یکی از ابزارهای بسیار کارآمد به منظور اعمال قوانین یکسان و با ثبات در تراکنش‌ها و مستندات مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵، ابزار گردش کار و یا Workflow می باشد. با این امکان تاریخچه کامل تراکنش قابل مشاهده است و با تحلیل موارد انجام شده می‌توان سیکلها و فرایندها را اصلاح کرد و برای همیشه از اشتباهات کاربری در انجام کارها، علی‌الخصوص امورات تکراری، اجتناب نمود.
متاسفانه عدم آشنایی با این ابزار استفاده از آن را محدود کرده است. طی این مستند با نحوه ایجاد گردش کار آشنا خواهید شد.
اگر سازمان شما بصورت مرتب اطلاعاتی را از سایر سیستم‌ها اپمپورت می‌کند، بطور مثال از طریق Odata دادهایی را در سند حسابداری مایکروسافت داینامیکس ۳۶۵ ایمپورت می‌کنید و نیاز می‌باشد که سندها بدون بررسی موردی (Validate) بصورت اتوماتیک پست گردند، در این حالت است که استفاده از یک بچ جاب برای این پست اتومات ضروری می‌باشد و می‌توانید با تنظیم کردن، نسبت به استفاده از آن اقدام نمایید.
مثال:
تراکنشهای مورد نظر در ژورنالی با نام “Auto_Post” ایمپورت شده و دو ژورنال هنوز پست نشده است.
به آدرس ذیل رفته و گزینه “Post journals” را انتخاب نمایید.
General ledger > Journal entries
برای جستجو بر روی گزینه “Select” کلیک کنید البته می‌توانید با انتخاب “Late selection” از آخرین جستجوی خود استفاده کنید.
در قسمت نام ژورنال ، نام ژورنالی را انتخاب کنید که می‌خواهید بچ جاب برای آن بصورت اتومات اجرا شود. در این مثال مقدار “Auto_Post” را وارد نمایید. OK را انتخاب کنید.
در قسمت ”Recurrence” برای فیلد Batch processing مقدار ”Yes” را انتخاب کنید.
تنظیمات مربوط به بچ و نحوه و زمان اجرای آن را مشخص نمایید و در پایان بر روی گزینه OK کلیک کنید.
بچ جاب مربوط به آن آن ایجاد می‌گردد. از فرم خارج شوید.
زمانیکه بچ مشخص شده اجرا شود، دو ژورنال مورد نظر پست خواهد شد.
طی پست قبل نحوه ایجاد ورک فلو یا گردش‌کار در داینامیکس ۳۶۵ آموزش داده شد. در این مقاله که در ادامه پست قبلی می‌باشد، در خصوص گردش کاری از نوع اشتراکی صحبت خواهد شد.
همانطور که قبلا گفته شده تایید سند حسابداری که در آدرس ذیل ایجاد می‌شود، منتاظر با هر گروه سند، از دو طریق امکانپذیر است:
General ledger > Journal
setup > Journal names
تایید (Approval) : کلیه کاربرانی که به گروه تایید کننده آن نوع ژورنال اضافه شوند، اجازه تایید ژورنال را خواهند داشت.
تایید با گردش کار(Approval workflow) : استفاده از گردش کار و ورک فلوی برای فرایند تاییدات.
محل مشخص شدن آن طی تصویر ذیل نمایش داده شده است.
Journal name form
این نوشته بر روی تایید سند حسابداری با استفاده از گردش کاری از نوع اشتراکی “Participant” تمرکز دارد. این پست همچنین تنظیمات مورد نیاز برای استفاده و اجرای آن را توضیح می‌دهد.
ایجاد کاربران
در ابتدا چهار نوع کاربر با سطوح دسترسی مشخص شده در جدول ذیل تعریف نمایید.
همانطور که می‌دانید محل
تعریف کاربران در آدرس ذیل می‌باشد:
System administration > Users > Users
Users list
طی این پست از کاربرهای SGI1،SGI2 و SGI4 استفاده می‌شود.
ایجاد ورک‌فلوی سند روزانه حسابداری از نوع اشتراکی
برای این منظور به آدرس ذیل بروید:
General ledger > Journal
setup > General ledger workflow
و برروی گزینه جدید (New) کلیک کنید و آیتم Ledger daily journal workflow را انتخاب کنید.
ویرایشگر ورک‌فلوی
مایکروسافت ایکس باز خواهد شد. در قسمت ایمیل و پسورد اطلاعات آفیس ۳۶۵ را به
منظور دسترسی به ویرایشگر وارد نمایید. در این حالت تابلوی ورک‌فلو یا workflow canvas باز خواهد شد.
