+Left arrow / Alt+Right arrow
Switch between “Show valid” and “Show all” modes
Alt+W
Select the value from drop-down list and move to the next segment
Enter
Move to the next/previous control on the page (when focus is in input control)
Tab / Shift+Tab
Move to the next/previous input field in the flyout (when focus is in the drop-down list)
در داینامیکس ۳۶۵ بهار ۲۰۱۸ مایکروسافت مطلب را با عنوان “One voucher deprecation” مطرح میکند که ترجمه آن بشرح ذیل است :
” برای ژورنالهای مالی (از جمله ژورنال حسابداری، ژورنال دارایی ثابت، ژورنال پرداخت های فروشنده و غیره) قابلیتی وجود دارد که به شما امکان می دهد تا تراکنشهای متفاوت را در یک ژورنال ثبت نمایید. این امکان ” One voucher ” نامیده می شود و البته استفاده از آن منجر به مشکلاتی در خصوص تسویه، محاسبه مالیات، بازپرداخت حساب مربوطه در حسابداری، گزارشات مالی و موارد دیگر میگردد. با توجه به این مسائل، قابلیت One voucher ، منسوخ خواهد شد. اما به دلیل شکافی که در صورت حذف آن ایجاد میشود، این عملکرد به یکباره منسوخ نخواهد شد. بجای آن، از برنامه زیر استفاده خواهیم کرد:
نسخه بهار ۲۰۱۸: این قابلیت بصورت انتخابی به پارامترهای حسابداری اضافه خواهد شد و البته بصورت پیشفرض غیرفعال میگردد. با این وجود، اگر سازمان شما دارای سناریوی وابسته به این قابلیت باشد، میتوانید با استفاده از پارامترها نسبت به فعالسازی آن اقدام نمایید.
در صورتیکه سناریوی کسب و کار به قابلیت One voucher نیاز ندارد، نسبت به فعال شدن آن اقدام نشود. زیرا ما نسبت به رفع خطاهایی که در صورت فعال شدن آن ایجاد شود، اقدامی نخواهیم کرد.
استفاده از One voucher را در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی متوقف نمایید، مگر اینکه بعلت شکافهای عملکردی مجبور به استفاده از آن میباشید.
نسخه پاییز ۲۰۱۸ و بعد از آن : شکافهای عملکردی رفع و تکمیل خواهد شد. بعد از تکمیل این موارد، عملکرد One voucher بصورت دایم و کامل متوقف خواهد شد.
محلهای استفاده از one voucher
گزینه One voucher در موقعیتهای متفاوت مورد استفاده قرار میگیرد:
انتقال ابتدای دورهای که شامل تراکنشهای مشتری و فروشنده میباشد،
انتقال مبلغ از یک فروشنده به فروشنده دیگر،
تسویه تراکنشها بین مشتری و فروشندهای که ذاتا یک شخصیت یا شرکت میباشند(same party ID)
پست دریافتهای مشتریان متفاوت به یک حساب بانکی طی یک تراکنش
مایکروسافت مشکلات و سناریوهای مرتبط با قابلیت one voucher را توضیح میدهد. “شکافهای عملکردی که حذف این امکان ایجاد میکند طی نسخه پاییز ۲۰۱۸ و نسخههای بعد از آن رفع خواهد شد. ”
پارامترهای حسابداری جدید- اجازه ثبت تراکنشهای متفاوت در یک سند
همانطور که ذکر شد در نسخه بهار ۲۰۱۸ گزینه جدیدی در پارامترهای حسابداری وجود دارد، با عنوان
.”Allow multiple transactions within one voucher”
این گزینه در تب Ledger و در قسمت General میباشد و بصورت پیشفرض گزینه “No” میباشد.
در حالتی که که این گزینه No است، یک ژورنال حسابداری ایجاد کردهام و همانطور که مشاهده مینمایید در هر دو قسمت حساب و طرف حساب مقابل گزینه Vendor انتخاب کردهام.
در هنگام تایید کردن ژورنال پیامی به شرح ذیل دریافت میشود :
“There can only be one vendor or customer transaction per voucher”
پس امکان پست کردن این ژورنال وجود ندارد.
