مشاهده سوابق تسویه در داینامیکس ۳۶۵
- منتشر شده در مهر ۱۳۹۷ (اکتبر ۲۰۱۸)
مایکروسافت عملکرد جدیدی در آخرین نسخه داینامیکس ۳۶۵ برای امور مالی و عملیاتی منتشر شده در پاییز ۲۰۱۸ ( (۸٫۱ PU20) اضافه کرد. کاربرانی که در مرکز خدمات مشترک کار میکنند و با صورتحسابهای مشتری و فروشنده برای چند شرکت طرف حساب هستند از این امکان جدید سوابق تسویه بهره‌مند خواهند شد.
مایکروسافت عملکرد آن را به صورت زیر شرح می دهد:
“بهبود مشاهده تسویه‌ها با نشان دادن همه تراکنشهای مربوط به یک تسویه . با تجمیع کردن زبانه های متعدد (تبهای متعدد) ، به طوری که کاربران می توانند منبع اصلی تراکنش‌ها، تراکنشهای تسویه شده و سندهای حسابداری مربوطه را در یک فرم مشاهده کند. این تغییر باعث بالا بردن رضایت کاربرانی می‌شود که برای بررسی و مشاهده اطلاعات مرتبط تراکنش نیاز به باز کردن چندین فرم را داشته اند. “
در فرم تراکنشهای جامع مشتری (customer global transaction) داینامیکس ۳۶۵ ، همه تراکنشهای باز متعلق به مشتری، و همه تراکنشهای دیگر این مشتری در سایر شرکتها که با کد جامع ( Party ID ) یکسان به آن مرتبط شده است، نمایش داده می‌شود.
هنگامی که منوی کشویی «شرکت» یا “Company” را باز می کنید، می توانید با حذف یا اضافه کردن شرکتها نسبت به فیلتر اطلاعات براساس شرکت اقدام نمایید، البته با تیک زدن فیلد همه ، کلیه شرکتها در سمت چپ لیست در وضعیت انتخاب قرار می‌گیرند و لذا در لیست، اطلاعات همه شرکتها نمایش داده می‌شود.
در ادامه یک دریافت از مشتری (customer payment journal) باز کرده و وارد قسمت ردیفهای آن می‌شویم.
در قسمت ردیفهای مشتری، بطور مثال مشتری ABC مبلغی پول فرستاده است و لازم است ثبت آن انجام شود. این ردیف در کمپانی demf ثبت شده و برای تسویه چند فاکتور مشتری در شرکتهای متفاوت است.
بعد از انتخاب حساب مشتری (Customer account) ، گزینه تسویه تراکنش‌ها “Settle transactions” فعال خواهد شد. این گزینه را انتخاب کرده و فرم مربوطه را باز می‌نماییم.
بطور مثال مبلغ ۱۲۳۰۰ دلار از مشتری ABC دریافت شده است و تسویه حساب فاکتورهای باز مشتری به اندازه این مبلغ امکانپذیر است.
فاکتور FTI-00000023 یک فاکتور به به مبلغ ۱۰۰۰۰ دلار است و با توجه به تخفیف نقدی به مبلغ ۹۸۰۰ دلار برای تسویه کامل مبلغ کافی نیست . لذا ۲ فاکتور دیگر از نیز انتخاب می‌گردد.
بعد از انتخاب فاکتورها لازم است برروی گزینه OK که در گوشه پایین سمت راست نمایش داده می شود کلیک شود تا ردیفهای انتخابی به فرم دریافت از مشتری انتقال یابند.
قبل از پست ژورنال، همانطور که طی مقالات قبلی گفته شد، می‌توان از گزینه شبیه ساز پست “Simulate posting” برای بررسی ژورنال قبل از پست استفاده کرد. بعد از چک کردن و تایید شدن ژورنال می‌توان نسبت به پست آن اقدام نمود.
بعد از برگشت به صفحه مشتری ABC و مشاهده لیست تراکنشهای جامع مشتری، ۳ فاکتور انتخاب شده در وضعیت تسویه شده هستند و مانده آنها صفر دلار می‌باشد. لازم بذکر است بعلت متفاوت بودن کمپانی فاکتورها فرم تراکنشهای جامع مشتری بهترین محل برای مشاهده این اطلاعات می‌باشد.
مشاهده فرم تسویه‌های انجام شده “View settlements” فقط با انتخاب یک ردیف امکانپذیر است و در صورت انتخاب بیش از یک ردیف این گزینه غیرفعال می‌گردد.
در فرم مشاهده تسویه حسابهای انجام شده اطلاعاتی در مورد ردیف سند انتخاب شده نمایش داده می‌شود و البته ستون نام شرکت نیز امکان مشاهده تراکنشهای بین شرکتی را میسر می‌گرداند. همانطور که در تصویر ذیل مشاهده می‌شود یکی از فاکتورهای باز انتخاب شده در شرکت usmf بوده است، ولی دریافتی آن در لیست دریافتی‌های مشتری در شرکت demf ثبت شده است.
مشاهده همه تراکنش‌ها بعد از انتخاب همه سندها و سپس انتخاب گزینه مشاهده حسابها “View accounting” امکانپذیر است.
با این امکان مشاهده همه سرفصلها و آرتیکهای استفاده شده برای این ردیفها در کمپانی‌های متفاوت به آسانی میسر گردیده است.
نتیجه :
عملکرد جدید مشاهده سوابق تسویه ها اضافه شده در ریلیز پاییز ۲۰۱۸ امکان بسیار کار‌آمد و مفیدی برای مشاهده فرایندهای خصوصا در عملیاتهای بین شرکتی است.