آیتم ” Approve daily journal ” را انتخاب کنید و بر روی سطح کار درگ کنید. ارتباط آن را به آیتمهای شروع و پایان مشابه تصویر برقرار کنید.
آیتم اضافه شده را انتخاب کنید و سپس برروی “Level down” از نوار کار بالای صفحه کلیک کنید. البته با دابل کلیک کردن برروی آن نیز این امکان در دسترس می‌باشد.
برروی آیتم موجود راست کلیک کرده و Properties را انتخاب نمایید.
در قسمت Assignment type آیتم اشتراکی یا ” Participant” را انتخاب کنید.
برروی تب Role based کلیک کنید و گزینه “Security role participants” در قسمت نوع اشتراکی و گزینه “Chief financial officer” را در فیلد participant مطابق شکل انتخاب کنید.
در صورت نیاز وارد تب “Time limit” شوید و تغییرات مورد نیاز را برای تعیین مهلت انجام کار، وارد کنید.
در پایان تب “Completion policy” را انتخاب کنید و تعداد تایید کنندگان را وارد نمایید. در این مثال گزینه “Single approver” انتخاب شده است.
فرم را ببندید و گزینه ذخیره و فعالسازی ورک‌فلو را انتخاب کنید.
البته این پست همه مراحل ایجاد یک ورک فلور را آموزش نمی‌دهد. برای تسلط به نحوه تعریف و چگونگی استفاده ورک‌فلو نیاز به آموزشها پیشرفته‌تری می‌باشد.
برای ادامه کار ژورنالی از نوع ورک‌فلو به نام GenJrnW مشابه آموزش قبلی تعریف نوع ژورنال، ایجاد نمایید.
فرایند تاییدات ژورنالی با ورک فلویی از نوع اشتراکی
در
ابتدا با نام کاربری SGI4 به
سیستم ورود نمایید و در آدرس ذیل ردیف جدید ایجاد کنید.
General journal from
General ledger > Journal entries > Journal names > New
نام ژورنال را با نوع تعریف شده – در این مثال GenJrnW می‌باشد- تکمیل نمایید.
قسمت سطر را انتخاب کنید و ردیفهای ژورنال را وارد کنید. برروی گزینه ذخیره کلیک کنید. همانطور که مشاهده می‌شود گزینه پست غیرفعال است.
برای ادامه کار فرم را ببندید . در قسمت بالای صفحه آیتم Workflow > Submit را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید نسبت به وارد کردن متن اقدام نماید و در ادامه برروی گزینه Submit کلیک کنید.
بعد از Submit شدن، امکان تغییر در ژورنال وجود ندارد مگر اینکه با استفاده از گزینه Recall نسبت به باز کردن آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند نسبت به recall و باز فراخوانی ژورنال از طریق منو Workflow اقدام نماید.
با استفاده از گزینه “View history” امکان مشاهده فرایند، آنچه انجام شده و وضعیت جاری آن فراهم می‌گردد. در خصوص این ژورنال کاربرانی که دارای دسترسی به نقش “Chief financial officer” می‌باشند، امکان تایید ژورنال را دارند.
همانطور که مشاهده می‌شود کاربرهای SGI1 و Sara Thomas دارای این نقش می‌باشند و لذا امکان تایید آن را دارند. با توجه به اینکه در قسمت “Completion policy” گزینه “Single approver” انتخاب شده است، لذا با تایید یکی از این دو کاربر ژورنال تایید خواهد شد.
با نام کاربری SGI1 وارد شوید و برای ژورنال مورد نظر برروی منوی Workflow کلیک کنید.
زمانیکه
کاربر SGI1 گزینه ورک‌فلو را برای این ژورنال انتخاب می‌کند،
گزینه‌های متفاوتی را می‌تواند انتخاب کند:
گزینه Approve: تایید ژورنال
گزینه Reject: برگرداندن ژورنال
گزینه Request change: از کاربر SGI4 برای
اعمال تغییراتی تا قبل از تایید درخواستی می‌فرستد.
گزینه Delegate: ژورنال برای تایید به شخص دیگری ارجاع داده می‌شود و کاربر
انتخاب شده امکان تایید آن را خواهد داشت.
گزینه View history
در ادامه گزینه Delegate را انتخاب کنید.
با نام کاربری SGI2 به سیستم وارد شوید. گزینه “Approve” را در صفحه داشبورد و زیر آیتم “Work items assigned to me” را برای مشاهده ژورنالهایی که لازم است توسط کاربر SGI2 تایید شود را انتخاب کنید.
