بهبود بهره وری منجر به صرفه جویی در هزینه، رضایت فروشنده و کارکنان، مدیریت زمان بهتر و خیلی مزایای دیگر می شود. یک راهکار اتوماسیون اسناد پرداختنی (AP) ، مانند سیستم های اطلاعات متافایل، MetaViewer، با افزایش بهره وری فراتر از بخش AP – به کارکنان در سراسر شرکت اجازه می دهد تا از مزایای بهره وری بهتر لذت ببرند.

یک راهکار اتوماسیون AP و یا مدیریت سند، انجام فرآیندهایی را که قبلا مبتنی بر کاغذ با اتوماسیون تایید گردش کار، استخراج داده ها، مسیریابی و نمایه سازی بودند را بسیار ساده تر می کند. این امر منجر به عدم نیاز عملیات ورود اطلاعات به صورت دستی، به حداقل رساندن اشتباهات، کاهش هزینه متوسط در هر فاکتور (ارسال و دریافت) و صرفه جویی در زمان کارکنان می شود.

علاوه بر این، اتوماسیون مدیریت اسناد AP، اسناد را به صورت الکترونیکی ذخیره کرده و کارکنان بخش خدمات مشتریان را قادر می سازد با استفاده از کلمات کلیدی به جستجوی فایل ها بپردازند که این امر موجب صرفه جویی در زمان و دسترسی سریع به اطلاعات می گردد. این روند باعث حذف خطاهای تشکیل پرونده شده و با فراهم کردن امکان رفع سریع خطاها، منجر به رضایت بیشتر فروشندگان و مشتریان می شود. ثبت دقیق تر فاکتورها ، به معنی تماس کمتر فروشندگان و مشتریان در هر هفته درخصوص اطلاعات از دست رفته و یا نادرست می باشد.

در اختیار داشتن بینش به تمام بخش های شرکت به منظور ارزیابی فرآیندهای کارآمد یا ناکارآمد برای یک مدیر اجرایی امری حیاتی است. یک راهکار اتوماسیون و مدیریت اسناد AP، قابلیت های دقیق و قابل تنظیم نموداری جهت پیگیری وضعیت فاکتورها برای مدیران ارائه می دهد. علاوه بر این، زمانی که سیستم  هماهنگ با Microsoft Dynamics فعالیت می کند، بازگشت سرمایه گذاری شرکت در راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) را بهبود می بخشد. همچنین بسیاری از راهکارهای مدیریت سند با قابلیت دسترسی از طریق تلفن همراه، توانایی تصویب و مشاهده فاکتورها از هر کجا و هر زمان را برای کارمندان فراهم می آورند. اتوماسیون AP همچنین می تواند به حساب های دریافتی، منابع انسانی و بخش های حقوقی گسترش یابد.

دپارتمان های IT برای اطمینان از اینکه فن آوری شان به روز و کاراست تلاش بسیاری می کنند درحالی که راهکارهای اتوماسیون AP باعث می شوند تیم به صورتی سازنده تر عمل نماید. این سیستم با رعایت مقررات و ثبت و نگهداری تنظیمات، کنترل حسابرسی و هماهنگی با راهکار ERP موجود شرکت عملکردی مناسب را برای سازمان تضمین می نماید. علاوه بر این، کارکنان بخش فناوری اطلاعات می توانند میزان فضای ذخیره سازی مورد نیازشان را کاهش دهند و بسیاری از راهکارهای مدیریت سند را در ابر و یا بر پایه فضاهای اشتراکی یا مستقر اجرا نمایند.

با استفاده از یک راهکار خودکار یکپارچه با یک پلت فرم Microsoft Dynamics ERP ، شرکت می تواند بهره وری سازمان را گسترش بیشتری دهد. امکان صرفه جویی در زمان، صرفه جویی در هزینه، ارتقای دیدگاه، افزایش بازگشت سرمایه گذاری و بسیاری از مزایای دیگر به همراه بهره وری بهتر برای شرکت فراهم خواهد بود.

کانال تلگرام:  https://telegram.me/dynamics_ax

منبع: http://www.technologyrecord.com/Article/improving-efficiency-with-accounts-payable-automation-56644#.WCcUKGp97IU