به صفحه پارامترهای حسابداری برگشته و گزینه “Allow multiple transactions within one voucher” را با انتخاب گزینه “Yes” فعال میکنم.
وقتی که این گزینه فعال میگردد، پیغام اخطاری نمایش داده میشود و اعلام میشود که مایکروسافت استفاده از این گزینه را پیشنهاد نمیکند. پیغام را نادیده گرفته و گزینه “Yes” را انتخاب میکنم.
و در پایان ژورنال مشابه آنچه که ثبت شده بود، بعد از این تغییر در پارامترهای حسابداری ثبت و پست شد.
ایجاد ژورنال- One voucher number only
در صورت ایجاد یک ژورنال جدید در آدرس
,General ledger > Journal setup > Journal names
می توانید در فیلد “New voucher” از لیست نمایش داده شده، گزینه “One voucher number only” را برای آن نوع ژورنال انتخاب کنید.
مایکروسافت محل استفاده از آن را ثبت یک ژورنال برای سرفصلهای حساب متفاوت و پست آن نیز طی یک سند، اعلام میدارد و همچنین اعلام میکند پشتیبانی از آن ادامه دارد.
نتیجه
مایکروسافت سناریوهای متفاوت و مشکلات مربوط به استفاده از آیتم one voucher را اعلام میکند. شکافهای عملکردی که حذف این آیتم ایجاد میکند طی نسخههای پاییز ۲۰۱۸ و نسخههای بعد از آن مرتفع خواهد شد.
آنچه که مایکروسافت در این خصوص اعلام کرده است در لینک ذیل قابل مشاهده میباشد:
امیدواریم که مایکروسافت همه شکافهای عملکردی مربوط به گزینه “One voucher” را تا قبل حذف آن رفع کند و امکانی برای انتخاب مشتریان و یا فروشندگان متفاوت طی یک سند را فراهم آورد.
گاه لازم میباشد از بین اطلاعات موجود فقط ردیفهایی با مشخصه خاص نمایش داده شود، این نیاز با استفاده از فیلتر کردن رکوردها امکانپذیر میباشد. بطور مثال در تصویر ذیل این قابلیت فیلتر کردن در فرم مالیات نمایش داده شده است، ولی این امکان به راحتی در سایر فرمها نیز قابل استفاده میباشد.
زمانیکه نیاز به رکوردهایی با مشخصه ای خاص میباشد، فرمی باز میشود که در آن امکان فیلتر کردن بر اساس حساب اصلی، تاریخ و … را دارید. امروز و طی این پست با گزینه “Replace the criteria on lookup” آشنا خواهید شد.
جستجو بدون گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در صورتیکه قبلا از فرم فیلتر استفاده شده باشد، در صورت باز کردن مجدد آن، مقدار قبلی وارد شده در فرم نمایش داده میشود. در این مثال مقدار شرط قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، در فرم فیلتر نمایش داده میشود.
با کلیک کردن بر لیست شرط، میتوان مقدار جدیدی را در این لیست وارد نمود.
برای مرحله دوم جستجو، مقدار ۱۱۰۱۳۰ وارد شده است، بعد از این انتخاب، مقدار جدید ۱۱۰۱۳۰، جایگزین مقدار قبلی، که حساب ۱۱۰۱۱۰ بوده است، نمیگردد. در این حالت همانطور که در تصویر ذیل مشاهده میشود، لازم است بصورت دستی نسبت به حذف مقدار قبلی اقدام شود.
جستجو با گزینه “Replace the criteria value on lookup”
در این حالت گزینه “Replace the criteria value on lookup” قبل از تغییر مقدار شرط انتخاب میشود .
حالا حساب دوم برای شرط یعنی مقدار ۱۱۰۱۳۰ از لیست باز شده انتخاب میشود.
با این گزینه دیگر نیازی به پاک کردن دستی گزینه جستجوی قبلی نمیباشد و مقدار جستجوی جدید جایگزین قبلی میشود.
این قابلیت در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی ویرایش (PU 8.0 (7.0.4841.35234 موجود میباشد و البته من مشابه آن را در نسخههای قبلی ندیدهام.