اختیاری:
در قسمت “All not posted” لیست ژورنالهای که می‌تواند توسط کاربر جاری تایید شود قابل مشاهده و دسترسی است.
بعد از انتخاب ژورنال از آدرس Workflow > Approve گزینه “Approve” را انتخاب کنید.
در صورت نیاز می‌توانید برای تایید کردن متنی را نیز وارد نمایید. بعد از آن برروی دکمه تایید کلیک کنید.
بعد از اجرای بچ جاب مربوط به ورک فلو، گزینه پست در بالای صفحه فعال خواهد شد. ژورنال تایید شده را پست نمایید.
مشاهده تاریخچه یا View history نشان می‌دهد که ورک فلو تایید شده است “Workflow completed” و البته کاربر SGI2 را بعنوان کاربری که ژورنال به آن ارجاع شده و در نهایت آن را تایید کرده است، نمایش می‌دهد. 🙂
برای تاییدات سند حسابداری دو روش قابل اجرا می‌باشند و هر دوی آنها بر اساس نام ژورنال تعریف می‌گردند. همانطور که می‌دانید محل تعریف نام/نام‌های ژورنال در آدرس ذیل است:
General ledger > Journal setup > Journal names
و روشهای تایید هر ژورنال شامل :
روش Approval: در فیلد Approve گروه کاربرانی که اجازه تایید سند حسابداری را دارند، فعال می‌شود. کاربران مجاز بصورت مستقیم به این گروه اضافه می‌گردند.
روش Approval workflow: با استفاده از گردش کار(ورک فلو) ماژول حسابداری فرایندهای مورد نیاز در حسابداری کنترل می‌شود.
این پست بر روی تایید سند حسابداری بر اساس گردش کار از نوع تخصیص داده شده به کاربر، تمرکز دارد و نحوه تنظیمات مورد نیاز و چگونگی اجرای آن را توضیح خواهد داد.
۱.ایجاد کاربران
برای شروع کار چهار کاربر با سطوح دسترسی و نقش‌های متفاوت با استفاده از فرم Users ماژول System administration تعریف کنید.
در ادامه از سه کاربر SGI1، SGI2و SGI4 استفاده خواهیم کرد.
۲. ایجاد گردش کار (ورک فلو) سند روزانه – با نوع تخصیصی کاربر
به آدرس ذیل بروید:
general ledger > Journal setup > General ledger workflow
گزینه جدید (New) را انتخاب نمایید. و بر روی گزینه Ledger daily journal workflow کلیک نمایید.
فرم ویرایشگر گردش کار داینامیکس ایکس باز خواهد شد. ایمیل افیس ۳۶۵ و رمز عبور خود را برای دسترسی به ویرایشگر و تابلوی گردش کار (workflow canvas) وارد نمایید.
از قسمت اجزای گردش کار (workflow element) گزینه “Approve daily journal” را کشیده و در محیط تابلوی گردش کار رها نمایید. سپس آن را به دو گزینه شروع و پایان متصل کنید.
گزینه Approve daily journal اضافه شده به میز کار را انتخاب نموده و سپس بر روی گزینه “Level down” کلیک کنید. البته می‌توان با دابل کلیک کردن برروی Approve daily journal نیز وارد سطح زیرین شد.
بر روی آیتم مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Properties و مشخصات را انتخاب کنید.
در قسمت نوع تخصیص، User را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب آن در تب کاربران (User pane) لیست کاربران مجاز را اضافه کنید.
در این مثال کاربرهای SGI1 و SGI2 که در قسمت کاربران موجود(available users) نمایش داده شده ، به لیست کاربران انتخابی(selected users) اضافه کرده‌ایم.
بر روی تب Completion policy یا سیاست تکمیل کلیک نمایید و مشخص کنید برای تایید ژورنال چه گزینه‌ای مورد نیاز است. برای این مثال آیتم Single approver را انتخاب کنید. این گزینه به این معنا است که فقط یکی از دو کاربر SGI1 و SGI2 برای تایید ژورنال مورد نیاز است.
فرم را ببندید و ذخیره و فعال شدن گردش کار را با کلیک بر روی save and activate the workflow فعال نمایید.
حال گردش کار برای استفاده در سند حسابداری (general journal) آماده می‌باشد.
طی این پست همه مراحل تعریف گردش کار توضیح داده نشد. برای مشاهده پستهای بیشتر در این خصوص می‌توانید سایت ما را دنبال کنید و یا آموزش ورک فلو مورد نیاز خود را از ما بخواهید.
انتخاب گردش کار برای ژورنال روزانه
یک ژورنال روزانه ایجاد کنید و در قسمت Approval workflow گزینه “Yes” را انتخاب کرده و گردش کار تعریف شده طی مرحله قبل را انتخاب کنید.
ژورنال روزانه تعریف شده اکنون قابل استفاده در فرایند می‌باشد.
فرایند تایید گردش کار سند حسابداری
با نام کاربری SGI4 وارد شوید و یک ژورنال جدید در آدرس ذیل با نوع تعریف شده در مرحله قبل که در این مثال GenJrnW بوده است، ایجاد کنید.
General ledger > Journal entries > Journal names
برای وارد کردن آرتیکل‌های سند وارد قسمت Line شوید و نسبت به ثبت آن اقدام نمایید. همانطور که در تصویر مشاهده می‌شود، گزینه پست غیر فعال است. به منظور مشاهده آیتم ورک فلو لازم است فرم سطرها بسته شود.
برای شروع گردش کار لازم است در قسمت ژورنال بر روی گزینه Workflow کلیک کرده و نسبت به Submit کردن آن اقدام شود.
در هنگام Submit کردن ژورنال می‌توانید متن مورد نظر را در قسمت Comment وارد نمایید و در ادامه برای شروع فرایند تاییدات بر روی گزینه Submit کلیک نمایید.
کاربر می‌تواند با بازخوانی سند حسابداری نسبت به اصلاح و اعمال تغییرات در آن اقدام نمایید. این عملیات با استفاده از گزینه Recall و تا قبل از تایید نهایی سند قابل انجام می‌باشد.
گزینه history تاریخچه و سوابق تاییدات و زمانهای فرایند را نمایش می‌دهد.
حال با نام کاربری دوم که در این مثال SGI2 می‌باشد به سیستم وارد شوید.
همانطور که مشاهده می‌نمایید کاربر دوم امکان مشاهده ردیفها را دارد ولی امکان تغییر فعال نمی‌باشد.
گزینه‌های که کاربر SGI2 در قسمت گردش کار مشاهده می‌نماید متفاوت است و لیست آنها بشرح ذیل است:
Approve : تایید نهایی ژورنال
Reject: رد کردن و برگرداندن ژورنال به کاربر ثبت کننده
Request change: درخواست تغییرات از کاربر SGI4 برای انجام تغییراتی در ژورنال تا قبل از تایید آن
Delegate: انتقال ژورنال به شخص دیگری به منظور بررسی و تایید آن
View history: مشاهده سوابق
گزینه Approve را انتخاب کنید و در صورت نیاز نسبت به ثبت توضیحات در آن اقدام کنید. بعد از ثبت توضیحات بر روی گزینه Approve کلیک کنید.
فرایند تایید با استفاده از یک batch job اجرا خواهد شد. بعد از تکمیل بچ جاب امکان پست شدن ژورنال فعال می‌شود و شما می‌توانید نسبت به پست آن اقدام نمایید.
کاربر می‌تواند قبل یا بعد از پست کردن سوابق گردش کار را مشاهده کند. در این قسمت اطلاعات متفاوت و کاملی برای گردش کار وجود دارد. و کلیه مراحل قابل مشاهده است. 🙂
در داینامیکس ۳۶۵ بهار ۲۰۱۸ مایکروسافت مطلب را با عنوان “One voucher deprecation” مطرح می‌کند که ترجمه آن بشرح ذیل است :
” برای ژورنالهای مالی (از جمله ژورنال حسابداری، ژورنال دارایی ثابت، ژورنال پرداخت های فروشنده و غیره) قابلیتی وجود دارد که به شما امکان می دهد تا تراکنشهای متفاوت را در یک ژورنال ثبت نمایید. این امکان ” One voucher ” نامیده می شود و البته استفاده از آن منجر به مشکلاتی در خصوص تسویه، محاسبه مالیات، بازپرداخت حساب مربوطه در حسابداری، گزارشات مالی و موارد دیگر می‌گردد. با توجه به این مسائل، قابلیت One voucher ، منسوخ خواهد شد. اما به دلیل شکافی که در صورت حذف آن ایجاد می‌شود، این عملکرد به یکباره منسوخ نخواهد شد. بجای آن، از برنامه زیر استفاده خواهیم کرد:
نسخه بهار ۲۰۱۸: این قابلیت بصورت انتخابی به پارامترهای حسابداری اضافه خواهد شد و البته بصورت پیش‌فرض غیرفعال می‌گردد. با این وجود، اگر سازمان شما دارای سناریوی وابسته به این قابلیت باشد، می‌توانید با استفاده از پارامترها نسبت به فعالسازی آن اقدام نمایید.
در صورتیکه سناریوی کسب و کار به قابلیت One voucher نیاز ندارد، نسبت به فعال شدن آن اقدام نشود. زیرا ما نسبت به رفع خطاهایی که در صورت فعال شدن آن ایجاد شود، اقدامی نخواهیم کرد.
استفاده از One voucher را در داینامیکس ۳۶۵ مالی و عملیاتی متوقف نمایید، مگر اینکه بعلت شکافهای عملکردی مجبور به استفاده از آن می‌باشید.
نسخه پاییز ۲۰۱۸ و بعد از آن : شکافهای عملکردی رفع و تکمیل خواهد شد. بعد از تکمیل این موارد، عملکرد One voucher بصورت دایم و کامل متوقف خواهد شد.
محل‌های استفاده از one voucher
گزینه One voucher در موقعیتهای متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد:
انتقال ابتدای دوره‌ای که شامل تراکنشهای مشتری و فروشنده می‌باشد،
انتقال مبلغ از یک فروشنده به فروشنده دیگر،
تسویه تراکنش‌ها بین مشتری و فروشنده‌ای که ذاتا یک شخصیت یا شرکت می‌باشند(same party ID)
پست دریافتهای مشتریان متفاوت به یک حساب بانکی طی یک تراکنش
مایکروسافت مشکلات و سناریوهای مرتبط با قابلیت one voucher را توضیح می‌دهد. “شکافهای عملکردی که حذف این امکان ایجاد می‌کند طی نسخه پاییز ۲۰۱۸ و نسخه‌های بعد از آن رفع خواهد شد. ”
پارامترهای حسابداری جدید- اجازه ثبت تراکنشهای متفاوت در یک سند
همانطور که ذکر شد در نسخه بهار ۲۰۱۸ گزینه جدیدی در پارامترهای حسابداری وجود دارد، با عنوان
.”Allow multiple transactions within one voucher”
این گزینه در تب Ledger و در قسمت General می‌باشد و بصورت پیش‌فرض گزینه “No” می‌باشد.
در حالتی که که این گزینه No است، یک ژورنال حسابداری ایجاد کرده‌ام و همانطور که مشاهده می‌نمایید در هر دو قسمت حساب و طرف حساب مقابل گزینه Vendor انتخاب کرده‌ام.
در هنگام تایید کردن ژورنال پیامی به شرح ذیل دریافت می‌شود :
“There can only be one vendor or customer transaction per voucher”
پس امکان پست کردن این ژورنال وجود ندارد.
به صفحه پارامترهای حسابداری برگشته و گزینه “Allow multiple transactions within one voucher” را با انتخاب گزینه “Yes” فعال می‌کنم.
وقتی که این گزینه فعال می‌گردد، پیغام اخطاری نمایش داده می‌شود و اعلام می‌شود که مایکروسافت استفاده از این گزینه را پیشنهاد نمی‌کند. پیغام را نادیده گرفته و گزینه “Yes” را انتخاب می‌کنم.
و در پایان ژورنال مشابه آنچه که ثبت شده بود، بعد از این تغییر در پارامترهای حسابداری ثبت و پست شد.
ایجاد ژورنال- One voucher number only
در صورت ایجاد یک ژورنال جدید در آدرس
,General ledger > Journal setup > Journal names
می توانید در فیلد “New voucher” از لیست نمایش داده شده، گزینه “One voucher number only” را برای آن نوع ژورنال انتخاب کنید.
مایکروسافت محل استفاده از آن را ثبت یک ژورنال برای سرفصلهای حساب متفاوت و پست آن نیز طی یک سند، اعلام می‌دارد و همچنین اعلام می‌کند پشتیبانی از آن ادامه دارد.
نتیجه
مایکروسافت سناریوهای متفاوت و مشکلات مربوط به استفاده از آیتم one voucher را اعلام می‌کند. شکافهای عملکردی که حذف این آیتم ایجاد می‌کند طی نسخه‌های پاییز ۲۰۱۸ و نسخه‌های بعد از آن مرتفع خواهد شد.
آنچه که مایکروسافت در این خصوص اعلام کرده است در لینک ذیل قابل مشاهده می‌باشد:
امیدواریم که مایکروسافت همه شکافهای عملکردی مربوط به گزینه “One voucher” را تا قبل حذف آن رفع کند و امکانی برای انتخاب مشتریان و یا فروشندگان متفاوت طی یک سند را فراهم آورد.
